Popular Tự động hóa nhập liệu AI tools in Năng suất include itexcel, helping you work more efficiently.
itexcel là một công cụ OCR miễn phí do AI cung cấp, giúp chuyển đổi chính xác các bảng và văn bản từ hình ảnh (JPG, PNG) sang bảng tính Excel có thể chỉnh sửa. Có sẵn trên web, iOS và Android, nó giúp đơn giản hóa việc nhập dữ liệu và tăng năng suất.
Xử lý tài liệuCông cụ Tự động hóa nhập liệu là các giải pháp dựa trên AI được thiết kế để tự động trích xuất, xử lý và nhập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau vào hệ thống đích. Chúng tận dụng các công nghệ như Nhận dạng ký tự quang học (OCR) và Xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) để diễn giải dữ liệu phi cấu trúc hoặc bán cấu trúc từ tài liệu, email và biểu mẫu. Quá trình này giúp giảm đáng kể lao động thủ công, giảm thiểu sai sót của con người và tăng tốc các quy trình kinh doanh quan trọng. Không giống như các macro đơn giản, những công cụ thông minh này có thể xử lý các bố cục tài liệu phức tạp và học hỏi từ các lần sửa lỗi để cải thiện độ chính xác theo thời gian.
Các công cụ này được áp dụng rộng rãi trong các phòng ban có khối lượng tài liệu lớn. Ví dụ, các nhóm tài chính sử dụng chúng để xử lý hóa đơn tự động, phòng nhân sự để phân tích hồ sơ ứng viên vào hệ thống theo dõi ứng viên, và các công ty logistics để số hóa chứng từ vận chuyển. Bất kỳ vai trò nào liên quan đến việc chuyển dữ liệu lặp đi lặp lại từ định dạng này sang định dạng khác đều có thể hưởng lợi.
Khi chọn một công cụ, hãy đánh giá độ chính xác trích xuất của nó trên các loại tài liệu cụ thể của bạn. Xem xét khả năng tích hợp của nó với hệ thống phần mềm hiện có của bạn (ví dụ: SAP, Salesforce, QuickBooks). Đánh giá khả năng của công cụ trong việc xử lý các bố cục tài liệu và ngôn ngữ khác nhau. Cuối cùng, hãy xem xét mô hình định giá — liệu nó dựa trên số lượng tài liệu, giấy phép người dùng hay đăng ký cố định.
Một phòng Kế toán phải trả hàng tuần phải nhập thủ công hàng trăm hóa đơn của nhà cung cấp vào hệ thống ERP, một quy trình chậm chạp và dễ xảy ra lỗi. Bằng cách triển khai công cụ Tự động hóa nhập liệu, họ có thể tự động quét các hóa đơn đến từ email hoặc tệp đã quét. AI sử dụng OCR để trích xuất các trường chính như số hóa đơn, ngày tháng, số tiền và chi tiết nhà cung cấp. Sau đó, nó xác thực dữ liệu này với đơn đặt hàng và nhập trực tiếp vào phần mềm kế toán, giảm thời gian xử lý hơn 80% và giảm thiểu sự chậm trễ trong thanh toán.
Một nhóm giới thiệu khách hàng nhận các biểu mẫu đăng ký của khách hàng mới dưới dạng tệp PDF được quét, dẫn đến việc nhập dữ liệu thủ công vào hệ thống CRM. Điều này tạo ra một nút thắt cổ chai và làm chậm quá trình chào đón. Một công cụ tự động hóa nhập liệu có thể giám sát hộp thư đến để tìm các biểu mẫu này, tự động trích xuất tất cả thông tin liên quan (tên, chi tiết liên hệ, địa chỉ) và sử dụng nó để tạo hồ sơ khách hàng mới trong CRM. Điều này giúp tăng tốc toàn bộ chu trình giới thiệu, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu và giải phóng đội ngũ để tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ với khách hàng.
Đại diện bán hàng và các nhân viên khác thường xuyên đi công tác và thu thập nhiều biên lai chi phí. Việc nhập thủ công từng mục vào hệ thống báo cáo chi phí rất tẻ nhạt. Sử dụng một ứng dụng tự động hóa nhập liệu, nhân viên chỉ cần chụp ảnh biên lai. Công cụ AI sử dụng OCR để trích xuất ngay lập tức tên nhà cung cấp, ngày tháng, tổng số tiền và thậm chí cả các mục chi tiết. Dữ liệu này tự động điền vào một mục mới trong báo cáo chi phí của họ, giảm đáng kể thời gian dành cho các công việc hành chính và cải thiện độ chính xác của hồ sơ tài chính.
Các công ty luật và phòng pháp chế quản lý kho lưu trữ khổng lồ các hồ sơ vụ án và hợp đồng vật lý, khiến việc truy xuất thông tin không hiệu quả. Một công cụ tự động hóa nhập liệu có thể được sử dụng để số hóa các kho lưu trữ này. Nó quét các tài liệu giấy, chuyển đổi chúng thành văn bản có thể tìm kiếm bằng OCR và trích xuất thông minh các siêu dữ liệu chính như số vụ án, tên khách hàng, ngày tháng và các điều khoản hợp đồng. Điều này tạo ra một thư viện kỹ thuật số hoàn toàn có thể tìm kiếm, cho phép các chuyên gia pháp lý ngay lập tức xác định vị trí thông tin liên quan, giúp cải thiện đáng kể hiệu quả nghiên cứu và quản lý vụ án.
Một nhà tuyển dụng nhận được hàng trăm hồ sơ ở nhiều định dạng khác nhau (PDF, Word) cho một vị trí tuyển dụng. Việc tạo thủ công các hồ sơ được tiêu chuẩn hóa trong Hệ thống Theo dõi Ứng viên (ATS) là một sự lãng phí thời gian lớn. Một công cụ tự động hóa nhập liệu có thể phân tích các hồ sơ này, tự động trích xuất thông tin có cấu trúc như chi tiết liên hệ, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng và học vấn. Dữ liệu này sau đó được sử dụng để điền ngay lập tức vào ATS với các hồ sơ ứng viên hoàn chỉnh và được tiêu chuẩn hóa, cho phép lọc và so sánh nhanh chóng, từ đó tăng tốc toàn bộ quy trình tuyển dụng.
Một người quản lý thương mại điện tử sao chép thủ công chi tiết khách hàng và đơn hàng từ nền tảng cửa hàng trực tuyến của họ sang một hệ thống quản lý vận chuyển hoặc hàng tồn kho riêng biệt. Nhiệm vụ lặp đi lặp lại này có thể dẫn đến sai sót trong địa chỉ giao hàng hoặc số lượng đơn hàng. Một công cụ tự động hóa nhập liệu có thể được cấu hình để giám sát các đơn hàng mới, tự động trích xuất tên khách hàng, địa chỉ giao hàng, sản phẩm đã đặt và số lượng, sau đó đẩy dữ liệu này trực tiếp vào phần mềm logistics. Điều này giúp loại bỏ các lỗi sao chép-dán, đảm bảo việc thực hiện đơn hàng nhanh hơn và giữ cho mức tồn kho được cập nhật theo thời gian thực.
Tự động hóa nhập liệu đề cập đến các công cụ dựa trên AI tự động thu thập, diễn giải và nhập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau vào hệ thống kỹ thuật số. Chúng sử dụng các công nghệ như OCR và NLP để đọc các tài liệu như hóa đơn, biểu mẫu và biên lai. Mục tiêu chính là loại bỏ các tác vụ nhập dữ liệu thủ công, lặp đi lặp lại, giúp giảm sai sót của con người, tiết kiệm thời gian đáng kể và tăng tốc các quy trình kinh doanh.
Để chọn công cụ phù hợp, hãy xem xét các yếu tố sau:
Tự động hóa nhập liệu là một công nghệ chuyên biệt tập trung đặc biệt vào việc trích xuất dữ liệu từ tài liệu (như PDF và hình ảnh) và nhập nó vào phần mềm. Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) là một lĩnh vực rộng hơn. Một 'bot' RPA có thể bắt chước một loạt các hành động của con người trên máy tính, chẳng hạn như nhấp vào nút, mở ứng dụng và sao chép-dán dữ liệu giữa hai hệ thống bất kỳ. Thông thường, một công cụ Tự động hóa nhập liệu mạnh mẽ đóng vai trò là một thành phần quan trọng trong một quy trình làm việc RPA lớn hơn để xử lý phần 'đọc' của một quy trình.
Những công cụ này rất linh hoạt và có thể xử lý nhiều loại dữ liệu khác nhau:
Bất kỳ phòng ban hoặc doanh nghiệp nào xử lý khối lượng lớn tài liệu và nhập dữ liệu thủ công đều có thể hưởng lợi. Các ví dụ chính bao gồm:
