Nhập liệu Tốt nhất trong lĩnh vực 1 cái Quản lý quy trình làm việc Công cụ AI

Một giám đốc tiếp thị cần đảm bảo các khách hàng tiềm năng mới từ biểu mẫu liên hệ trên trang web được xử lý nhanh chóng và hiệu quả. Bằng cách sử dụng công cụ quản lý quy trình làm việc, họ tạo ra một quy trình tự động được kích hoạt mỗi khi có biểu mẫu mới được gửi. Quy trình làm việc tự động thêm thông tin của khách hàng tiềm năng vào CRM của công ty, gửi email chào mừng được cá nhân hóa, đợi 24 giờ, sau đó giao một nhiệm vụ theo dõi cho một đại diện bán hàng trong công cụ quản lý dự án. Điều này loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công và đảm bảo không bỏ sót khách hàng tiềm năng nào, rút ngắn đáng kể thời gian phản hồi.

Một chuyên viên kế toán phải trả có nhiệm vụ xử lý hàng chục hóa đơn mỗi ngày. Họ thiết lập một quy trình làm việc trong đó mọi email có hóa đơn đính kèm sẽ được tự động phát hiện. Một bước AI sử dụng OCR để trích xuất dữ liệu chính như tên nhà cung cấp, số hóa đơn và số tiền. Sau đó, quy trình làm việc tạo một hóa đơn nháp trong phần mềm kế toán và gửi thông báo cho trưởng bộ phận qua một ứng dụng nhắn tin để phê duyệt. Sau khi được phê duyệt, hóa đơn được đánh dấu là sẵn sàng để thanh toán. Quy trình đa ứng dụng này tự động hóa việc nhập dữ liệu, giảm sai sót và tăng tốc toàn bộ chu kỳ thanh toán.

Một quản lý hỗ trợ khách hàng muốn cải thiện thời gian giải quyết phiếu hỗ trợ. Họ triển khai một quy trình làm việc được kích hoạt cho mỗi phiếu hỗ trợ mới được tạo qua email hoặc cổng thông tin web. Quy trình làm việc sử dụng Xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) để phân tích nội dung của phiếu, xác định từ khóa và xác định danh mục của nó (ví dụ: 'Thanh toán', 'Sự cố kỹ thuật'). Dựa trên danh mục và mức độ khẩn cấp, phiếu sẽ được tự động gán cho nhân viên hoặc nhóm hỗ trợ thích hợp trong phần mềm helpdesk của họ và một xác nhận được gửi cho khách hàng. Điều này đảm bảo các phiếu hỗ trợ đến đúng chuyên gia nhanh hơn, bỏ qua việc phân loại thủ công.

Một quản lý mạng xã hội giám sát một nhóm người tạo nội dung. Để hợp lý hóa việc phê duyệt, họ xây dựng một quy trình làm việc. Khi một người tạo nội dung gửi một bản nháp bài đăng mới vào một thư mục dùng chung, quy trình làm việc sẽ được kích hoạt. Nó gửi một thông báo với một liên kết xem trước cho người quản lý trong ứng dụng trò chuyện nhóm của họ. Người quản lý có thể phê duyệt hoặc từ chối chỉ bằng một cú nhấp chuột. Nếu được phê duyệt, quy trình làm việc sẽ tự động lên lịch đăng bài bằng công cụ quản lý mạng xã hội và chuyển bản nháp vào thư mục 'Đã phê duyệt'. Nếu bị từ chối, nó sẽ thông báo cho người tạo nội dung kèm theo phản hồi của người quản lý. Điều này tạo ra một quy trình nội dung rõ ràng, có thể kiểm tra và hiệu quả.

Một chuyên viên nhân sự đặt mục tiêu cung cấp trải nghiệm nhất quán và thân thiện cho nhân viên mới. Họ thiết kế một quy trình hội nhập bắt đầu khi một ứng viên được đánh dấu là 'Đã tuyển' trong hệ thống theo dõi ứng viên. Quy trình làm việc tự động gửi email chào mừng kèm theo các biểu mẫu cần thiết, tạo tài khoản người dùng trong các công cụ thiết yếu (email, trò chuyện nhóm, quản lý dự án) và lên lịch một loạt cuộc họp giới thiệu với các thành viên chủ chốt trong nhóm. Nó cũng giao cho nhân viên mới bộ nhiệm vụ đào tạo đầu tiên của họ trong hệ thống quản lý học tập. Điều này đảm bảo một quy trình hội nhập suôn sẻ, có tổ chức và có thể lặp lại cho mọi nhân viên mới.

Một chủ cửa hàng thương mại điện tử cần quản lý toàn bộ quy trình sau khi khách hàng đặt hàng. Họ xây dựng một quy trình làm việc được kích hoạt bởi sự kiện 'Đơn hàng mới' từ nền tảng thương mại điện tử của họ. Quy trình làm việc đầu tiên cập nhật mức tồn kho trong cơ sở dữ liệu của họ. Tiếp theo, nó tạo nhãn vận chuyển thông qua API dịch vụ vận chuyển và gửi email xác nhận cho khách hàng, bao gồm cả số theo dõi. Cuối cùng, nó tạo một nhiệm vụ trên bảng quản lý của đội kho để lấy và đóng gói đơn hàng. Tự động hóa từ đầu đến cuối này kết nối bán hàng, tồn kho, vận chuyển và hậu cần, đảm bảo việc thực hiện đơn hàng nhanh chóng và chính xác.