Phát triển Tốt nhất trong lĩnh vực 3 cái Tự động hóa Quy trình Làm việc Công cụ AI

Một giám đốc bán hàng cần đảm bảo rằng mọi khách hàng tiềm năng mới từ biểu mẫu liên hệ trên trang web của họ được xử lý nhanh chóng và nhất quán. Bằng cách sử dụng công cụ tự động hóa quy trình làm việc, họ tạo ra một quy trình trong đó việc gửi biểu mẫu hoạt động như một trình kích hoạt. Quy trình làm việc tự động thêm thông tin của khách hàng tiềm năng làm một liên hệ mới trong Salesforce, tạo một giao dịch mới trong kênh bán hàng và giao nó cho một đại diện bán hàng. Đồng thời, nó gửi một thông báo đến kênh sales trong Slack và thêm một nhiệm vụ vào bảng Asana của đại diện để theo dõi trong vòng 24 giờ. Điều này giúp loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công, giảm thời gian phản hồi và đảm bảo không bỏ sót khách hàng tiềm năng nào.

Một người sáng tạo nội dung quản lý nhiều tài khoản mạng xã hội và muốn duy trì lịch đăng bài nhất quán. Họ sử dụng một công cụ tự động hóa quy trình làm việc để kết nối lịch nội dung của họ trong Airtable với các nền tảng mạng xã hội. Khi một bản ghi mới trong Airtable được đánh dấu là 'Sẵn sàng xuất bản' (trình kích hoạt), quy trình làm việc sẽ tự động lấy văn bản và URL hình ảnh từ bản ghi đó. Sau đó, nó tạo một bài đăng và xuất bản lên Twitter, LinkedIn và một Trang Facebook vào thời gian đã lên lịch. Sau khi đăng, quy trình làm việc sẽ cập nhật trạng thái của bản ghi Airtable thành 'Đã xuất bản'. Hệ thống này giúp tiết kiệm hàng giờ lên lịch và đăng bài thủ công mỗi tuần.

Một đội ngũ hỗ trợ khách hàng nhận hàng trăm phiếu hỗ trợ mỗi ngày qua nền tảng Zendesk của họ. Để cải thiện hiệu quả, người quản lý hỗ trợ đã thiết lập một quy trình làm việc tự động. Khi một phiếu hỗ trợ mới được tạo trong Zendesk (trình kích hoạt), quy trình làm việc sẽ sử dụng một công cụ AI để phân tích chủ đề và mô tả của phiếu để tìm từ khóa. Dựa trên phân tích, nó sẽ áp dụng một thẻ (ví dụ: 'Thanh toán', 'Kỹ thuật', 'Báo cáo lỗi') và giao phiếu cho nhóm hỗ trợ phù hợp. Đối với các phiếu khẩn cấp chứa các từ như 'sự cố' hoặc 'nghiêm trọng', nó cũng đăng một cảnh báo ngay lập tức trong một kênh Slack dành riêng cho đội phản ứng sự cố. Điều này đảm bảo các phiếu được định tuyến chính xác và các vấn đề quan trọng được giải quyết nhanh hơn.

Một công ty phát triển sử dụng Jira để theo dõi công việc nội bộ nhưng cung cấp cho khách hàng một cái nhìn đơn giản hóa về tiến độ trên bảng Trello. Để tránh cập nhật thủ công, một người quản lý dự án tạo ra một quy trình làm việc. Khi một nhà phát triển chuyển một nhiệm vụ trong Jira từ 'Đang tiến hành' sang 'Sẵn sàng để xem xét' (trình kích hoạt), quy trình tự động sẽ ngay lập tức chuyển thẻ tương ứng trên bảng Trello của khách hàng đến danh sách 'Khách hàng xem xét'. Nó cũng thêm một bình luận vào thẻ Trello với một liên kết đến phiếu Jira. Điều này giúp khách hàng được thông báo theo thời gian thực mà không cần cấp cho họ quyền truy cập vào dự án Jira nội bộ phức tạp, giúp người quản lý dự án tiết kiệm thời gian cập nhật trạng thái liên tục.

Một người quản lý nhân sự cần hợp lý hóa quy trình hội nhập cho nhân viên mới. Họ thiết lập một quy trình làm việc được kích hoạt khi một nhân viên mới được thêm vào hệ thống nhân sự của họ, như BambooHR. Quy trình tự động sau đó thực hiện một loạt hành động: nó tạo một tài khoản người dùng mới trong Google Workspace, thêm nhân viên mới vào các kênh Slack liên quan (ví dụ: general, announcements), và tạo một bộ nhiệm vụ giới thiệu trong Asana, giao chúng cho nhân viên mới và người quản lý của họ. Điều này đảm bảo một trải nghiệm hội nhập nhất quán và hiệu quả, giảm gánh nặng hành chính cho bộ phận nhân sự và giúp các thành viên mới trong nhóm nhanh chóng bắt kịp công việc.

Một nhà phân tích vận hành chịu trách nhiệm tạo báo cáo hiệu suất hàng tuần bằng cách lấy dữ liệu từ nhiều nguồn. Họ tự động hóa nhiệm vụ này bằng cách tạo một quy trình làm việc chạy vào 9 giờ sáng thứ Hai hàng tuần. Quy trình làm việc trước tiên truy vấn cơ sở dữ liệu để lấy số liệu bán hàng, sau đó lấy các chỉ số tiếp thị từ API Google Analytics, và cuối cùng lấy dữ liệu hỗ trợ khách hàng từ Intercom. Nó tổng hợp tất cả dữ liệu này vào một định dạng có cấu trúc trong một Google Sheet. Sau khi trang tính được cập nhật, quy trình làm việc sẽ tạo một thông báo tóm tắt và đăng nó lên kênh management trong Slack, bao gồm một liên kết đến báo cáo đầy đủ. Điều này cung cấp dữ liệu kịp thời, nhất quán cho các bên liên quan mà không cần bất kỳ sự can thiệp thủ công nào.