HelloSign

HelloSign, jetzt bekannt als Dropbox Sign, ist eine leistungsstarke und benutzerfreundliche Plattform für elektronische Signaturen, die entwickelt wurde, um Dokumenten-Workflows für Unternehmen jeder Größe zu optimieren. Nach der Übernahme durch Dropbox integriert es sich nahtlos in moderne Arbeitsumgebungen und ermöglicht es Benutzern, rechtsverbindliche Signaturen online zu senden, zu empfangen und zu verwalten. Die Plattform macht das Drucken, Scannen und Faxen überflüssig und beschleunigt die Bearbeitungszeiten von Vereinbarungen erheblich, von Verkaufsverträgen und HR-Formularen bis hin zu rechtlichen Vereinbarungen und NDAs. Sie legt Wert auf Sicherheit und Compliance und stellt sicher, dass jedes unterzeichnete Dokument manipulationssicher ist und durch einen umfassenden Audit-Trail gestützt wird.

Wie man HelloSign verwendet

Die Verwendung von HelloSign ist ein intuitiver Prozess, der auf Effizienz ausgelegt ist:

1. Konto erstellen: Registrieren Sie sich für ein kostenloses Konto, das drei Signaturanfragen pro Monat ermöglicht, oder starten Sie eine 30-tägige kostenlose Testversion eines kostenpflichtigen Plans, um auf erweiterte Funktionen zuzugreifen.
2. Dokument hochladen: Laden Sie das zu unterzeichnende Dokument (z. B. PDF, Word, Excel) direkt von Ihrem Computer oder aus Cloud-Speicherdiensten wie Dropbox, Google Drive oder OneDrive hoch.
3. Dokument vorbereiten: Verwenden Sie den einfachen Drag-and-Drop-Editor, um die erforderlichen Felder auf dem Dokument zu platzieren. Dazu gehören Signaturblöcke, Initialen, Textfelder, Kontrollkästchen und Datumsfelder. Sie können diese Felder bestimmten Unterzeichnern zuweisen.
4. Zur Signatur senden: Fügen Sie die E-Mail-Adressen der Unterzeichner hinzu und passen Sie die Nachricht an, die sie erhalten werden. Klicken Sie auf 'Zur Signatur senden'.
5. Unterzeichnen und verfolgen: Die Unterzeichner erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link zum Dokument. Sie können auf jedem Gerät (Computer, Tablet oder Smartphone) einfach unterschreiben, ohne ein HelloSign-Konto erstellen zu müssen. Sie können den Status des Dokuments in Echtzeit verfolgen und sehen, wer es angesehen und wer unterschrieben hat.
6. Sicher speichern: Sobald alle Parteien unterschrieben haben, erhält jeder eine endgültige, rechtsverbindliche Kopie per E-Mail. Das Dokument wird zusammen mit seinem nicht bearbeitbaren Audit-Trail sicher in Ihrem HelloSign-Konto gespeichert.

Kernfunktionen von HelloSign

• Rechtsverbindliche E-Signaturen: Vollständig konform mit dem US-amerikanischen ESIGN Act von 2000, UETA und der europäischen eIDAS-Verordnung, wodurch Signaturen genauso gültig sind wie handschriftliche.
• Wiederverwendbare Vorlagen: Speichern Sie häufig verwendete Dokumente wie Verträge oder NDAs als Vorlagen, um sie in Sekundenschnelle vorzubereiten und zu versenden.
• Umfassender Audit-Trail: Jedes Dokument wird mit einem nicht bearbeitbaren, zeitgestempelten Audit-Trail geliefert, der jede Aktion verfolgt und einen Nachweis über den Zugriff, die Überprüfung und die Signatur liefert.
• Robuste Integrationen: Funktioniert nahtlos mit beliebten Geschäftstools wie Salesforce, Dropbox, Google Workspace, HubSpot, Oracle und Microsoft Word.
• Benutzerdefiniertes Branding: Passen Sie das Signiererlebnis an, indem Sie Ihr Firmenlogo, Ihre Farben und Ihre Nachrichten zu E-Mails und Signaturseiten hinzufügen.
• Massenversand: Senden Sie ein einzelnes Dokument mit einem Klick an eine große Liste von Empfängern zur individuellen Unterzeichnung, perfekt für Richtlinienaktualisierungen oder Einverständniserklärungen.
• Erweiterte Sicherheit: Bietet Sicherheit auf Bankenniveau, einschließlich 256-Bit-AES-Verschlüsselung, SOC 2 Typ II- und ISO 27001-Zertifizierungen, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Datenvalidierung.
• Entwickler-API: Eine leistungsstarke und gut dokumentierte API ermöglicht es Unternehmen, E-Signatur-Funktionen direkt in ihre eigenen Websites oder Anwendungen einzubetten, um ein vollständig integriertes Benutzererlebnis zu schaffen.
• Mobile Apps: Dedizierte Apps für iOS und Android ermöglichen es Ihnen, Dokumente unterwegs zu senden und zu unterzeichnen.

Anwendungsfälle für HelloSign

HelloSign ist vielseitig und wertvoll in verschiedenen Abteilungen und Branchen:

• Vertrieb: Beschleunigen Sie den Verkaufszyklus, indem Sie Angebote, Kostenvoranschläge und Verträge in Minuten statt Tagen unterzeichnen lassen. Die Salesforce-Integration hilft, die Teamleistung zu steigern.
• Personalwesen: Optimieren Sie den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus, vom Versenden von Angebotsschreiben und dem Onboarding neuer Mitarbeiter mit Steuerformularen und Richtliniendokumenten bis hin zur Bearbeitung von Kündigungspapieren.
• Recht: Führen Sie NDAs, Dienstleistungsverträge und andere rechtliche Verträge sicher mit einem rechtsverbindlichen Audit-Trail aus.
• Finanzen: Bearbeiten Sie Kreditanträge, eröffnen Sie neue Konten und lassen Sie Finanzberichte schnell und sicher unterzeichnen.
• Immobilien: Verwalten Sie Mietverträge, Kaufangebote und andere immobilienbezogene Dokumente digital.

Vorteile von HelloSign

HelloSign bietet erhebliche Vorteile, einschließlich einer drastisch gesteigerten Effizienz, wobei einige Unternehmen die Signaturprozesse von Wochen auf nur einen Tag reduzieren. Die benutzerfreundliche Oberfläche wird von G2 durchweg als Nummer 1 in der Benutzerfreundlichkeit bewertet, was hohe Akzeptanzraten gewährleistet. Die Plattform bietet robuste Sicherheit und rechtliche Konformität und gibt Unternehmen Sicherheit. Darüber hinaus verbessern Funktionen wie automatische Erinnerungen und mobiles Signieren die Abschlussraten von Dokumenten um bis zu 26 %.

Preise und Pläne

HelloSign bietet eine flexible Preisstruktur für unterschiedliche Bedürfnisse:

• Kostenloser Plan: Beinhaltet bis zu 3 Signaturanfragen pro Monat.
• Essentials-Plan: Ab 15 $/Monat (jährliche Abrechnung). Ideal für Einzelpersonen, bietet unbegrenzte Signaturanfragen, 5 Vorlagen und grundlegende Integrationen.
• Standard-Plan: Ab 25 $/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung). Entwickelt für Teams, dieser Plan fügt benutzerdefiniertes Branding, Massenversand, Teamverwaltungsfunktionen und Premium-Integrationen wie Salesforce hinzu.
• Premium-Plan: Individuelle Preise. Maßgeschneidert für größere Organisationen mit erweiterten Anforderungen wie Single Sign-On (SSO), erweiterte Berichterstattung und Multi-Team-Funktionen.
• API-Pläne: Für Entwickler, die E-Signatur-Funktionen integrieren möchten, ist eine separate Preisstufe verfügbar, die bei 100 $/Monat für 50 API-Anfragen beginnt.

Eine 30-tägige kostenlose Testversion ist für die Essentials- und Standard-Pläne verfügbar.