Popular Công cụ nội bộ AI tools in Nguồn nhân lực include Helpx.ai, helping you work more efficiently.
Helpx.ai là một nền tảng được hỗ trợ bởi AI để xây dựng các chatbot tùy chỉnh nhằm tự động hóa hỗ trợ khách hàng, tạo khách hàng tiềm năng và các quy trình nội bộ. Huấn luyện chatbot của bạn bằng dữ liệu của riêng bạn, tích hợp nó với cơ sở dữ liệu để có câu trả lời theo thời gian thực và tùy chỉnh cá tính của nó để phù hợp với thương hiệu của bạn, tất cả mà không cần kiến thức kỹ thuật sâu rộng.
ChatbotCông cụ nội bộ AI là các nền tảng được sử dụng để xây dựng các ứng dụng tùy chỉnh, bảng điều khiển và quy trình làm việc tự động cho các hoạt động kinh doanh nội bộ mà không cần viết mã nhiều. Các công cụ này tận dụng giao diện low-code/no-code, cho phép các nhóm như Nhân sự tạo ra các giải pháp phù hợp cho các quy trình độc đáo của họ. Chúng trao quyền cho người dùng không chuyên về kỹ thuật để kết nối các nguồn dữ liệu, tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại và trực quan hóa các chỉ số chính, giảm đáng kể sự phụ thuộc vào các bộ phận CNTT. Cách tiếp cận này cho phép phát triển và triển khai nhanh chóng các giải pháp cho các thách thức như giới thiệu nhân viên mới, theo dõi hiệu suất và quản lý tài nguyên.
Chủ yếu được sử dụng bởi các bộ phận vận hành, CNTT và kinh doanh như Nhân sự và tài chính. Ví dụ, một nhóm Nhân sự có thể xây dựng một cổng giới thiệu nhân viên mới tùy chỉnh tích hợp với hệ thống CNTT và tính lương. Một nhóm tài chính có thể tạo ra một công cụ cho quy trình phê duyệt ngân sách, hoặc một nhóm vận hành có thể phát triển một ứng dụng quản lý hàng tồn kho nội bộ.
Khi chọn một Công cụ nội bộ AI, hãy xem xét những điều sau: Đầu tiên, đánh giá khả năng tích hợp của nó với các hệ thống hiện có của bạn (ví dụ: Slack, Google Workspace, HRIS cụ thể). Thứ hai, đánh giá sự cân bằng giữa tính dễ sử dụng (no-code) và tính linh hoạt (low-code) dựa trên kỹ năng kỹ thuật của nhóm bạn. Thứ ba, xem xét kỹ các tính năng bảo mật và tuân thủ, đặc biệt là khi xử lý dữ liệu nhân viên nhạy cảm. Cuối cùng, hãy xem xét mô hình định giá và khả năng mở rộng của nó khi việc sử dụng của bạn tăng lên.
Một chuyên viên nhân sự được giao nhiệm vụ tinh giản quy trình giới thiệu nhân viên mới phức tạp. Bằng cách sử dụng một công cụ xây dựng nội bộ, họ thiết kế một quy trình làm việc trực quan tự động kích hoạt khi ứng viên chấp nhận lời mời làm việc. Quy trình này phân công nhiệm vụ tuần tự: bộ phận CNTT nhận yêu cầu cấp phát phần cứng, người quản lý tuyển dụng nhận thông báo để lên lịch các cuộc họp giới thiệu, và nhân viên mới nhận tài liệu chào mừng và giấy tờ ban đầu. Hệ thống tự động này mang lại trải nghiệm nhất quán, giảm hơn 80% công việc theo dõi thủ công và đảm bảo tất cả các bước cần thiết được hoàn thành đúng hạn mà không cần sự can thiệp của bộ phận nhân sự.
Một quản lý nhân sự tại một công ty đang phát triển nhanh chóng được giao nhiệm vụ giới thiệu 15 nhân viên mới cùng một lúc. Thay vì gửi email, lên lịch họp và trả lời các câu hỏi lặp đi lặp lại một cách thủ công, họ sử dụng một công cụ nội bộ AI. Họ tạo ra một quy trình làm việc tự động được kích hoạt vào ngày bắt đầu làm việc của nhân viên mới. Công cụ này tự động gửi tin nhắn chào mừng trên Slack, giao các nhiệm vụ ban đầu như thiết lập tài khoản, cung cấp liên kết đến các tài liệu cần thiết và triển khai một chatbot để trả lời các câu hỏi phổ biến về phúc lợi và chính sách công ty. Điều này giúp giảm hơn 70% khối lượng công việc thủ công của quản lý nhân sự và mang lại trải nghiệm nhất quán, hấp dẫn cho mỗi nhân viên mới.
Một nhóm hỗ trợ CNTT đang quá tải với các yêu cầu phổ biến như đặt lại mật khẩu và sự cố kết nối VPN. Họ triển khai một công cụ nội bộ AI được tích hợp với hệ thống quản lý dịch vụ CNTT (ITSM) của họ. Bây giờ, khi một nhân viên báo cáo sự cố trong một kênh hỗ trợ chuyên dụng, chatbot AI trước tiên sẽ cố gắng giải quyết nó bằng cách cung cấp hướng dẫn từng bước từ cơ sở kiến thức. Nếu sự cố vẫn tiếp diễn, AI sẽ thu thập thông tin chẩn đoán (như loại thiết bị và thông báo lỗi) và tự động tạo một phiếu yêu cầu được ưu tiên trong hệ thống ITSM, giao nó cho chuyên gia phù hợp. Cách tiếp cận này giải quyết được 40% số phiếu yêu cầu mà không cần sự can thiệp của con người và đảm bảo các chuyên gia nhận được các yêu cầu được ghi chép đầy đủ.
Một nhà phân tích nhân sự cần hợp nhất dữ liệu từ nhiều nguồn—hệ thống thông tin nhân sự (HRIS), phần mềm tính lương và các cuộc khảo sát gắn kết hàng quý—để theo dõi các chỉ số chính. Bằng cách sử dụng một công cụ nội bộ, họ xây dựng một bảng điều khiển tùy chỉnh mà không cần viết bất kỳ mã SQL nào. Họ kết nối các nguồn dữ liệu khác nhau và sử dụng giao diện kéo và thả để tạo biểu đồ về xu hướng số lượng nhân viên, tỷ lệ nghỉ việc theo phòng ban và phân bổ lương thưởng. Bảng điều khiển cập nhật theo thời gian thực, cung cấp cho ban lãnh đạo một nguồn thông tin duy nhất, đáng tin cậy để lập kế hoạch nhân sự chiến lược và loại bỏ hàng giờ tổng hợp dữ liệu thủ công trên bảng tính mỗi tháng.
Một quản lý vận hành nhận thấy rằng thông tin quan trọng bị phân tán trên Google Drive, Confluence và các kênh Slack khác nhau, khiến nhân viên khó tìm câu trả lời. Họ sử dụng một công cụ nội bộ AI để tạo ra một trung tâm kiến thức thống nhất. Công cụ này thu thập và lập chỉ mục nội dung từ tất cả các nguồn này. Bây giờ, một nhân viên có thể chỉ cần đặt một câu hỏi như, 'Ngân sách tiếp thị quý 3 của chúng ta là bao nhiêu?' trên cổng thông tin của công ty. AI sẽ tìm kiếm trên tất cả các nền tảng được kết nối và cung cấp câu trả lời trực tiếp kèm theo liên kết đến tài liệu nguồn, giúp nhân viên tiết kiệm hàng giờ tìm kiếm và đảm bảo họ làm việc với thông tin mới nhất.
Một người quản lý phòng ban nhận thấy hệ thống nghỉ phép toàn công ty quá cồng kềnh đối với nhu cầu cụ thể của nhóm mình. Bằng cách sử dụng một công cụ nội bộ không cần mã, họ xây dựng một ứng dụng đơn giản trong vòng chưa đầy một giờ. Các thành viên trong nhóm có thể gửi yêu cầu nghỉ phép thông qua một biểu mẫu gọn gàng, và người quản lý nhận được thông báo tức thì trên Slack để phê duyệt. Sau khi được phê duyệt, ngày nghỉ phép sẽ tự động được thêm vào lịch chung của nhóm. Ứng dụng tùy chỉnh này đơn giản hóa quy trình, cải thiện khả năng hiển thị về sự sẵn sàng của nhóm và hoàn toàn phù hợp với quy trình làm việc của nhóm mà không cần bất kỳ sự hỗ trợ hay ngân sách nào từ bộ phận CNTT.
Một nhóm vận hành gặp khó khăn với việc nhân viên liên tục hỏi những câu hỏi giống nhau về chính sách của công ty. Họ sử dụng một công cụ nội bộ để xây dựng một cơ sở kiến thức tập trung. Họ tải lên tất cả các tài liệu chính sách, câu hỏi thường gặp và hướng dẫn quy trình. AI tích hợp của công cụ tự động lập chỉ mục nội dung, cho phép nhân viên đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên (ví dụ: "chính sách làm việc từ xa của chúng ta là gì?") và nhận được câu trả lời trực tiếp, chính xác thay vì chỉ là một danh sách các liên kết. Cổng thông tin tự phục vụ này giảm 60% các yêu cầu lặp đi lặp lại cho nhóm vận hành và giúp nhân viên tìm thấy thông tin ngay lập tức.
Một người quản lý cảm thấy thất vọng với quy trình thủ công để phê duyệt yêu cầu nghỉ phép, bao gồm việc kiểm tra bảng tính và nhiều lịch khác nhau. Công ty triển khai một công cụ nội bộ AI để quản lý sự vắng mặt. Một nhân viên gửi yêu cầu nghỉ phép thông qua một lệnh đơn giản trong Microsoft Teams. AI ngay lập tức kiểm tra số ngày nghỉ phép còn lại của họ từ HRIS, đối chiếu với lịch của nhóm để tìm xung đột tiềm ẩn và gửi yêu cầu đến người quản lý với đầy đủ bối cảnh. Người quản lý có thể phê duyệt hoặc từ chối chỉ bằng một cú nhấp chuột ngay trong Teams. Sau đó, hệ thống sẽ tự động cập nhật HRIS và tất cả các lịch liên quan, loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công và giảm thời gian phê duyệt từ vài ngày xuống còn vài phút.
Một người quản lý nhân sự cần một cách tốt hơn để thu thập phản hồi 360 độ cho các cuộc đánh giá hiệu suất hàng năm. Quy trình hiện tại liên quan đến các bảng tính lộn xộn và nhắc nhở qua email thủ công. Bằng cách sử dụng một công cụ nội bộ low-code, họ xây dựng một ứng dụng tùy chỉnh nơi các nhà quản lý, đồng nghiệp và cấp dưới trực tiếp có thể gửi phản hồi thông qua các biểu mẫu có cấu trúc. Công cụ này tự động gửi lời nhắc cho những người không phản hồi và tổng hợp tất cả phản hồi vào một chế độ xem duy nhất, hợp nhất cho người quản lý nhân sự và người giám sát của nhân viên. Hệ thống này đảm bảo tỷ lệ hoàn thành 95% và tiết kiệm hàng chục giờ hành chính cho mỗi chu kỳ đánh giá.
Bộ phận nhân sự muốn thu thập phản hồi thường xuyên về tinh thần của nhân viên mà không gây ra sự mệt mỏi vì khảo sát. Họ sử dụng một công cụ nội bộ AI để tiến hành các 'khảo sát nhanh' ngắn gọn, tự động. Mỗi thứ Sáu, công cụ này sẽ gửi một câu hỏi duy nhất, hấp dẫn đến nhân viên qua Slack, chẳng hạn như 'Bạn sẽ đánh giá sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của mình trong tuần này như thế nào?'. AI thu thập các câu trả lời ẩn danh và phân tích tình cảm cũng như các từ khóa theo thời gian. Nó tạo ra một bảng điều khiển thời gian thực cho bộ phận nhân sự, làm nổi bật các xu hướng và các lĩnh vực tiềm ẩn đáng lo ngại, chẳng hạn như sự suy giảm tinh thần trong một bộ phận cụ thể. Điều này cho phép bộ phận nhân sự chủ động giải quyết các vấn đề trước khi chúng leo thang, thúc đẩy một văn hóa làm việc tích cực hơn.
Một quản trị viên CNTT bị quá tải bởi các yêu cầu tài sản đến qua email và trò chuyện. Họ xây dựng một công cụ nội bộ để phục vụ như một cổng thông tin tự phục vụ cho nhân viên. Thông qua một biểu mẫu đơn giản, nhân viên có thể yêu cầu phần cứng mới (như màn hình hoặc bàn phím) hoặc giấy phép phần mềm. Yêu cầu sẽ tự động được chuyển đến người quản lý của họ để phê duyệt ngân sách. Sau khi được phê duyệt, nó sẽ tạo một phiếu yêu cầu trong hệ thống quản lý dự án của nhóm CNTT (ví dụ: Jira). Điều này tập trung tất cả các yêu cầu, cung cấp theo dõi trạng thái rõ ràng cho nhân viên và giảm 70% thời gian nhập dữ liệu thủ công và theo dõi của quản trị viên.
Một đội ngũ bán hàng thường xuyên đi công tác và cảm thấy quy trình nộp báo cáo chi phí rất tẻ nhạt. Bộ phận tài chính triển khai một công cụ nội bộ AI để đơn giản hóa việc này. Một nhân viên bán hàng chụp ảnh hóa đơn bằng điện thoại của họ. Công cụ AI tự động trích xuất các thông tin chính như nhà cung cấp, ngày tháng và số tiền bằng công nghệ OCR. Sau đó, nhân viên chỉ cần chuyển tiếp hình ảnh hóa đơn đến một địa chỉ email hoặc chatbot chuyên dụng. Công cụ này sẽ tổng hợp dữ liệu, phân loại chi phí theo chính sách của công ty và tạo một bản nháp báo cáo. Vào cuối tháng, nhân viên bán hàng chỉ cần xem lại báo cáo đã được điền sẵn và gửi đi để phê duyệt, tiết kiệm hàng giờ nhập dữ liệu thủ công.
Công cụ nội bộ AI là các nền tảng phần mềm được thiết kế để tự động hóa và tinh giản các quy trình nội bộ và quản lý kiến thức của một công ty. Chúng hoạt động như một trung tâm trung tâm để nhân viên nhận được câu trả lời tức thì, hoàn thành các nhiệm vụ như gửi yêu cầu nghỉ phép và truy cập thông tin công ty. Không giống như phần mềm truyền thống, chúng sử dụng AI, đặc biệt là Xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP), để hiểu và phản hồi các yêu cầu của nhân viên một cách đàm thoại, thường thông qua các chatbot trên các nền tảng như Slack hoặc Microsoft Teams.
Công cụ nội bộ AI là các nền tảng phần mềm cho phép người dùng, thường không có kỹ năng kỹ thuật sâu, xây dựng các ứng dụng tùy chỉnh, tự động hóa quy trình làm việc và tạo bảng điều khiển dữ liệu để sử dụng trong nội bộ công ty. Chúng khác biệt vì sử dụng giao diện trực quan low-code hoặc no-code, cho phép các phòng ban như Nhân sự hoặc Vận hành nhanh chóng giải quyết các vấn đề cụ thể của riêng họ. Thành phần 'AI' thường bổ sung các khả năng như xử lý ngôn ngữ tự nhiên để tìm kiếm, phân tích dữ liệu hoặc tự động hóa thông minh trong các ứng dụng được xây dựng tùy chỉnh.
Hệ thống Thông tin Nguồn nhân lực (HRIS) chủ yếu là một hệ thống ghi nhận; nó lưu trữ dữ liệu cốt lõi của nhân viên như lương, chức danh công việc và thông tin cá nhân. Ngược lại, Công cụ nội bộ AI là một hệ thống tương tác. Nó tương tác với nhân viên để giải quyết vấn đề và tự động hóa các nhiệm vụ. Trong khi HRIS lưu giữ dữ liệu, Công cụ nội bộ AI sử dụng dữ liệu đó (bằng cách tích hợp với HRIS) để trả lời các câu hỏi như 'Tôi còn lại bao nhiêu ngày nghỉ phép?' hoặc để xử lý một yêu cầu nghỉ phép, cung cấp một giao diện người dùng thân thiện cho nhân viên.
Việc chọn công cụ phù hợp phụ thuộc vào một số yếu tố. Hãy xem xét những điều sau:
Những lợi ích chính của việc sử dụng Công cụ nội bộ AI bao gồm:
HRIS (Hệ thống thông tin nguồn nhân lực) là một phần mềm chuyên dụng, có sẵn được thiết kế cho các chức năng nhân sự cốt lõi như tính lương, quản lý phúc lợi và tuân thủ. Công cụ nội bộ là một nền tảng linh hoạt, đa mục đích được sử dụng để *xây dựng* các ứng dụng tùy chỉnh. Trong khi HRIS cung cấp một giải pháp tiêu chuẩn hóa, Công cụ nội bộ cho phép một nhóm nhân sự tạo ra các giải pháp phù hợp cho các nhu cầu độc đáo không được HRIS đáp ứng, chẳng hạn như một công cụ theo dõi giới thiệu nhân viên mới tùy chỉnh, một loại biểu mẫu phản hồi cụ thể, hoặc một bảng điều khiển kết hợp dữ liệu nhân sự với dữ liệu từ các phòng ban khác. Chúng thường bổ sung cho nhau, với công cụ nội bộ tích hợp với HRIS để mở rộng chức năng của nó.
Nhiều Công cụ nội bộ AI hiện đại được thiết kế theo phương pháp không cần mã hoặc ít mã, giúp chúng dễ tiếp cận với người dùng không chuyên về kỹ thuật như quản lý nhân sự và vận hành. Việc thiết lập thường bao gồm kết nối với các nguồn dữ liệu hiện có (như Google Drive hoặc HRIS) và sử dụng giao diện trực quan để xây dựng quy trình làm việc. Mặc dù việc thiết lập ban đầu đòi hỏi một số kế hoạch, nhưng việc bảo trì hàng ngày thường rất ít, vì AI học hỏi và cải thiện theo thời gian. Tuy nhiên, độ phức tạp có thể thay đổi tùy thuộc vào quy mô tích hợp và tùy chỉnh được yêu cầu.
Mặc dù các bộ phận CNTT có thể sử dụng chúng để phát triển nhanh chóng, người dùng chính thường là những nhân viên không chuyên về kỹ thuật hoặc bán kỹ thuật được gọi là 'nhà phát triển công dân'. Đây là những cá nhân trong các phòng ban kinh doanh như Nhân sự, Vận hành, Tài chính và Tiếp thị, những người hiểu sâu về quy trình của chính họ. Họ sử dụng các nền tảng này để xây dựng giải pháp cho các vấn đề trước mắt của mình mà không cần phải xếp hàng dài chờ đợi đội ngũ CNTT trung tâm. Điều này giúp các phòng ban trở nên linh hoạt và tự chủ hơn trong việc cải thiện quy trình làm việc của chính mình.
Có, các nền tảng công cụ nội bộ cấp doanh nghiệp được xây dựng với ưu tiên hàng đầu là bảo mật, điều này rất quan trọng đối với các ứng dụng nhân sự. Các nhà cung cấp uy tín cung cấp các tính năng bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm. Các tính năng chính cần tìm kiếm bao gồm kiểm soát truy cập dựa trên vai trò (RBAC) để giới hạn người có thể xem hoặc chỉnh sửa dữ liệu, mã hóa dữ liệu cả khi đang truyền và khi ở trạng thái nghỉ, nhật ký kiểm toán chi tiết để theo dõi hoạt động và tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế như GDPR, SOC 2 và HIPAA. Việc xác minh chứng chỉ bảo mật của một nền tảng trước khi sử dụng nó cho thông tin bí mật là rất quan trọng.
Khi chọn một Công cụ nội bộ AI, hãy xem xét các yếu tố chính sau:
