Popular SaaS-Management AI tools in IT-Management include allowly, helping you work more efficiently.
Eine KI-gestützte Governance-Plattform, die es Unternehmen ermöglicht, den Mitarbeiterzugriff auf KI- und SaaS-Anwendungen sicher zu verwalten und zu steuern, um Schatten-IT zu verhindern und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.
SaaS-ManagementSaaS-Management-Tools sind spezialisierte Plattformen, die dazu dienen, das gesamte Portfolio an Software-as-a-Service (SaaS)-Anwendungen einer Organisation zu entdecken, zu verwalten, zu sichern und zu optimieren. Durch die Integration mit Finanz-, Identitäts- und HR-Systemen bieten diese Tools ein zentrales Dashboard zur Verfolgung der Anwendungsnutzung, zur Verwaltung von Lizenzen und zur Kontrolle der Ausgaben. Sie sind unerlässlich, um Schatten-IT zu bekämpfen, redundante Softwarekosten zu senken und die Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien zu gewährleisten. Als kritischer Bestandteil des modernen IT-Managements bieten sie tiefe Einblicke in Echtzeit, die speziell auf die dynamische Natur cloudbasierter Software zugeschnitten sind.
SaaS-Management-Plattformen werden hauptsächlich von IT-, Finanz- und Sicherheitsteams in mittleren bis großen Unternehmen eingesetzt. Sie sind entscheidend für Organisationen, die ein schnelles Wachstum bei der SaaS-Einführung verzeichnen, die Kontrolle über dezentrale Softwarekäufe erlangen möchten und Unternehmen, die sich auf Sicherheits- oder Finanzprüfungen vorbereiten müssen, indem sie ein vollständiges und genaues Softwareinventar führen.
Bei der Auswahl eines SaaS-Management-Tools sollten Sie dessen Integrationsfähigkeiten mit Ihren bestehenden Systemen (z. B. Okta, Azure AD, NetSuite) berücksichtigen. Bewerten Sie die Genauigkeit und die Methoden seiner Anwendungserkennungs-Engine. Beurteilen Sie die Tiefe seiner Analysen zur Nutzung und zu den Ausgaben und prüfen Sie die Leistungsfähigkeit seiner Automatisierungsfunktionen zur Verwaltung des Benutzerlebenszyklus. Stellen Sie schließlich sicher, dass die Plattform mit dem Wachstum Ihrer Organisation in Bezug auf Benutzer und Anwendungen skalieren kann.
Ein IT-Sicherheitsmanager in einem schnell wachsenden Technologieunternehmen stellt fest, dass Mitarbeiter nicht genehmigte Apps verwenden, was zu potenziellen Datenlecks führt. Mithilfe einer SaaS-Management-Plattform initiiert er einen Discovery-Scan, der sich in die Single-Sign-On- (SSO) und Ausgabensysteme des Unternehmens integriert. Die Plattform markiert automatisch Dutzende von nicht genehmigten Tools. Der Manager kann dann das Risiko jeder Anwendung bewerten, einen formellen Überprüfungsprozess für notwendige Tools starten und risikoreiche Anwendungen blockieren, wodurch die Angriffsfläche des Unternehmens erheblich reduziert und die Daten-Governance sichergestellt wird.
Ein Finanzcontroller hat die Aufgabe, das eskalierende Softwarebudget eines Unternehmens zu reduzieren. Er verwendet das Analyse-Dashboard des SaaS-Management-Tools, um Ausgabentrends anzuzeigen. Das Tool zeigt, dass drei verschiedene Abteilungen separate Abonnements für ähnliche Projektmanagement-Tools bezahlen. Es identifiziert auch 50 inaktive Lizenzen für eine Premium-Design-Software. Durch die Konsolidierung der Projektmanagement-Tools in einem einzigen Unternehmensplan und die Aufhebung der Bereitstellung der inaktiven Lizenzen erzielt der Controller eine sofortige Reduzierung der monatlichen SaaS-Ausgaben um 20 %.
Ein IT-Betriebsteam hat Schwierigkeiten, den App-Zugriff für neue Mitarbeiter manuell bereitzustellen, was oft Tage dauert. Sie konfigurieren einen automatisierten Onboarding-Workflow in ihrer SaaS-Management-Plattform. Wenn die Personalabteilung nun einen neuen Mitarbeiter im HR-System markiert, erstellt die Plattform automatisch dessen Konten und gewährt Zugriff auf einen vordefinierten Satz von Anwendungen basierend auf seiner Rolle und Abteilung. Umgekehrt wird beim Offboarding mit einem einzigen Klick der Zugriff auf alle verbundenen Apps gleichzeitig widerrufen, wodurch Sicherheitsrisiken durch verbleibenden Zugriff beseitigt und dem IT-Team Stunden an manueller Arbeit pro Mitarbeiter erspart werden.
Ein Beschaffungsmanager verwendet Tabellenkalkulationen, um Hunderte von SaaS-Verlängerungsdaten zu verfolgen, und verpasst oft Verhandlungsfristen. Er migriert alle Vertragsdaten in eine SaaS-Management-Plattform. Die Plattform zentralisiert alle Dokumente, verfolgt wichtige Termine und sendet 90, 60 und 30 Tage vor Vertragsablauf automatische Benachrichtigungen. Sie liefert auch Nutzungsdaten für jedes Tool, was den Manager befähigt, mit klaren Beweisen für den Wert und die Nutzungsrate des Tools in Verlängerungsverhandlungen zu treten, was zu besseren Preisen und Konditionen führt.
Ein Compliance-Beauftragter bereitet sich auf ein SOC-2-Audit vor und muss überprüfen, ob alle Anwendungen, die Kundendaten verarbeiten, die Sicherheitsstandards erfüllen. Anstatt jeden Anbieter manuell zu überprüfen, verwendet er das Compliance-Modul der SaaS-Management-Plattform. Die Plattform bietet ein Dashboard, das den Compliance-Status (z. B. SOC 2, ISO 27001) jeder Anwendung in ihrem Inventar anzeigt. Er kann schnell einen Bericht über alle konformen und nicht konformen Anwendungen erstellen, was den Prüfern klare, zentralisierte Nachweise liefert und den Audit-Vorbereitungsprozess drastisch vereinfacht.
Ein Leiter der Marketingabteilung überschreitet aufgrund dezentraler Einkäufe durch Teammitglieder häufig sein Softwarebudget. Das IT-Team gewährt ihm Zugriff auf ein abteilungsspezifisches Dashboard innerhalb der SaaS-Management-Plattform. Dieses Dashboard zeigt alle aktiven Abonnements, deren Besitzer, Kosten und Verlängerungsdaten. Der Abteilungsleiter kann nun genau sehen, wohin das Budget fließt, neue Softwareanfragen über einen formellen Workflow genehmigen oder ablehnen und Mittel von wenig genutzten Tools auf kritischere umverteilen, was eine Kultur des Kostenbewusstseins fördert.
Eine SaaS-Management-Plattform ist eine zentralisierte Softwarelösung, die Organisationen dabei hilft, ihr gesamtes Portfolio an SaaS-Anwendungen zu entdecken, zu verwalten, zu optimieren und zu sichern. Ihr Hauptziel ist es, Transparenz und Kontrolle über SaaS-Ausgaben, -Nutzung und -Sicherheit zu schaffen. Zu den Hauptfunktionen gehören die automatische Identifizierung aller Apps (einschließlich Schatten-IT), die Verwaltung von Softwarelizenzen zur Reduzierung von Verschwendung, die Nachverfolgung von Ausgaben und die Sicherstellung, dass Anbieter Compliance-Standards erfüllen.
Um das richtige Tool auszuwählen, berücksichtigen Sie diese Faktoren:
IT-Asset-Management (ITAM) ist eine breite Praxis, die alle Technologie-Assets einer Organisation abdeckt, einschließlich Hardware, On-Premise-Software und Cloud-Infrastruktur. SaaS-Management ist ein spezialisierter Teilbereich von ITAM, der sich ausschließlich auf die einzigartigen Herausforderungen von SaaS-Anwendungen konzentriert. Während ITAM verfolgt, was Sie besitzen, verfolgt das SaaS-Management, was Sie abonnieren, und konzentriert sich auf dynamische Faktoren wie die Nutzung auf Benutzerebene, wiederkehrende Kosten, dezentrale Beschaffung (Schatten-IT) und Vertragsverlängerungen. Es bietet weitaus tiefere Echtzeit-Einblicke in Cloud-Software als herkömmliche ITAM-Tools.
„Schatten-IT“ bezeichnet jede Software oder Anwendung, die von Mitarbeitern ohne Wissen oder Genehmigung der IT-Abteilung verwendet wird. Diese Praxis birgt erhebliche Sicherheitsrisiken, Compliance-Lücken und unkontrollierte Ausgaben. SaaS-Management-Tools helfen, indem sie diese nicht verwalteten Anwendungen aktiv aufdecken. Sie scannen Spesenabrechnungen, analysieren den Netzwerkverkehr und integrieren sich mit Identitätsanbietern, um ein vollständiges Inventar aller Software zu erstellen und die Schatten-IT ans Licht zu bringen, damit sie ordnungsgemäß verwaltet, gesichert oder beseitigt werden kann.
Mehrere Abteilungen profitieren von einem SaaS-Management-Tool:
