Globality
Globality ist eine KI-gestützte Plattform für Großunternehmen zur Optimierung von Beschaffung und Ausgabenmanagement. Sie nutzt autonome Beschaffung und …
Globality ist eine KI-gestützte Plattform für Großunternehmen zur Optimierung von Beschaffung und Ausgabenmanagement. Sie nutzt autonome Beschaffung und KI-gesteuerte Workflows, um vollständige Transparenz über alle Unternehmensausgaben zu schaffen, erhebliche Kosteneinsparungen zu garantieren und die Geschäftsergebnisse zu verbessern. Globality wird von Global-2000-Unternehmen geschätzt und verwandelt die Beschaffung in einen intelligenteren, effizienteren und strategischeren Prozess.
Wolters Kluwer ELM Solutions
Eine KI-gestützte Enterprise Legal Management (ELM)-Plattform für Rechtsabteilungen von Unternehmen. Sie optimiert das Fallmanagement, kontrolliert die Rechtskosten durch …
Eine KI-gestützte Enterprise Legal Management (ELM)-Plattform für Rechtsabteilungen von Unternehmen. Sie optimiert das Fallmanagement, kontrolliert die Rechtskosten durch intelligente E-Rechnungsstellung und liefert datengestützte Einblicke zur Risikominderung und Optimierung der Rechtsabläufe.
Über Ausgabenmanagement
Ausgabenmanagement-Tools sind KI-gestützte Plattformen, die entwickelt wurden, um den gesamten Lebenszyklus von Geschäftsausgaben zu automatisieren und zu optimieren. Sie nutzen Technologien wie die optische Zeichenerkennung (OCR) zum Scannen von Belegen und maschinelles Lernen zur Anomalieerkennung, um Genehmigungen und die Dateneingabe zu rationalisieren. Dies verschafft Unternehmen Echtzeit-Einblick in ihre Ausgaben, setzt Budgetrichtlinien automatisch durch und deckt erhebliche Kosteneinsparungspotenziale auf. Als spezialisierter Bereich der Finanz-KI konzentrieren sich diese Tools auf die proaktive Kontrolle von Ausgaben, bevor sie in den Buchhaltungssystemen erfasst werden.
Kernfunktionen
- Automatisierte Spesenabrechnung: Erfasst Daten von Belegen und Rechnungen mithilfe von KI, kategorisiert Ausgaben automatisch und füllt Berichte aus.
- Echtzeit-Budgetverfolgung: Bietet Live-Dashboards, die die Ausgaben im Vergleich zu Abteilungs- oder Projektbudgets überwachen und bei potenziellen Überschreitungen Warnungen senden.
- Richtlinienkonformitäts-Engine: Kennzeichnet automatisch Ausgaben, die gegen Unternehmensrichtlinien verstoßen, wie z. B. die Überschreitung von Ausgabenlimits oder nicht genehmigte Lieferanten, vor der Erstattung.
- Automatisierung der Rechnungsverarbeitung: Rationalisiert den Kreditorenbuchhaltungsprozess durch Extrahieren von Rechnungsdaten, Abgleich mit Bestellungen und Weiterleitung zur Genehmigung.
- Ausgabenanalyse und Einblicke: Analysiert Ausgabenmuster, um Trends zu erkennen, potenziellen Betrug aufzudecken und Bereiche zur Kostensenkung vorzuschlagen.
Anwendungsfälle
Diese Tools sind für Finanzteams, Abteilungsleiter und Mitarbeiter in Unternehmen jeder Größe unerlässlich, insbesondere für solche mit mobilen Arbeitskräften oder komplexen Beschaffungsprozessen. Beispielsweise kann eine Beratungsfirma eine Ausgabenmanagement-Plattform nutzen, damit Berater Reisekosten von unterwegs einreichen können, während Manager sie von ihren mobilen Geräten aus genehmigen, was die Einhaltung von Richtlinien und eine schnelle Rückerstattung gewährleistet.
Wie man wählt
Bei der Auswahl eines Ausgabenmanagement-Tools sollten Sie dessen Integrationsfähigkeiten mit Ihrer vorhandenen Buchhaltungssoftware (z. B. NetSuite, QuickBooks, SAP) berücksichtigen. Bewerten Sie die Benutzerfreundlichkeit der mobilen App für Mitarbeiter. Beurteilen Sie die Flexibilität der Richtlinien-Engine, um sie an die spezifischen Regeln Ihres Unternehmens anzupassen, und die Tiefe der Analysen zur Bereitstellung umsetzbarer finanzieller Einblicke.
AusgabenmanagementAnwendungsfälle
Automatisierung der Spesenrückerstattung für Mitarbeiter
Ein Vertriebsmitarbeiter auf Geschäftsreise macht mit seinem Smartphone ein Foto von einem Essensbeleg. Das KI-Ausgabenmanagement-Tool scannt den Beleg sofort mit OCR, extrahiert den Lieferanten, den Betrag und das Datum, kategorisiert ihn als „Mahlzeiten & Unterhaltung“ und gleicht ihn mit dem täglichen Ausgabenlimit des Unternehmens ab. Die Ausgabe wird dann automatisch einem Bericht hinzugefügt und zur Genehmigung eingereicht. Dieser Prozess eliminiert die manuelle Dateneingabe, reduziert Fehler und verkürzt den Rückerstattungszyklus von Wochen auf nur wenige Tage.
Rationalisierung von Rechnungs- und Kreditorenprozessen
Eine Finanzabteilung erhält wöchentlich Hunderte von Lieferantenrechnungen per E-Mail. Eine KI-Ausgabenmanagement-Plattform erfasst diese Rechnungen automatisch, extrahiert mit KI wichtige Daten wie Rechnungsnummer, Bestellnummer und Positionsdetails und führt einen Drei-Wege-Abgleich mit der Bestellung und dem Wareneingangsschein durch. Wenn alles übereinstimmt, wird die Rechnung zur Zahlungsfreigabe weitergeleitet. Diese Automatisierung reduziert die manuelle Bearbeitungszeit um über 80 %, minimiert das Risiko von Doppelzahlungen und ermöglicht es dem Unternehmen, Skonti für frühzeitige Zahlungen zu nutzen.
Durchsetzung der Echtzeit-Budgetkontrolle für Abteilungsleiter
Ein Marketingmanager plant eine neue Kampagne mit einem festen Budget. Mithilfe der Ausgabenmanagement-Plattform kann er die zugesagten und tatsächlichen Ausgaben seiner Abteilung in Echtzeit einsehen. Bevor er ein neues Software-Abonnement oder einen großen Werbeeinkauf genehmigt, kann er das Dashboard überprüfen, um die unmittelbaren Auswirkungen auf sein verbleibendes Budget zu sehen. Das System sendet auch automatische Warnungen, wenn die Ausgaben 75 % und 90 % des Budgets erreichen, was proaktive Anpassungen ermöglicht und unerwartete Mehrausgaben am Ende des Quartals verhindert.
Verwaltung von Firmenkarten und Vereinfachung des Abgleichs
Ein IT-Administrator gibt virtuelle Firmenkarten an Mitarbeiter für bestimmte Online-Abonnements aus und legt Ausgabenlimits und Ablaufdaten direkt in der Plattform fest. Wenn Transaktionen stattfinden, werden sie automatisch kategorisiert, und die Mitarbeiter werden per mobiler Benachrichtigung aufgefordert, einen Beleg hochzuladen. Dies eliminiert die Notwendigkeit des manuellen Abgleichs langer Kreditkartenabrechnungen am Monatsende. Das Finanzteam erhält volle Transparenz über die Kartenausgaben in Echtzeit, was das Risiko von nicht autorisierten Käufen und Betrug reduziert.
Identifizierung von Kosteneinsparungsmöglichkeiten durch Ausgabenanalyse
Ein Einkäufer verwendet das Analyse-Dashboard des Ausgabenmanagement-Tools, um unternehmensweite Software-Abonnements zu überprüfen. Die KI-gestützte Analyse zeigt, dass drei verschiedene Abteilungen separate Lizenzen für dasselbe Projektmanagement-Tool bezahlen, was zu redundanten Ausgaben führt. Das Dashboard hebt auch die Top-10-Lieferanten nach Ausgaben hervor, was es dem Einkäufer ermöglicht, Einkäufe zu konsolidieren und Mengenrabatte auszuhandeln. Diese datengesteuerten Erkenntnisse ermöglichen es dem Unternehmen, die Kosten strategisch zu senken, ohne den Betrieb zu beeinträchtigen.
Sicherstellung der Prüfungsbereitschaft und Richtlinienkonformität
Ein internes Revisionsteam bereitet sich auf eine vierteljährliche Überprüfung vor. Anstatt manuell Papierbelege und Tabellenkalkulationen zu prüfen, verwenden sie die Ausgabenmanagement-Plattform, um auf einen vollständigen, digitalisierten Prüfpfad für jede Transaktion zuzugreifen. Die KI des Systems kennzeichnet automatisch risikoreiche Transaktionen, wie z. B. doppelte Spesenabrechnungen oder Ausgaben von nicht genehmigten Lieferanten. Dies ermöglicht es dem Revisionsteam, seine Bemühungen auf Ausnahmen zu konzentrieren, was die Vorbereitungszeit für die Prüfung erheblich verkürzt und sicherstellt, dass das Unternehmen stets die internen Richtlinien und externen Vorschriften einhält.