Quản lý tác vụ Tốt nhất trong lĩnh vực 2 cái Tự động hóa Công cụ AI

Đối với các nhà quản lý dự án, việc thiết lập một dự án mới bao gồm việc tạo ra một bộ các tác vụ ban đầu lặp đi lặp lại. Sử dụng công cụ tự động hóa, họ có thể tạo một quy tắc: 'Khi một dự án mới được tạo, tự động tạo một danh sách tác vụ tiêu chuẩn'. Danh sách này có thể bao gồm các tác vụ như 'Lên lịch cuộc họp khởi động', 'Xác định phạm vi dự án' và 'Phân công vai trò trong nhóm'. Công cụ sau đó sẽ tự động điền vào bảng dự án mới, giao nhiệm vụ cho các vai trò được xác định trước, tiết kiệm thời gian thiết lập đáng kể và đảm bảo không bỏ sót các bước đầu tiên quan trọng nào.

Các nhóm phát triển phần mềm thường gặp khó khăn trong việc giữ cho bảng tác vụ của họ khớp với kho mã nguồn. Một quy tắc tự động hóa có thể thu hẹp khoảng cách này. Ví dụ, một nhà phát triển có thể thiết lập một quy trình làm việc: 'Khi một yêu cầu kéo (pull request) được hợp nhất trong GitHub cho một vấn đề được liên kết với một tác vụ, tự động di chuyển tác vụ đó từ cột 'Đang xem xét' sang cột 'Hoàn thành''. Điều này loại bỏ nhu cầu cập nhật thủ công, cung cấp khả năng hiển thị dự án theo thời gian thực và đảm bảo bảng tác vụ luôn phản ánh chính xác tiến độ phát triển.

Các nhóm dịch vụ khách hàng nhận yêu cầu qua nhiều kênh khác nhau, như hộp thư email dùng chung. Việc tạo và giao nhiệm vụ thủ công cho mỗi email rất tốn thời gian. Có thể thiết lập một quy trình tự động để giám sát hộp thư đến. Khi một email đến từ một khách hàng VIP hoặc chứa các từ khóa như 'Khẩn cấp', công cụ sẽ tự động tạo một tác vụ có độ ưu tiên cao, giao cho nhân viên hỗ trợ đang trực và áp dụng nhãn 'Ưu tiên cao'. Điều này đảm bảo các yêu cầu quan trọng được giải quyết kịp thời mà không cần giám sát thủ công.

Các nhóm tiếp thị tuân theo một quy trình nhiều giai đoạn để tạo nội dung, từ soạn thảo đến phê duyệt cuối cùng. Tự động hóa có thể quản lý việc bàn giao giữa các giai đoạn. Ví dụ, có thể thiết lập một quy tắc: 'Khi một người viết di chuyển một tác vụ đến cột 'Sẵn sàng để xem xét', tự động giao nó cho biên tập viên và gửi thông báo đến kênh Slack content-review'. Khi biên tập viên chuyển nó sang 'Đã phê duyệt', một quy tắc khác có thể giao nó cho người quản lý mạng xã hội để lên lịch. Điều này giữ cho quy trình sản xuất nội dung diễn ra trôi chảy mà không cần phối hợp thủ công.

Các nhóm tài chính và vận hành phải xử lý nhiều tác vụ định kỳ, nhạy cảm về thời gian như báo cáo hàng tháng và tính lương. Thay vì tạo các tác vụ này thủ công mỗi tháng, một quy tắc tự động hóa có thể xử lý việc đó. Có thể thiết lập một quy trình làm việc để 'Vào ngày làm việc đầu tiên của mỗi tháng, tạo một tác vụ có tiêu đề 'Chuẩn bị Báo cáo Tài chính Hàng tháng' và giao cho trưởng phòng tài chính'. Điều này đảm bảo rằng các thời hạn quan trọng không bao giờ bị bỏ lỡ do lỗi của con người và giải phóng đội ngũ để tập trung vào công việc chiến lược hơn thay vì thiết lập hành chính.

Đối với các nhà quản lý bán hàng hoặc quản lý khách hàng, việc theo dõi sau cuộc họp là rất quan trọng nhưng dễ bị quên. Tự động hóa có thể liên kết lịch của họ với trình quản lý tác vụ. Có thể tạo một quy tắc: 'Khi một cuộc họp với người tham gia bên ngoài kết thúc trong Lịch Google, tạo một tác vụ 'Gửi email theo dõi' đến hạn trong 24 giờ'. Tác vụ có thể tự động bao gồm tiêu đề cuộc họp và danh sách người tham dự trong mô tả của nó. Điều này tạo ra một hệ thống đáng tin cậy để theo dõi, cải thiện mối quan hệ với khách hàng và đảm bảo không có cơ hội nào bị bỏ lỡ.