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Eine KI-gestützte Governance-Plattform, die es Unternehmen ermöglicht, den Mitarbeiterzugriff auf KI- und SaaS-Anwendungen sicher zu verwalten und zu …
Eine KI-gestützte Governance-Plattform, die es Unternehmen ermöglicht, den Mitarbeiterzugriff auf KI- und SaaS-Anwendungen sicher zu verwalten und zu steuern, um Schatten-IT zu verhindern und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.
Über SaaS-Management
SaaS-Management-Tools sind spezialisierte Plattformen, die dazu dienen, das gesamte Portfolio an Software-as-a-Service (SaaS)-Anwendungen einer Organisation zu entdecken, zu verwalten, zu sichern und zu optimieren. Durch die Integration mit Finanz-, Identitäts- und HR-Systemen bieten diese Tools ein zentrales Dashboard zur Verfolgung der Anwendungsnutzung, zur Verwaltung von Lizenzen und zur Kontrolle der Ausgaben. Sie sind unerlässlich, um Schatten-IT zu bekämpfen, redundante Softwarekosten zu senken und die Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien zu gewährleisten. Als kritischer Bestandteil des modernen IT-Managements bieten sie tiefe Einblicke in Echtzeit, die speziell auf die dynamische Natur cloudbasierter Software zugeschnitten sind.
Kernfunktionen
- SaaS-Erkennung: Identifiziert automatisch alle genutzten SaaS-Anwendungen, einschließlich nicht genehmigter „Schatten-IT“, durch Integrationen und Datenanalyse.
- Lizenzmanagement: Verfolgt die Lizenzvergabe, überwacht die Benutzeraktivität und hilft, ungenutzte oder unterausgelastete Lizenzen zur Kostenoptimierung zurückzugewinnen.
- Ausgabenoptimierung: Bietet detaillierte Analysen zu SaaS-Ausgaben nach Abteilung, Benutzer oder Anwendung und zeigt Bereiche für Kosteneinsparungen auf.
- Sicherheit & Compliance: Bewertet das Anbieterrisiko, überwacht Sicherheitsfehlkonfigurationen und hilft bei der Durchsetzung von Standards wie DSGVO oder SOC 2.
- Automatisierte Workflows: Optimiert das Management des Benutzerlebenszyklus, z. B. durch automatisches Bereitstellen und Entziehen des App-Zugriffs beim Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern.
Anwendungsfälle
SaaS-Management-Plattformen werden hauptsächlich von IT-, Finanz- und Sicherheitsteams in mittleren bis großen Unternehmen eingesetzt. Sie sind entscheidend für Organisationen, die ein schnelles Wachstum bei der SaaS-Einführung verzeichnen, die Kontrolle über dezentrale Softwarekäufe erlangen möchten und Unternehmen, die sich auf Sicherheits- oder Finanzprüfungen vorbereiten müssen, indem sie ein vollständiges und genaues Softwareinventar führen.
Wie man wählt
Bei der Auswahl eines SaaS-Management-Tools sollten Sie dessen Integrationsfähigkeiten mit Ihren bestehenden Systemen (z. B. Okta, Azure AD, NetSuite) berücksichtigen. Bewerten Sie die Genauigkeit und die Methoden seiner Anwendungserkennungs-Engine. Beurteilen Sie die Tiefe seiner Analysen zur Nutzung und zu den Ausgaben und prüfen Sie die Leistungsfähigkeit seiner Automatisierungsfunktionen zur Verwaltung des Benutzerlebenszyklus. Stellen Sie schließlich sicher, dass die Plattform mit dem Wachstum Ihrer Organisation in Bezug auf Benutzer und Anwendungen skalieren kann.
SaaS-ManagementAnwendungsfälle
Kontrolle von Schatten-IT und Reduzierung von Sicherheitsrisiken
Ein IT-Sicherheitsmanager in einem schnell wachsenden Technologieunternehmen stellt fest, dass Mitarbeiter nicht genehmigte Apps verwenden, was zu potenziellen Datenlecks führt. Mithilfe einer SaaS-Management-Plattform initiiert er einen Discovery-Scan, der sich in die Single-Sign-On- (SSO) und Ausgabensysteme des Unternehmens integriert. Die Plattform markiert automatisch Dutzende von nicht genehmigten Tools. Der Manager kann dann das Risiko jeder Anwendung bewerten, einen formellen Überprüfungsprozess für notwendige Tools starten und risikoreiche Anwendungen blockieren, wodurch die Angriffsfläche des Unternehmens erheblich reduziert und die Daten-Governance sichergestellt wird.
Optimierung der SaaS-Ausgaben und Beseitigung von Redundanzen
Ein Finanzcontroller hat die Aufgabe, das eskalierende Softwarebudget eines Unternehmens zu reduzieren. Er verwendet das Analyse-Dashboard des SaaS-Management-Tools, um Ausgabentrends anzuzeigen. Das Tool zeigt, dass drei verschiedene Abteilungen separate Abonnements für ähnliche Projektmanagement-Tools bezahlen. Es identifiziert auch 50 inaktive Lizenzen für eine Premium-Design-Software. Durch die Konsolidierung der Projektmanagement-Tools in einem einzigen Unternehmensplan und die Aufhebung der Bereitstellung der inaktiven Lizenzen erzielt der Controller eine sofortige Reduzierung der monatlichen SaaS-Ausgaben um 20 %.
Automatisierung des Onboardings und Offboardings von Mitarbeitern
Ein IT-Betriebsteam hat Schwierigkeiten, den App-Zugriff für neue Mitarbeiter manuell bereitzustellen, was oft Tage dauert. Sie konfigurieren einen automatisierten Onboarding-Workflow in ihrer SaaS-Management-Plattform. Wenn die Personalabteilung nun einen neuen Mitarbeiter im HR-System markiert, erstellt die Plattform automatisch dessen Konten und gewährt Zugriff auf einen vordefinierten Satz von Anwendungen basierend auf seiner Rolle und Abteilung. Umgekehrt wird beim Offboarding mit einem einzigen Klick der Zugriff auf alle verbundenen Apps gleichzeitig widerrufen, wodurch Sicherheitsrisiken durch verbleibenden Zugriff beseitigt und dem IT-Team Stunden an manueller Arbeit pro Mitarbeiter erspart werden.
Optimierung des Lieferanten- und Vertragsmanagements
Ein Beschaffungsmanager verwendet Tabellenkalkulationen, um Hunderte von SaaS-Verlängerungsdaten zu verfolgen, und verpasst oft Verhandlungsfristen. Er migriert alle Vertragsdaten in eine SaaS-Management-Plattform. Die Plattform zentralisiert alle Dokumente, verfolgt wichtige Termine und sendet 90, 60 und 30 Tage vor Vertragsablauf automatische Benachrichtigungen. Sie liefert auch Nutzungsdaten für jedes Tool, was den Manager befähigt, mit klaren Beweisen für den Wert und die Nutzungsrate des Tools in Verlängerungsverhandlungen zu treten, was zu besseren Preisen und Konditionen führt.
Sicherstellung der SaaS-Compliance für Audits
Ein Compliance-Beauftragter bereitet sich auf ein SOC-2-Audit vor und muss überprüfen, ob alle Anwendungen, die Kundendaten verarbeiten, die Sicherheitsstandards erfüllen. Anstatt jeden Anbieter manuell zu überprüfen, verwendet er das Compliance-Modul der SaaS-Management-Plattform. Die Plattform bietet ein Dashboard, das den Compliance-Status (z. B. SOC 2, ISO 27001) jeder Anwendung in ihrem Inventar anzeigt. Er kann schnell einen Bericht über alle konformen und nicht konformen Anwendungen erstellen, was den Prüfern klare, zentralisierte Nachweise liefert und den Audit-Vorbereitungsprozess drastisch vereinfacht.
Abteilungen mit Budgettransparenz ausstatten
Ein Leiter der Marketingabteilung überschreitet aufgrund dezentraler Einkäufe durch Teammitglieder häufig sein Softwarebudget. Das IT-Team gewährt ihm Zugriff auf ein abteilungsspezifisches Dashboard innerhalb der SaaS-Management-Plattform. Dieses Dashboard zeigt alle aktiven Abonnements, deren Besitzer, Kosten und Verlängerungsdaten. Der Abteilungsleiter kann nun genau sehen, wohin das Budget fließt, neue Softwareanfragen über einen formellen Workflow genehmigen oder ablehnen und Mittel von wenig genutzten Tools auf kritischere umverteilen, was eine Kultur des Kostenbewusstseins fördert.