Timeglass
Timeglass là một công cụ theo dõi thời gian được hỗ trợ bởi AI, tự động ghi lại …
Timeglass là một công cụ theo dõi thời gian được hỗ trợ bởi AI, tự động ghi lại hoạt động của nhóm thông qua ảnh chụp màn hình và việc sử dụng ứng dụng. Nó sử dụng AI để tạo ra các nhật ký công việc chi tiết, danh sách nhiệm vụ và phân tích thời gian thực, cung cấp cho các nhà quản lý khả năng hiển thị rõ ràng để cải thiện năng suất và xây dựng lòng tin trong các nhóm làm việc từ xa và kết hợp.
Về Giám sát nhân viên
Công cụ Giám sát nhân viên là một loại phần mềm được thiết kế để theo dõi và phân tích hoạt động máy tính của nhân viên nhằm mục đích nâng cao năng suất và bảo mật. Các công cụ này hoạt động bằng cách ghi lại dữ liệu như việc sử dụng ứng dụng, các trang web đã truy cập, thời gian dành cho các tác vụ và thời gian không hoạt động. Giá trị chính của chúng nằm ở việc cung cấp cho các nhà quản lý dữ liệu khách quan để tối ưu hóa quy trình làm việc, đảm bảo tuân thủ các chính sách của công ty và bảo vệ tài sản nhạy cảm, đặc biệt là trong môi trường làm việc từ xa hoặc kết hợp. Cách tiếp cận dựa trên dữ liệu này giúp xác định các điểm nghẽn về năng suất và các mối đe dọa nội bộ tiềm ẩn.
Tính năng cốt lõi
- Theo dõi hoạt động: Giám sát việc sử dụng ứng dụng và trang web, giờ hoạt động và thời gian không hoạt động để đánh giá mức độ tham gia.
- Phân tích năng suất: Tạo báo cáo và bảng điều khiển để trực quan hóa các xu hướng và mô hình năng suất.
- Giám sát màn hình: Chụp ảnh màn hình hoặc quay video thời gian thực màn hình của nhân viên để tuân thủ và đào tạo.
- Phát hiện mối đe dọa nội bộ: Cảnh báo quản trị viên về các hoạt động đáng ngờ như chuyển dữ liệu trái phép hoặc truy cập vào các tệp nhạy cảm.
- Theo dõi thời gian: Tự động ghi lại giờ làm việc và phân loại thời gian dành cho các dự án hoặc nhiệm vụ khác nhau.
Các kịch bản áp dụng
Các công cụ này được các tổ chức có đội ngũ làm việc từ xa hoặc phân tán sử dụng rộng rãi để duy trì khả năng quan sát hoạt động. Các ngành như tài chính và chăm sóc sức khỏe sử dụng chúng để thực thi các chính sách tuân thủ quy định và bảo vệ dữ liệu nghiêm ngặt. Các trung tâm cuộc gọi và đội ngũ hỗ trợ khách hàng cũng tận dụng chúng để phân tích quy trình làm việc và cải thiện hiệu quả của nhân viên.
Tiêu chí lựa chọn
Khi chọn một công cụ Giám sát nhân viên, trước tiên hãy xác minh sự tuân thủ của nó với luật lao động địa phương và các quy định về quyền riêng tư. Đánh giá mức độ chi tiết của các tính năng giám sát để phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn mà không quá xâm phạm. Đánh giá khả năng báo cáo của nó và mức độ tích hợp tốt với phần mềm quản lý dự án hoặc nhân sự hiện có của bạn. Ưu tiên các công cụ cung cấp các tùy chọn minh bạch cho nhân viên để tạo dựng lòng tin.
Giám sát nhân viênTrường hợp sử dụng
Quản lý năng suất của đội ngũ làm việc từ xa
Một người quản lý của một đội ngũ marketing phân tán sử dụng công cụ giám sát nhân viên để có được cái nhìn sâu sắc về hoạt động hàng ngày mà không cần kiểm tra liên tục. Công cụ này theo dõi việc sử dụng ứng dụng, cho thấy thành viên nào trong nhóm dành nhiều thời gian nhất trên các nền tảng hợp tác so với các trang web gây xao lãng. Bằng cách phân tích báo cáo năng suất, người quản lý xác định rằng một thành viên cấp dưới đang gặp khó khăn với một phần mềm thiết kế cụ thể. Điều này cho phép đào tạo có mục tiêu, cải thiện hiệu quả của thành viên trong nhóm và đảm bảo khối lượng công việc được phân bổ hiệu quả hơn dựa trên những hiểu biết về hiệu suất dựa trên dữ liệu.
Đảm bảo tuân thủ trong Dịch vụ tài chính
Một nhân viên tuân thủ tại một công ty đầu tư có nhiệm vụ ngăn chặn giao dịch trái phép và vi phạm dữ liệu. Họ triển khai một công cụ giám sát nhân viên ghi lại tất cả việc sử dụng ứng dụng và gắn cờ các từ khóa cụ thể liên quan đến các hoạt động không tuân thủ. Hệ thống có thể chụp ảnh màn hình khi một nhân viên truy cập vào một ứng dụng email cá nhân hoặc một trang web chia sẻ tệp, tạo ra một hồ sơ có thể kiểm toán. Việc giám sát chủ động này giúp công ty tuân thủ các quy định như FINRA và GDPR, giảm đáng kể nguy cơ bị phạt tốn kém và tổn hại danh tiếng.
Tối ưu hóa hiệu suất của nhân viên tổng đài
Một giám sát viên trung tâm cuộc gọi nhận thấy thời gian xử lý trung bình (AHT) của nhóm giảm sút. Sử dụng công cụ giám sát nhân viên, họ phân tích dữ liệu sử dụng ứng dụng và phát hiện ra rằng các nhân viên đang dành quá nhiều thời gian để điều hướng giữa nhiều hệ thống phức tạp để tìm thông tin khách hàng. Dữ liệu cho thấy rõ ứng dụng nào đang gây ra sự chậm trễ lâu nhất. Với thông tin này, người giám sát làm việc với bộ phận CNTT để hợp lý hóa quy trình làm việc, tích hợp các hệ thống hoặc cung cấp đào tạo tốt hơn, điều này trực tiếp dẫn đến việc giảm AHT và tăng sự hài lòng của khách hàng.
Bảo vệ sở hữu trí tuệ khỏi các mối đe dọa nội bộ
Một công ty phát triển phần mềm cần bảo vệ mã nguồn độc quyền của mình. Đội ngũ bảo mật CNTT triển khai một giải pháp giám sát nhân viên có khả năng phát hiện mối đe dọa nội bộ. Công cụ được cấu hình để gửi cảnh báo thời gian thực nếu một nhân viên cố gắng sao chép một lượng lớn dữ liệu vào ổ USB, tải tệp lên dịch vụ lưu trữ đám mây trái phép hoặc truy cập kho mã ngoài giờ làm việc bình thường. Sự cảnh giác tự động này giúp ngăn chặn rò rỉ dữ liệu vô tình và hành vi trộm cắp độc hại, bảo vệ tài sản kỹ thuật số quý giá nhất của công ty.
Xác minh giờ làm việc có thể thanh toán của nhà thầu
Một công ty kỹ thuật số làm việc với một số nhà thiết kế và nhà phát triển tự do, những người tính phí theo giờ. Để đảm bảo việc lập hóa đơn chính xác và quản lý ngân sách dự án, công ty sử dụng một công cụ giám sát nhân viên có tính năng theo dõi thời gian. Công cụ này tự động ghi lại thời gian các nhà thầu dành cho các dự án được giao, chụp ảnh màn hình làm bằng chứng công việc. Điều này loại bỏ bảng chấm công thủ công, ngăn chặn tranh chấp thanh toán và cung cấp cho cả công ty và nhà thầu một hồ sơ minh bạch, có thể xác minh về tất cả công việc đã thực hiện, thúc đẩy mối quan hệ tin cậy.
Phân tích việc sử dụng phần mềm để quản lý tài sản CNTT
Một bộ phận CNTT chịu trách nhiệm quản lý hàng trăm giấy phép phần mềm trên toàn công ty, nhiều giấy phép có chi phí đăng ký cao. Họ sử dụng một công cụ giám sát nhân viên để theo dõi việc sử dụng ứng dụng trên tất cả các phòng ban. Sau 90 ngày phân tích, các báo cáo cho thấy một phần mềm quản lý dự án cao cấp chỉ được 20% nhân viên có giấy phép sử dụng tích cực. Dựa trên dữ liệu cụ thể này, người quản lý CNTT có thể phân bổ lại giấy phép cho những người cần chúng và hạ cấp gói đăng ký, dẫn đến tiết kiệm chi phí đáng kể mà không ảnh hưởng đến năng suất.