Tự động hóa Tốt nhất trong lĩnh vực 2 cái Tự động hóa quy trình bằng robot Công cụ AI

Một nhân viên phòng tài chính thường xuyên xử lý hàng trăm hóa đơn nhận được qua email dưới dạng PDF. Bằng cách sử dụng công cụ RPA, họ xây dựng một bot giám sát hộp thư đến, mở từng tệp đính kèm PDF, trích xuất dữ liệu chính như số hóa đơn, ngày tháng và số tiền bằng OCR, sau đó tự động nhập thông tin này vào hệ thống ERP của công ty. Điều này loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công, giảm hơn 95% lỗi và rút ngắn chu kỳ xử lý hóa đơn từ vài ngày xuống còn vài phút, cho phép nhân viên tập trung vào việc xử lý các trường hợp ngoại lệ và quan hệ với nhà cung cấp.

Một chuyên viên nhân sự sử dụng bot RPA để tự động hóa quy trình hội nhập cho nhân viên mới. Khi thông tin chi tiết của nhân viên mới được nhập vào hệ thống nhân sự, bot sẽ được kích hoạt. Nó tự động tạo tài khoản người dùng trong các hệ thống khác nhau (email, phần mềm nội bộ, cổng thông tin phúc lợi), gửi email chào mừng được tiêu chuẩn hóa kèm theo các tài liệu cần thiết và lên lịch các buổi đào tạo ban đầu. Điều này đảm bảo trải nghiệm hội nhập nhất quán và không có lỗi, giảm gánh nặng hành chính cho nhân viên nhân sự lên đến 80% và cho phép nhân viên mới làm việc hiệu quả nhanh hơn.

Một người quản lý vận hành cần một báo cáo hàng ngày được tổng hợp từ ba hệ thống khác nhau: CRM, cơ sở dữ liệu bán hàng và nền tảng phân tích web. Một bot RPA được lên lịch để chạy vào mỗi buổi sáng. Nó đăng nhập vào từng hệ thống, điều hướng đến các báo cáo chính xác, xuất dữ liệu ra Excel, hợp nhất thông tin vào một bảng tính tổng thể duy nhất và gửi báo cáo cuối cùng qua email cho đội ngũ quản lý. Quá trình này, trước đây mất một giờ làm việc thủ công, giờ đây được hoàn thành tự động trong năm phút trước khi bắt đầu ngày làm việc, đảm bảo dữ liệu kịp thời và chính xác để ra quyết định.

Trong quá trình nâng cấp hệ thống, một nhóm CNTT cần chuyển hàng nghìn hồ sơ khách hàng từ một ứng dụng máy tính để bàn cũ không có API sang một CRM mới dựa trên đám mây. Một bot RPA được cấu hình để thực hiện việc di chuyển này. Bot sẽ mở ứng dụng cũ, sao chép dữ liệu một cách có hệ thống theo từng trường cho mỗi hồ sơ khách hàng, sau đó dán thông tin này vào các trường tương ứng trong giao diện web của CRM mới. Điều này tự động hóa một công việc rất tẻ nhạt và dễ xảy ra lỗi, đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu và hoàn thành việc di chuyển chỉ trong một phần nhỏ thời gian so với thực hiện thủ công.

Một nhân viên dịch vụ khách hàng xử lý các yêu cầu hỗ trợ từ nhiều kênh (email, trò chuyện, biểu mẫu web). Đối với mỗi yêu cầu, họ phải tạo một trường hợp theo cách thủ công trong CRM, sao chép và dán chi tiết khách hàng và mô tả vấn đề. Một bot RPA tự động hóa việc này bằng cách giám sát tất cả các kênh, trích xuất thông tin liên quan và tạo một trường hợp mới được phân loại đúng trong CRM. Điều này cho phép nhân viên tập trung ngay vào việc giải quyết vấn đề của khách hàng thay vì các công việc hành chính, cải thiện thời gian phản hồi và sự hài lòng chung của khách hàng.

Một quản trị viên CNTT chịu trách nhiệm đảm bảo các máy chủ quan trọng hoạt động tối ưu. Họ cấu hình một bot RPA để thực hiện kiểm tra tình trạng hàng giờ. Bot đăng nhập vào từng máy chủ, kiểm tra việc sử dụng CPU và bộ nhớ, xác minh rằng các dịch vụ chính đang chạy và ghi lại kết quả vào một bảng điều khiển trung tâm. Nếu bất kỳ chỉ số nào vượt quá ngưỡng được xác định trước, bot sẽ tự động tạo một phiếu yêu cầu ưu tiên cao trong hệ thống quản lý dịch vụ CNTT và gửi cảnh báo cho kỹ sư trực. Việc giám sát chủ động này giúp ngăn chặn sự cố hệ thống và tự động hóa một nhiệm vụ vận hành CNTT thường xuyên nhưng rất quan trọng.