Globality
Globality é uma plataforma alimentada por IA projetada para grandes empresas otimizarem suas aquisições e gerenciamento de despesas. …
Globality é uma plataforma alimentada por IA projetada para grandes empresas otimizarem suas aquisições e gerenciamento de despesas. Utiliza sourcing autônomo e fluxos de trabalho orientados por IA para fornecer visibilidade total sobre todos os gastos da empresa, garantindo economias de custo significativas e melhorando os resultados de negócios. Com a confiança de empresas da Global 2000, transforma a aquisição em um processo mais inteligente, eficiente e estratégico.
Wolters Kluwer ELM Solutions
Uma plataforma de Gestão Jurídica Empresarial (ELM) alimentada por IA para departamentos jurídicos corporativos. Simplifica a gestão de …
Uma plataforma de Gestão Jurídica Empresarial (ELM) alimentada por IA para departamentos jurídicos corporativos. Simplifica a gestão de processos, controla os gastos jurídicos com faturamento eletrônico inteligente e fornece insights baseados em dados para mitigar riscos e otimizar as operações jurídicas.
Sobre Gestão de Despesas
As ferramentas de Gestão de Despesas são plataformas alimentadas por IA projetadas para automatizar e otimizar todo o ciclo de vida das despesas empresariais. Elas utilizam tecnologias como Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) para digitalizar recibos e aprendizado de máquina para detecção de anomalias, a fim de agilizar aprovações e entrada de dados. Isso proporciona às organizações visibilidade em tempo real de seus gastos, impõe políticas orçamentárias automaticamente e descobre oportunidades significativas de economia de custos. Como uma área especializada dentro da IA Financeira, essas ferramentas focam no controle proativo das despesas antes de serem registradas nos sistemas contábeis.
Recursos Principais
- Relatórios de Despesas Automatizados: Captura dados de recibos e faturas usando IA, categorizando despesas e preenchendo relatórios automaticamente.
- Acompanhamento de Orçamento em Tempo Real: Fornece painéis ao vivo que monitoram os gastos em relação aos orçamentos departamentais ou de projetos, enviando alertas para possíveis excessos.
- Mecanismo de Conformidade com Políticas: Sinaliza automaticamente despesas que violam as políticas da empresa, como exceder limites de gastos ou fornecedores não aprovados, antes do reembolso.
- Automação do Processamento de Faturas: Agiliza o processo de contas a pagar extraindo dados de faturas, combinando-os com ordens de compra e encaminhando para aprovação.
- Análise e Insights de Despesas: Analisa padrões de gastos para identificar tendências, detectar fraudes potenciais e sugerir áreas para redução de custos.
Casos de Uso
Essas ferramentas são essenciais para equipes financeiras, gerentes de departamento e funcionários em empresas de todos os tamanhos, especialmente aquelas com força de trabalho móvel ou processos de aquisição complexos. Por exemplo, uma empresa de consultoria pode usar uma plataforma de gestão de despesas para permitir que consultores enviem despesas de viagem em trânsito, enquanto os gerentes as aprovam de seus dispositivos móveis, garantindo a conformidade com as políticas e o reembolso rápido.
Como Escolher
Ao selecionar uma ferramenta de Gestão de Despesas, considere suas capacidades de integração com seu software de contabilidade existente (por exemplo, NetSuite, QuickBooks, SAP). Avalie a facilidade de uso de seu aplicativo móvel para os funcionários. Analise a flexibilidade de seu mecanismo de políticas para corresponder às regras específicas de sua empresa e a profundidade de suas análises para fornecer insights financeiros acionáveis.
Gestão de DespesasCenários de aplicação
Automatização do Reembolso de Despesas de Funcionários
Um representante de vendas em uma viagem de negócios usa seu smartphone para tirar uma foto de um recibo de refeição. A ferramenta de gestão de despesas com IA escaneia instantaneamente o recibo usando OCR, extrai o fornecedor, o valor e a data, categoriza como 'Refeições e Entretenimento' e verifica em relação ao limite de gastos diário da empresa. A despesa é então adicionada automaticamente a um relatório e submetida para aprovação. Este processo elimina a entrada manual de dados, reduz erros e encurta o ciclo de reembolso de semanas para apenas alguns dias.
Otimização dos Processos de Faturas e Contas a Pagar
Um departamento financeiro recebe centenas de faturas de fornecedores semanalmente por e-mail. Uma plataforma de gestão de despesas com IA ingere automaticamente essas faturas, usa IA para extrair dados-chave como número da fatura, número do pedido de compra e detalhes dos itens, e realiza uma correspondência tripla com o pedido de compra e a nota de recebimento de mercadorias. Se tudo corresponder, a fatura é encaminhada para aprovação de pagamento. Essa automação reduz o tempo de processamento manual em mais de 80%, minimiza o risco de pagamentos duplicados e permite que a empresa capture descontos por pagamento antecipado.
Aplicação do Controle Orçamentário em Tempo Real para Chefes de Departamento
Um gerente de marketing está planejando uma nova campanha com um orçamento fixo. Usando a plataforma de gestão de despesas, ele pode ver os gastos comprometidos e reais de seu departamento em tempo real. Antes de aprovar uma nova assinatura de software ou uma grande compra de anúncios, ele pode verificar o painel para ver o impacto imediato em seu orçamento restante. O sistema também envia alertas automáticos quando os gastos atingem 75% e 90% do orçamento, permitindo ajustes proativos e evitando gastos excessivos inesperados no final do trimestre.
Gerenciamento de Cartões Corporativos e Simplificação da Reconciliação
Um administrador de TI emite cartões corporativos virtuais para funcionários para assinaturas online específicas, definindo limites de gastos e datas de validade diretamente na plataforma. À medida que as transações ocorrem, elas são automaticamente categorizadas e os funcionários são notificados via celular para enviar um recibo. Isso elimina a necessidade de reconciliação manual de longos extratos de cartão de crédito no final do mês. A equipe financeira obtém visibilidade total dos gastos com cartão em tempo real, reduzindo o risco de compras não autorizadas e fraudes.
Identificação de Oportunidades de Economia com Análise de Despesas
Um oficial de compras usa o painel de análise da ferramenta de gestão de despesas para revisar as assinaturas de software de toda a empresa. A análise alimentada por IA revela que três departamentos diferentes estão pagando por licenças separadas para a mesma ferramenta de gerenciamento de projetos, resultando em gastos redundantes. O painel também destaca os 10 principais fornecedores por gasto, permitindo que o oficial consolide compras e negocie descontos por volume. Essas informações baseadas em dados permitem que a empresa reduza custos estrategicamente sem impactar as operações.
Garantindo a Prontidão para Auditoria e a Conformidade com Políticas
Uma equipe de auditoria interna se prepara para uma revisão trimestral. Em vez de amostrar manualmente recibos em papel e planilhas, eles usam a plataforma de gestão de despesas para acessar uma trilha de auditoria completa e digitalizada para cada transação. A IA do sistema sinaliza automaticamente transações de alto risco, como envios de despesas duplicadas ou gastos de fornecedores não aprovados. Isso permite que a equipe de auditoria concentre seus esforços em exceções, reduzindo significativamente o tempo de preparação da auditoria e garantindo que a empresa esteja sempre em conformidade com as políticas internas e regulamentações externas.