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Explorar todas las herramientasAcerca de Gestión de SaaS
Las herramientas de gestión de SaaS son plataformas diseñadas para descubrir, gestionar y optimizar el creciente número de aplicaciones de Software como Servicio (SaaS) dentro de una organización. Aprovechando la IA, estas herramientas automatizan el seguimiento de suscripciones de software, licencias de usuario y gastos, proporcionando una vista centralizada de todo el stack de SaaS. Esto ayuda a las empresas a controlar los costos, mitigar los riesgos de seguridad asociados con aplicaciones no gestionadas (shadow IT) y garantizar el cumplimiento normativo. Al analizar los datos de uso, ofrecen información procesable para eliminar aplicaciones redundantes y ajustar los acuerdos de licencia.
Funciones Clave
- Descubrimiento Automatizado de SaaS: Utiliza IA para escanear sistemas financieros, registros de SSO y extensiones de navegador para identificar todas las aplicaciones SaaS en uso, incluido el shadow IT.
- Gestión y Optimización de Licencias: Rastrea la asignación de licencias, monitorea la actividad del usuario y recomienda degradaciones o reasignaciones para puestos infrautilizados.
- Análisis y Previsión de Gastos: Proporciona paneles detallados sobre el gasto en SaaS, identifica oportunidades de ahorro y pronostica los costos futuros de suscripción.
- Monitoreo de Seguridad y Cumplimiento: Audita las aplicaciones SaaS en busca de riesgos de seguridad y garantiza que cumplan con estándares como SOC 2, GDPR e HIPAA.
- Automatización de Flujos de Trabajo: Automatiza los procesos de incorporación y desvinculación de empleados, otorgando o revocando el acceso a múltiples herramientas SaaS simultáneamente.
Casos de Uso
Las plataformas de gestión de SaaS son esenciales para los equipos de TI, Finanzas y Seguridad en empresas medianas y grandes. Los administradores de TI las utilizan para ganar visibilidad y control sobre el stack tecnológico, mientras que los departamentos de finanzas las aprovechan para el control presupuestario y la negociación de contratos. Los oficiales de seguridad confían en estas herramientas para gestionar los permisos de acceso y hacer cumplir las políticas de cumplimiento en toda la organización.
Cómo Elegir
Al seleccionar una herramienta de gestión de SaaS, considere sus métodos de descubrimiento y la precisión en la identificación de todas las aplicaciones. Evalúe la profundidad de sus integraciones para obtener datos de uso detallados. Valore sus capacidades de automatización para flujos de trabajo como la incorporación/desvinculación de empleados. Finalmente, analice sus funciones de informes para obtener claridad sobre el gasto, la utilización y la seguridad, y asegúrese de que el modelo de precios se adapte a las necesidades de su organización.
Gestión de SaaSEscenario de uso
Optimizar el gasto en SaaS para equipos financieros
Un gerente de finanzas en una empresa tecnológica en crecimiento tiene la tarea de reducir los gastos operativos. Utiliza una plataforma de gestión de SaaS para obtener una visión completa de todas las suscripciones de software en la empresa. El panel de control impulsado por IA marca automáticamente las aplicaciones redundantes (por ejemplo, tres herramientas de gestión de proyectos diferentes) e identifica cientos de licencias infrautilizadas de software premium. Al consolidar herramientas y degradar los planes de usuarios inactivos según las recomendaciones de la plataforma, la empresa reduce su gasto anual en SaaS en más de un 20% sin afectar la productividad.
Eliminar el Shadow IT para administradores de TI
Un administrador de TI nota un aumento en los gastos de software no aprobados en las tarjetas corporativas. Usando una herramienta de gestión de SaaS, ejecuta un escaneo de descubrimiento automatizado que se integra con el sistema financiero de la empresa. El escaneo descubre docenas de aplicaciones no autorizadas ('shadow IT') utilizadas por varios equipos, lo que plantea posibles riesgos de seguridad y cumplimiento. La plataforma permite al administrador de TI revisar cada herramienta, evaluar su necesidad comercial y, o bien incorporarla al stack tecnológico oficial con la debida investigación de seguridad, o proporcionar a los empleados alternativas seguras y aprobadas, centralizando así el control y reduciendo el riesgo.
Automatizar la incorporación y desvinculación de empleados
El departamento de RR.HH. de una empresa de 500 personas tiene dificultades para aprovisionar y desaprovisionar manualmente el acceso al software para los nuevos empleados y los que se van, un proceso lento y propenso a errores. Implementan una plataforma de gestión de SaaS con automatización de flujos de trabajo. Ahora, cuando se añade un nuevo empleado al sistema de RR.HH., un flujo de trabajo le concede automáticamente acceso a un conjunto predefinido de herramientas SaaS según su función. Por el contrario, cuando un empleado se va, otro flujo de trabajo revoca instantáneamente todo el acceso, protegiendo los datos de la empresa y ahorrando a los equipos de RR.HH. y TI horas de trabajo manual por cada ciclo de vida del empleado.
Garantizar la seguridad y el cumplimiento en todas las aplicaciones SaaS
Un Director de Seguridad de la Información (CISO) necesita asegurarse de que todas las aplicaciones en la nube cumplan con los estándares GDPR y SOC 2. Usando una plataforma de gestión de SaaS, pueden ver de forma centralizada el estado de cumplimiento de cada aplicación en su cartera. La herramienta marca automáticamente las aplicaciones que carecen de las certificaciones necesarias o tienen configuraciones de permisos arriesgadas, como el uso compartido de datos públicos habilitado por defecto. Esto permite al equipo de seguridad abordar proactivamente las vulnerabilidades, hacer cumplir las políticas de gobernanza de datos y generar informes de cumplimiento para auditorías, fortaleciendo significativamente la postura de seguridad general de la empresa.
Agilizar la gestión de contratos y renovaciones de SaaS
Un gerente de adquisiciones es responsable de cientos de contratos de SaaS, cada uno con diferentes fechas y términos de renovación, lo que dificulta evitar las renovaciones automáticas de servicios no deseados. Al adoptar una plataforma de gestión de SaaS, todos los detalles del contrato se centralizan en un único panel. El sistema envía alertas automáticas 30, 60 y 90 días antes de que expire un contrato. También proporciona datos de uso para cada herramienta, lo que permite al gerente entrar en las negociaciones de renovación con evidencia clara del valor y la utilización de la herramienta, lo que conduce a mejores precios y condiciones.
Obtener visibilidad del uso de software por departamento
Un jefe de departamento quiere entender qué herramientas de software utiliza realmente su equipo para justificar las solicitudes de presupuesto. La plataforma de gestión de SaaS proporciona un panel específico del departamento que muestra el uso de aplicaciones, la frecuencia de inicio de sesión y la adopción de funciones para cada miembro del equipo. Estos datos revelan que una costosa herramienta de análisis solo la utilizan dos personas en un equipo de 20. Con esta información, el jefe de departamento puede decidir si proporcionar más formación para aumentar la adopción o cambiar a una alternativa más rentable, asegurando que el presupuesto de software se asigne de manera eficiente.