Popular Tự động hóa quy trình bằng robot AI tools in Năng suất include Pig, helping you work more efficiently.
Pig là một nền tảng tự động hóa AI tiên tiến dành cho nhà phát triển, cho phép điều khiển máy tính để bàn thông qua giao diện trò chuyện, API Agent hoặc SDK Python mạnh mẽ. Nền tảng này chuyên về tự động hóa an toàn, tự lưu trữ với khả năng 'human-in-the-loop'.
Tự động hóaCông cụ Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) là một loại phần mềm được sử dụng để xây dựng, triển khai và quản lý các robot phần mềm mô phỏng hành động của con người tương tác với các hệ thống kỹ thuật số. Các 'bot' này hoạt động ở cấp độ giao diện người dùng (UI) để thu thập dữ liệu và thao tác các ứng dụng giống như con người. Là một phần quan trọng của danh mục Năng suất, RPA được thiết kế để tự động hóa các tác vụ có khối lượng lớn, lặp đi lặp lại và dựa trên quy tắc, giúp tăng cường đáng kể hiệu quả hoạt động. Cách tiếp cận này cho phép tự động hóa các quy trình công việc trên các hệ thống khác nhau mà không cần tích hợp API phức tạp.
RPA được áp dụng rộng rãi trong các ngành như tài chính để xử lý hóa đơn và báo cáo tuân thủ, trong nhân sự để tự động hóa quy trình giới thiệu nhân viên và tính lương, và trong dịch vụ khách hàng để cập nhật hồ sơ khách hàng. Nó đặc biệt hiệu quả để kết nối các hệ thống cũ với các ứng dụng hiện đại nơi không có API.
Khi chọn một công cụ RPA, hãy xem xét khả năng mở rộng của nó để xử lý khối lượng quy trình ngày càng tăng. Đánh giá mức độ dễ sử dụng của studio thiết kế — liệu nó phù hợp với người dùng doanh nghiệp (low-code) hay yêu cầu các nhà phát triển chuyên biệt. Đánh giá khả năng tương thích của nó với các ứng dụng bạn đang dùng, bao gồm web, máy tính để bàn và hệ thống cũ. Cuối cùng, hãy kiểm tra các tính năng bảo mật, khả năng quản trị và tổng chi phí sở hữu của công cụ, bao gồm cả giấy phép và bảo trì.
Các phòng tài chính có thể sử dụng RPA để tự động hóa toàn bộ quy trình xử lý hóa đơn. Một robot phần mềm giám sát hộp thư đến email để tìm hóa đơn mới, sử dụng Nhận dạng ký tự quang học (OCR) để trích xuất dữ liệu chính như số hóa đơn và số tiền từ tệp PDF. Sau đó, robot xác thực thông tin này với đơn đặt hàng trong hệ thống ERP, đánh dấu các sai lệch để con người xem xét và nhập dữ liệu đã được phê duyệt vào phần mềm kế toán để thanh toán. Điều này giúp giảm đáng kể việc nhập dữ liệu thủ công, giảm thiểu sai sót và tăng tốc chu kỳ thanh toán.
Các nhóm nhân sự có thể triển khai bot RPA để quản lý các công việc giới thiệu nhân viên lặp đi lặp lại. Khi một ứng viên chấp nhận lời mời làm việc, một bot có thể được kích hoạt để thực hiện một chuỗi hành động: tạo tài khoản người dùng trong Active Directory, email và các ứng dụng kinh doanh khác; gán quyền truy cập phù hợp dựa trên vai trò của nhân viên; và lên lịch các cuộc họp giới thiệu. Điều này đảm bảo một quy trình giới thiệu nhất quán, không có lỗi và nhanh chóng, cho phép nhân viên nhân sự tập trung vào các khía cạnh chiến lược hơn, lấy con người làm trung tâm để chào đón nhân viên mới.
Tại các trung tâm dịch vụ khách hàng, nhân viên thường dành nhiều thời gian cho các công việc hành chính. Bot RPA có thể tự động hóa việc quản lý dữ liệu khách hàng bằng cách giám sát hệ thống CRM hoặc hệ thống bán vé để tìm các yêu cầu cập nhật. Ví dụ, khi khách hàng gửi biểu mẫu thay đổi địa chỉ, bot có thể đọc thông tin mới, đăng nhập vào nhiều hệ thống phụ trợ (thanh toán, vận chuyển, tiếp thị) và cập nhật địa chỉ một cách nhất quán trên tất cả các nền tảng. Điều này giải phóng nhân viên để giải quyết các vấn đề phức tạp của khách hàng và cải thiện độ chính xác của dữ liệu.
Các nhà phân tích kinh doanh và quản lý thường cần tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau để làm báo cáo hàng ngày. Bot RPA có thể tự động hóa toàn bộ quy trình này. Nó có thể được lên lịch để đăng nhập vào các hệ thống khác nhau như CRM, cơ sở dữ liệu tài chính và nền tảng phân tích web. Bot thu thập dữ liệu cần thiết, hợp nhất vào một mẫu Excel hoặc Power BI được thiết kế sẵn, tạo biểu đồ, sau đó phân phối báo cáo cuối cùng qua email cho một danh sách các bên liên quan được chỉ định. Điều này đảm bảo việc báo cáo kịp thời và nhất quán mà không cần sự can thiệp của con người.
Các nhóm vận hành CNTT có thể tận dụng RPA để chủ động giám sát tình trạng hệ thống. Một bot có thể được lập trình để thực hiện các kiểm tra định kỳ trên các máy chủ và ứng dụng quan trọng. Điều này bao gồm đăng nhập, kiểm tra việc sử dụng CPU và bộ nhớ, xác minh rằng các dịch vụ thiết yếu đang chạy và kiểm tra thời gian phản hồi của ứng dụng. Nếu bất kỳ chỉ số nào nằm ngoài phạm vi bình thường, bot có thể tự động tạo một phiếu yêu cầu ưu tiên cao trong một công cụ Quản lý Dịch vụ CNTT (ITSM) như ServiceNow, đính kèm các bản ghi và ảnh chụp màn hình liên quan để khắc phục sự cố nhanh hơn.
Trong một dự án chuyển đổi số, việc di chuyển dữ liệu từ một hệ thống cũ không có API sang một ứng dụng đám mây mới là một thách thức lớn. RPA cung cấp một giải pháp thiết thực. Một bot có thể được cấu hình để mở giao diện người dùng của ứng dụng cũ, điều hướng qua các màn hình, sao chép dữ liệu một cách có hệ thống theo từng trường, sau đó dán vào các trường tương ứng trong giao diện của hệ thống mới. Phương pháp này, được gọi là tự động hóa dựa trên UI, giúp giảm thiểu rủi ro của các dự án di chuyển bằng cách đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu mà không cần phát triển backend tốn kém và phức tạp.
Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) là một công nghệ phần mềm sử dụng các 'bot' kỹ thuật số để mô phỏng và tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, dựa trên quy tắc mà con người thực hiện trên máy tính. Không giống như robot vật lý, đây là các chương trình phần mềm tương tác với các ứng dụng ở cấp độ giao diện người dùng (UI) — nhấp chuột, gõ phím và điều hướng hệ thống giống như một người. Mục tiêu chính của RPA là giải phóng nhân viên khỏi các công việc đơn điệu, cho phép họ tập trung vào công việc sáng tạo và chiến lược hơn.
Việc chọn công cụ RPA phù hợp phụ thuộc vào một số yếu tố. Đầu tiên, hãy đánh giá khả năng mở rộng và hiệu suất của nó đối với khối lượng công việc dự kiến của bạn. Thứ hai, hãy xem xét mức độ dễ sử dụng: một số công cụ cung cấp trình thiết kế trực quan ít mã/không mã cho người dùng doanh nghiệp, trong khi những công cụ khác hướng đến các nhà phát triển. Thứ ba, hãy xác minh khả năng tương thích của nó với các ứng dụng chính của bạn, đặc biệt là các hệ thống cũ. Cuối cùng, hãy đánh giá tổng chi phí sở hữu, bao gồm phí giấy phép, hỗ trợ triển khai và bảo trì liên tục, cũng như các tính năng bảo mật và quản trị của nền tảng.
Sự khác biệt chính nằm ở cách chúng tương tác với các hệ thống. Tự động hóa quy trình công việc truyền thống và các công cụ Quản lý Quy trình Kinh doanh (BPM) thường tích hợp với các ứng dụng thông qua API ở cấp độ backend sâu. Ngược lại, Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) hoạt động ở lớp trình bày hoặc giao diện người dùng (UI). Nó bắt chước các hành động của con người như nhấp chuột và nhập bàn phím, làm cho nó đặc biệt hữu ích để tự động hóa các tác vụ trong các hệ thống cũ thiếu API hiện đại. RPA tập trung vào việc tự động hóa các tác vụ, trong khi BPM tập trung vào việc điều phối toàn bộ quy trình.
RPA hiệu quả nhất đối với các tác vụ có các đặc điểm sau:
Mặc dù các doanh nghiệp lớn là những người tiên phong áp dụng RPA để tối ưu hóa hoạt động văn phòng, công nghệ này hiện ngày càng dễ tiếp cận và có giá cả phải chăng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB). Nhiều nhà cung cấp cung cấp các giải pháp dựa trên đám mây và các mô hình định giá linh hoạt giúp giảm rào cản gia nhập. Bất kỳ tổ chức nào, không phân biệt quy mô, có các tác vụ kỹ thuật số lặp đi lặp lại, dựa trên quy tắc đều có thể hưởng lợi từ RPA để cải thiện hiệu quả, giảm sai sót và giải phóng nguồn nhân lực quý giá cho các hoạt động có giá trị cao hơn.
