Best 1 Phải trả và Phải thu AI tools for Kinh doanh

Một nhân viên tài chính tại một công ty sản xuất cỡ vừa có nhiệm vụ xử lý hơn 500 hóa đơn nhà cung cấp mỗi tháng. Thay vì nhập dữ liệu thủ công từ mỗi hóa đơn PDF vào hệ thống ERP, họ sử dụng một công cụ AI cho Khoản phải trả. Công cụ này tự động lấy hóa đơn từ hộp thư email, sử dụng OCR để trích xuất thông tin chính như tên nhà cung cấp, số hóa đơn, số tiền và các mục hàng, sau đó chuyển chúng qua một quy trình phê duyệt kỹ thuật số được xác định trước. Điều này giúp giảm thời gian xử lý mỗi hóa đơn từ 10 phút xuống dưới một phút, giảm thiểu phí thanh toán trễ và cho phép nhân viên tập trung vào việc giải quyết các trường hợp ngoại lệ.

Một công ty SaaS muốn giảm Số ngày phải thu bình quân (DSO). Họ triển khai một công cụ AI cho Khoản phải thu để tự động hóa quy trình thu nợ. Hệ thống tự động gửi các lời nhắc thanh toán thân thiện trước ngày đến hạn, thông báo chính thức vào ngày đến hạn và một chuỗi email nhắc nợ cho các hóa đơn quá hạn. AI thậm chí có thể phân tích lịch sử thanh toán của khách hàng để dự đoán các khoản thanh toán trễ và đề xuất một chiến lược giao tiếp tùy chỉnh. Cách tiếp cận chủ động này giúp cải thiện tỷ lệ thanh toán đúng hạn lên 30% và giảm đáng kể công sức thủ công cần thiết từ đội ngũ kế toán phải thu.

Một chuyên viên kế toán phải trả tại một chuỗi bán lẻ lớn phải xử lý hàng nghìn hóa đơn cần được đối chiếu với đơn đặt hàng (PO) và phiếu nhập kho (GRN). Bằng cách sử dụng hệ thống AP được hỗ trợ bởi AI, quy trình đối chiếu ba chiều này được tự động hóa. Hệ thống sẽ so sánh kỹ thuật số các chi tiết hóa đơn với PO và GRN tương ứng, kiểm tra sự khác biệt về số lượng mặt hàng, giá cả và điều khoản. Nó tự động phê duyệt các trường hợp khớp và chỉ đánh dấu các trường hợp ngoại lệ để xem xét thủ công. Điều này giúp ngăn chặn việc thanh toán thừa, phát hiện gian lận tiềm ẩn và đảm bảo tuân thủ các chính sách mua hàng, đồng thời tiết kiệm hàng trăm giờ làm việc thủ công.

Giám đốc tài chính của một công ty khởi nghiệp công nghệ đang phát triển cần một cái nhìn rõ ràng, cập nhật từng phút về tình hình tiền mặt của công ty. Bằng cách tích hợp công cụ AI AP/AR của họ với tài khoản ngân hàng và hệ thống kế toán, họ có được một bảng điều khiển thời gian thực. Bảng điều khiển này trực quan hóa lượng tiền mặt hiện có, các khoản phải trả sắp tới và các khoản phải thu dự kiến. AI cũng cung cấp dự báo dòng tiền trong 30-60-90 ngày dựa trên hành vi thanh toán lịch sử và các giao dịch đã lên lịch. Điều này cho phép CFO đưa ra các quyết định sáng suốt hơn về đầu tư, tuyển dụng và quản lý vốn lưu động, chuyển từ quản lý tài chính bị động sang cách tiếp cận chủ động, chiến lược.

Một công ty kế toán quản lý sổ sách cho hàng chục khách hàng doanh nghiệp nhỏ. Quy trình đối chiếu ngân hàng hàng tháng tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót. Bằng cách triển khai nền tảng AI AP/AR, họ có thể kết nối nguồn cấp dữ liệu ngân hàng của mỗi khách hàng trực tiếp với hệ thống. AI tự động khớp các giao dịch từ sao kê ngân hàng với các bút toán trong sổ cái, đối chiếu hàng trăm dòng trong vài phút. Nó thông minh đề xuất các kết quả khớp cho các giao dịch phức tạp và đánh dấu bất kỳ sự khác biệt thực sự nào để kế toán viên xem xét, giảm thời gian đối chiếu hơn 80% và đảm bảo độ chính xác cao hơn trong báo cáo tài chính.

Một công ty thương mại điện tử đa quốc gia làm việc với các nhà cung cấp và khách hàng trên khắp các quốc gia khác nhau. Đội ngũ tài chính của họ sử dụng nền tảng AI AP/AR để quản lý các giao dịch bằng nhiều loại tiền tệ. Khi một hóa đơn của nhà cung cấp đến bằng EUR, hệ thống sẽ tự động chuyển đổi nó sang đơn vị tiền tệ cơ sở của công ty (USD) bằng cách sử dụng tỷ giá hối đoái thời gian thực để kế toán chính xác. Đối với các khoản thanh toán của khách hàng, nó tạo điều kiện thu tiền thông qua các cổng thanh toán quốc tế khác nhau. Điều này tập trung hóa các hoạt động tài chính toàn cầu, giảm sự phức tạp của việc quản lý tiền tệ và đảm bảo tuân thủ các quy định thuế khu vực khác nhau, tất cả trong một nền tảng duy nhất.