Popular Tự động hóa quy trình AI tools in Trí tuệ nhân tạo include Flowdrop, helping you work more efficiently.
Flowdrop là một công cụ xây dựng quy trình làm việc không cần mã, được hỗ trợ bởi AI, dành cho những người không chuyên về lập trình, cho phép triển khai nhanh chóng các tự động hóa sản xuất trong vòng chưa đầy năm phút. Nó đơn giản hóa các tác vụ phức tạp thông qua các công cụ trực quan và AI đàm thoại, giúp việc tự động hóa trở nên dễ dàng và dễ tiếp cận cho cá nhân và nhóm.
Tự động hóa quy trìnhCông cụ Tự động hóa quy trình là một loại phần mềm được hỗ trợ bởi AI, được thiết kế để thực thi các quy trình công việc kinh doanh phức tạp, nhiều bước với sự can thiệp tối thiểu của con người. Chúng tận dụng các công nghệ như Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA), học máy và tích hợp API để kết nối các hệ thống khác nhau và tự động hóa các chuỗi nhiệm vụ. Giá trị chính của các công cụ này là hợp lý hóa các hoạt động lặp đi lặp lại, dựa trên quy tắc, giúp tăng đáng kể hiệu quả, giảm lỗi của con người và cho phép nhân viên tập trung vào công việc mang tính chiến lược, giá trị cao hơn. Chúng hoạt động như một lực lượng lao động kỹ thuật số có thể hoạt động 24/7 trên nhiều phòng ban khác nhau như tài chính, nhân sự và CNTT.
Tự động hóa quy trình được áp dụng rộng rãi trong các ngành có khối lượng lớn các nhiệm vụ được tiêu chuẩn hóa. Trong lĩnh vực tài chính, nó được sử dụng để tự động hóa việc xử lý hóa đơn và đối chiếu tài chính. Các phòng Nhân sự sử dụng nó để hợp lý hóa quy trình tuyển dụng và cho thôi việc của nhân viên. Trong dịch vụ khách hàng, nó tự động hóa việc định tuyến phiếu yêu cầu và tạo phản hồi, trong khi các hoạt động CNTT dựa vào nó để cấp phép người dùng và giám sát hệ thống.
Khi chọn một công cụ Tự động hóa quy trình, trước tiên hãy đánh giá khả năng tích hợp của nó để đảm bảo nó kết nối được với hệ thống phần mềm hiện có của bạn. Hãy xem xét tính dễ sử dụng của nền tảng—liệu bạn cần một giải pháp không cần mã cho người dùng doanh nghiệp hay một nền tảng mạnh mẽ hơn cho các nhà phát triển. Đánh giá khả năng mở rộng của nó để xử lý khối lượng giao dịch và độ phức tạp ngày càng tăng. Cuối cùng, hãy kiểm tra các tính năng AI cụ thể được cung cấp, chẳng hạn như hiểu tài liệu hoặc phân tích dự đoán, để đảm bảo chúng phù hợp với mục tiêu tự động hóa cụ thể của bạn.
Một chuyên viên Kế toán phải trả thường dành hàng giờ để nhập dữ liệu thủ công từ hóa đơn PDF vào hệ thống ERP, đối chiếu chúng với đơn đặt hàng và chuyển tiếp để phê duyệt. Một công cụ Tự động hóa quy trình có thể hợp lý hóa hoàn toàn việc này. Công cụ tự động lấy hóa đơn từ hộp thư email, sử dụng OCR được hỗ trợ bởi AI để trích xuất dữ liệu chính như tên nhà cung cấp, số hóa đơn và số tiền. Sau đó, nó xác thực dữ liệu này với đơn đặt hàng trong hệ thống ERP. Nếu mọi thứ khớp, nó sẽ chuyển hóa đơn đến người quản lý được chỉ định để phê duyệt qua Slack hoặc email, giúp giảm đáng kể thời gian xử lý từ vài phút xuống còn vài giây cho mỗi hóa đơn và giảm thiểu rủi ro bị phạt do thanh toán chậm.
Đối với các phòng nhân sự, việc tiếp nhận một nhân viên mới bao gồm một loạt các nhiệm vụ lặp đi lặp lại: tạo tài khoản, gửi tài liệu chào mừng và lên lịch các cuộc họp định hướng. Một quy trình tự động hóa có thể được kích hoạt ngay khi một ứng viên được đánh dấu là 'đã được tuyển dụng' trong Hệ thống theo dõi ứng viên (ATS). Công cụ sau đó sẽ tự động tạo tài khoản người dùng trong các hệ thống CNTT (như Google Workspace hoặc Office 365), gửi email chào mừng được cá nhân hóa kèm theo các tài liệu cần thiết và thêm nhân viên mới vào một lộ trình hội nhập được xác định trước trong HRIS. Điều này đảm bảo trải nghiệm nhất quán, không có lỗi cho mọi nhân viên mới và giải phóng nhân viên nhân sự để tập trung vào các khía cạnh con người của quá trình hội nhập.
Các nhóm hỗ trợ khách hàng nhận hàng trăm phiếu yêu cầu mỗi ngày cần được phân loại và giao cho nhân viên phù hợp. Thực hiện thủ công việc này rất chậm và dễ xảy ra lỗi. Một công cụ tự động hóa quy trình được tích hợp với hệ thống trợ giúp như Zendesk hoặc Jira có thể sử dụng Xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) để phân tích nội dung của mỗi phiếu yêu cầu mới. Nó xác định từ khóa, cảm xúc và mức độ khẩn cấp để tự động phân loại phiếu yêu cầu (ví dụ: 'Yêu cầu thanh toán', 'Lỗi kỹ thuật') và giao cho nhân viên hoặc nhóm có chuyên môn liên quan. Điều này đảm bảo thời gian phản hồi nhanh hơn, cải thiện sự hài lòng của khách hàng và cho phép các nhà quản lý hỗ trợ tập trung vào phân tích hiệu suất thay vì phân loại thủ công.
Một nhóm marketing cần nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng từ nhiều kênh khác nhau. Thay vì gửi email theo dõi thủ công, một công cụ tự động hóa quy trình có thể kết nối biểu mẫu thu thập khách hàng tiềm năng của trang web với CRM và nền tảng email marketing. Khi một khách hàng tiềm năng mới tải xuống một cuốn sách điện tử, một quy trình làm việc sẽ được kích hoạt. Công cụ sẽ thêm khách hàng tiềm năng vào CRM với thẻ thích hợp, đợi hai ngày, sau đó gửi một email theo dõi được cá nhân hóa. Nếu khách hàng tiềm năng nhấp vào một liên kết trong email, họ sẽ được thêm vào một chuỗi nuôi dưỡng được nhắm mục tiêu hơn. Nếu họ không tương tác sau một tuần, một nhiệm vụ sẽ được tạo ra để một đại diện bán hàng gọi điện. Điều này đảm bảo giao tiếp kịp thời và phù hợp với mọi khách hàng tiềm năng, tăng tỷ lệ chuyển đổi.
Các quản trị viên CNTT liên tục quản lý các yêu cầu truy cập của người dùng cho nhân viên mới, thăng chức và nghỉ việc. Quy trình thủ công này tốn thời gian và gây ra rủi ro bảo mật. Tự động hóa quy trình có thể tích hợp HRIS với các công cụ quản lý dịch vụ CNTT như Active Directory. Khi trạng thái của một nhân viên thay đổi trong hệ thống nhân sự (ví dụ: 'Đã chấm dứt hợp đồng'), một quy trình làm việc sẽ tự động hủy cấp phép truy cập của họ vào tất cả các ứng dụng được kết nối, thu hồi quyền truy cập VPN và lưu trữ tài khoản email của họ. Đối với nhân viên mới, nó tự động cấp phép truy cập dựa trên vai trò và phòng ban của họ. Điều này tăng cường bảo mật bằng cách đảm bảo quyền truy cập được thu hồi kịp thời và giảm khối lượng công việc thủ công cho nhóm CNTT.
Một người quản lý thương mại điện tử điều hành các cửa hàng trên nhiều nền tảng (ví dụ: Shopify, Amazon, Etsy) cần giữ cho dữ liệu tồn kho và đơn hàng nhất quán. Việc cập nhật thủ công từng nền tảng là không hiệu quả. Một công cụ tự động hóa quy trình có thể hoạt động như một trung tâm. Khi một giao dịch bán hàng xảy ra trên Amazon, công cụ sẽ tự động giảm số lượng tồn kho của sản phẩm đó trên Shopify và Etsy. Khi một sản phẩm mới được thêm vào Shopify, quy trình làm việc sẽ tự động tạo một danh sách tương ứng trên các nền tảng khác, lấy mô tả và hình ảnh sản phẩm. Điều này đảm bảo tính chính xác của dữ liệu trên tất cả các kênh, ngăn chặn việc bán quá mức và tiết kiệm cho người quản lý hàng giờ làm việc nhập dữ liệu lặp đi lặp lại.
Tự động hóa quy trình bằng AI đề cập đến việc sử dụng các công cụ phần mềm được trang bị trí tuệ nhân tạo để tự động hóa các quy trình công việc kinh doanh phức tạp, từ đầu đến cuối. Không giống như tự động hóa tác vụ đơn giản, các công cụ này có thể xử lý dữ liệu phi cấu trúc (như văn bản từ email hoặc PDF), đưa ra quyết định dựa trên các mẫu đã học và tương tác với nhiều ứng dụng để hoàn thành một quy trình. Chúng kết hợp các công nghệ như Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA), học máy (ML) và Xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) để tạo ra một lực lượng lao động kỹ thuật số thông minh và dễ thích ứng hơn.
Khi chọn một công cụ Tự động hóa quy trình, hãy xem xét các yếu tố chính sau:
Sự khác biệt chính nằm ở phạm vi và độ phức tạp. Tự động hóa tác vụ tập trung vào một hành động đơn lẻ, đơn giản, lặp đi lặp lại, như lên lịch một bài đăng trên mạng xã hội hoặc gửi một email trả lời soạn sẵn. Tự động hóa quy trình điều phối một chuỗi nhiều tác vụ trên các ứng dụng khác nhau để hoàn thành toàn bộ một quy trình công việc từ đầu đến cuối. Ví dụ, tự động hóa toàn bộ quy trình hội nhập nhân viên—từ việc tạo tài khoản đến gửi tài liệu và lên lịch các cuộc họp—là tự động hóa quy trình, trong khi chỉ tự động hóa việc gửi một email chào mừng là tự động hóa tác vụ.
Các chức năng cốt lõi thường bao gồm:
Hầu như bất kỳ bộ phận nào có các quy trình kỹ thuật số lặp đi lặp lại đều có thể hưởng lợi. Người dùng chính bao gồm:
Về cơ bản, nếu một quy trình làm việc liên quan đến việc di chuyển dữ liệu giữa các ứng dụng khác nhau dựa trên một bộ quy tắc, thì đó là một ứng cử viên sáng giá cho việc tự động hóa quy trình.
