Globality
Globality es una plataforma impulsada por IA diseñada para grandes empresas con el fin de optimizar sus adquisiciones …
Globality es una plataforma impulsada por IA diseñada para grandes empresas con el fin de optimizar sus adquisiciones y gestión de gastos. Utiliza el abastecimiento autónomo y flujos de trabajo dirigidos por IA para proporcionar una visibilidad total sobre todos los gastos de la empresa, garantizando ahorros de costes significativos y mejorando los resultados empresariales. Con la confianza de las empresas del Global 2000, transforma las adquisiciones en un proceso más inteligente, eficiente y estratégico.
Wolters Kluwer ELM Solutions
Una plataforma de Gestión Legal Empresarial (ELM) impulsada por IA para departamentos legales corporativos. Agiliza la gestión de …
Una plataforma de Gestión Legal Empresarial (ELM) impulsada por IA para departamentos legales corporativos. Agiliza la gestión de asuntos, controla el gasto legal con facturación electrónica inteligente y proporciona información basada en datos para mitigar riesgos y optimizar las operaciones legales.
Acerca de Gestión de Gastos
Las herramientas de Gestión de Gastos son plataformas impulsadas por IA diseñadas para automatizar y optimizar todo el ciclo de vida de los gastos empresariales. Utilizan tecnologías como el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) para escanear recibos y el aprendizaje automático para la detección de anomalías, agilizando las aprobaciones y la entrada de datos. Esto proporciona a las organizaciones visibilidad en tiempo real de sus gastos, aplica automáticamente las políticas presupuestarias y descubre importantes oportunidades de ahorro. Como área especializada dentro de la IA Financiera, estas herramientas se centran en el control proactivo de los gastos antes de que se registren en los sistemas contables.
Funciones Clave
- Informes de Gastos Automatizados: Captura datos de recibos y facturas usando IA, categorizando gastos y rellenando informes automáticamente.
- Seguimiento de Presupuesto en Tiempo Real: Ofrece paneles en vivo que monitorean el gasto frente a los presupuestos departamentales o de proyectos, enviando alertas por posibles sobrecostos.
- Motor de Cumplimiento de Políticas: Señala automáticamente los gastos que violan las políticas de la empresa, como exceder los límites de gasto o proveedores no aprobados, antes del reembolso.
- Automatización del Procesamiento de Facturas: Agiliza el proceso de cuentas por pagar extrayendo datos de facturas, cotejándolos con órdenes de compra y dirigiéndolos para su aprobación.
- Análisis e Información de Gastos: Analiza los patrones de gasto para identificar tendencias, detectar posibles fraudes y sugerir áreas para la reducción de costos.
Casos de Uso
Estas herramientas son esenciales para equipos financieros, gerentes de departamento y empleados en empresas de todos los tamaños, especialmente aquellas con personal móvil o procesos de adquisición complejos. Por ejemplo, una firma de consultoría puede usar una plataforma de gestión de gastos para permitir que los consultores presenten gastos de viaje sobre la marcha, mientras los gerentes los aprueban desde sus dispositivos móviles, asegurando el cumplimiento de políticas y un reembolso rápido.
Cómo Elegir
Al seleccionar una herramienta de Gestión de Gastos, considere sus capacidades de integración con su software de contabilidad existente (p. ej., NetSuite, QuickBooks, SAP). Evalúe la facilidad de uso de su aplicación móvil para los empleados. Analice la flexibilidad de su motor de políticas para adaptarse a las reglas específicas de su empresa y la profundidad de sus análisis para proporcionar información financiera procesable.
Gestión de GastosEscenario de uso
Automatización del Reembolso de Gastos de Empleados
Un representante de ventas en un viaje de negocios usa su teléfono inteligente para capturar una foto del recibo de una comida. La herramienta de gestión de gastos con IA escanea instantáneamente el recibo usando OCR, extrae el proveedor, el monto y la fecha, lo clasifica como 'Comidas y Entretenimiento' y lo compara con el límite de gasto diario de la empresa. Luego, el gasto se agrega automáticamente a un informe y se envía para su aprobación. Este proceso elimina la entrada manual de datos, reduce errores y acorta el ciclo de reembolso de semanas a solo unos días.
Agilización de los Procesos de Facturas y Cuentas por Pagar
Un departamento de finanzas recibe cientos de facturas de proveedores semanalmente por correo electrónico. Una plataforma de gestión de gastos con IA ingiere automáticamente estas facturas, utiliza IA para extraer datos clave como el número de factura, el número de orden de compra y los detalles de las líneas de pedido, y realiza una conciliación a tres vías con la orden de compra y la nota de recepción de mercancías. Si todo coincide, la factura se envía para la aprobación del pago. Esta automatización reduce el tiempo de procesamiento manual en más del 80%, minimiza el riesgo de pagos duplicados y permite a la empresa aprovechar los descuentos por pronto pago.
Aplicación del Control Presupuestario en Tiempo Real para Jefes de Departamento
Un gerente de marketing está planeando una nueva campaña con un presupuesto fijo. Usando la plataforma de gestión de gastos, puede ver los gastos comprometidos y reales de su departamento en tiempo real. Antes de aprobar una nueva suscripción de software o una gran compra de anuncios, puede consultar el panel para ver el impacto inmediato en su presupuesto restante. El sistema también envía alertas automáticas cuando el gasto alcanza el 75% y el 90% del presupuesto, lo que permite ajustes proactivos y evita gastos excesivos inesperados al final del trimestre.
Gestión de Tarjetas Corporativas y Simplificación de la Conciliación
Un administrador de TI emite tarjetas corporativas virtuales a los empleados para suscripciones en línea específicas, estableciendo límites de gasto y fechas de vencimiento directamente en la plataforma. A medida que ocurren las transacciones, se categorizan automáticamente y se solicita a los empleados a través de una notificación móvil que carguen un recibo. Esto elimina la necesidad de una conciliación manual de largos extractos de tarjetas de crédito al final del mes. El equipo de finanzas obtiene una visibilidad completa del gasto con tarjeta a medida que ocurre, reduciendo el riesgo de compras no autorizadas y fraude.
Identificación de Oportunidades de Ahorro con Análisis de Gastos
Un oficial de adquisiciones utiliza el panel de análisis de la herramienta de gestión de gastos para revisar las suscripciones de software de toda la empresa. El análisis impulsado por IA revela que tres departamentos diferentes están pagando licencias separadas para la misma herramienta de gestión de proyectos, lo que resulta en un gasto redundante. El panel también destaca los 10 principales proveedores por gasto, lo que permite al oficial consolidar compras y negociar descuentos por volumen. Estas percepciones basadas en datos permiten a la empresa reducir costos estratégicamente sin afectar las operaciones.
Garantizar la Preparación para Auditorías y el Cumplimiento de Políticas
Un equipo de auditoría interna se prepara para una revisión trimestral. En lugar de muestrear manualmente recibos en papel y hojas de cálculo, utilizan la plataforma de gestión de gastos para acceder a un rastro de auditoría completo y digitalizado para cada transacción. La IA del sistema marca automáticamente las transacciones de alto riesgo, como envíos de gastos duplicados o gastos de proveedores no aprobados. Esto permite que el equipo de auditoría centre sus esfuerzos en las excepciones, reduciendo significativamente el tiempo de preparación de la auditoría y asegurando que la empresa cumpla siempre con las políticas internas y las regulaciones externas.