HelloSign

HelloSign, désormais connu sous le nom de Dropbox Sign, est une plateforme de signature électronique puissante et conviviale conçue pour rationaliser les flux de travail documentaires des entreprises de toutes tailles. Acquise par Dropbox, elle s'intègre de manière transparente dans les environnements de travail modernes, permettant aux utilisateurs d'envoyer, de recevoir et de gérer des signatures juridiquement contraignantes en ligne. La plateforme élimine le besoin d'imprimer, de numériser et de faxer, accélérant considérablement les délais de traitement des accords, des contrats de vente et formulaires RH aux accords juridiques et NDA. Elle accorde la priorité à la sécurité et à la conformité, garantissant que chaque document signé est infalsifiable et soutenu par une piste d'audit complète.

Comment utiliser HelloSign

L'utilisation de HelloSign est un processus intuitif conçu pour l'efficacité :

1. Créer un compte : Inscrivez-vous pour un compte gratuit, qui permet trois demandes de signature par mois, ou commencez un essai gratuit de 30 jours d'un plan payant pour accéder à des fonctionnalités plus avancées.
2. Télécharger votre document : Téléchargez le document que vous devez faire signer (par exemple, PDF, Word, Excel) directement depuis votre ordinateur ou depuis des services de stockage cloud comme Dropbox, Google Drive ou OneDrive.
3. Préparer le document : Utilisez l'éditeur simple par glisser-déposer pour placer les champs nécessaires sur le document. Cela inclut les blocs de signature, les initiales, les champs de texte, les cases à cocher et les champs de date. Vous pouvez attribuer ces champs à des signataires spécifiques.
4. Envoyer pour signature : Ajoutez les adresses e-mail des signataires et personnalisez le message qu'ils recevront. Cliquez sur 'Envoyer pour signature'.
5. Signer et suivre : Les signataires reçoivent une notification par e-mail avec un lien vers le document. Ils peuvent facilement signer sur n'importe quel appareil (ordinateur, tablette ou smartphone) sans avoir besoin de créer un compte HelloSign. Vous pouvez suivre l'état du document en temps réel, voir qui l'a consulté et qui a signé.
6. Stocker en toute sécurité : Une fois que toutes les parties ont signé, tout le monde reçoit une copie finalisée et juridiquement contraignante par e-mail. Le document, ainsi que sa piste d'audit non modifiable, est stocké en toute sécurité dans votre compte HelloSign.

Fonctionnalités principales de HelloSign

• Signatures électroniques juridiquement contraignantes : Entièrement conforme à la loi américaine ESIGN de 2000, à l'UETA et à la réglementation européenne eIDAS, rendant les signatures aussi valides que celles manuscrites.
• Modèles réutilisables : Enregistrez les documents fréquemment utilisés comme les contrats ou les NDA en tant que modèles pour les préparer et les envoyer en quelques secondes.
• Piste d'audit complète : Chaque document est accompagné d'une piste d'audit horodatée et non modifiable qui suit chaque action, fournissant une preuve d'accès, de révision et de signature.
• Intégrations robustes : Fonctionne de manière transparente avec des outils professionnels populaires tels que Salesforce, Dropbox, Google Workspace, HubSpot, Oracle et Microsoft Word.
• Marque personnalisée : Personnalisez l'expérience de signature en ajoutant le logo, les couleurs et les messages de votre entreprise aux e-mails et aux pages de signature.
• Envoi en masse : Envoyez un seul document à une grande liste de destinataires pour des signatures individuelles en un seul clic, parfait pour les mises à jour de politiques ou les autorisations.
• Sécurité avancée : Offre une sécurité de niveau bancaire, y compris le cryptage AES 256 bits, les certifications SOC 2 Type II et ISO 27001, l'authentification à deux facteurs et la validation des données.
• API pour les développeurs : Une API puissante et bien documentée permet aux entreprises d'intégrer la fonctionnalité de signature électronique directement dans leurs propres sites web ou applications pour une expérience utilisateur entièrement intégrée.
• Applications mobiles : Des applications dédiées pour iOS et Android vous permettent d'envoyer et de signer des documents en déplacement.

Cas d'utilisation pour HelloSign

HelloSign est polyvalent et précieux dans divers départements et industries :

• Ventes : Accélérez le cycle de vente en faisant signer les propositions, les devis et les contrats en quelques minutes au lieu de plusieurs jours. L'intégration avec Salesforce aide à améliorer les performances de l'équipe.
• Ressources humaines : Rationalisez l'ensemble du cycle de vie des employés, de l'envoi des lettres d'offre et de l'intégration des nouvelles recrues avec les formulaires fiscaux et les documents de politique à la gestion des documents de fin de contrat.
• Juridique : Exécutez en toute sécurité des NDA, des contrats de service et d'autres contrats juridiques avec une piste d'audit juridiquement contraignante.
• Finance : Traitez les demandes de prêt, ouvrez de nouveaux comptes et faites signer les états financiers rapidement et en toute sécurité.
• Immobilier : Gérez numériquement les contrats de location, les offres d'achat et d'autres documents liés à l'immobilier.

Avantages de HelloSign

HelloSign offre des avantages significatifs, notamment une efficacité considérablement accrue, certaines entreprises réduisant les processus de signature de plusieurs semaines à une seule journée. Son interface conviviale est constamment classée n°1 pour sa facilité d'utilisation par G2, garantissant des taux d'adoption élevés. La plateforme offre une sécurité robuste et une conformité légale, offrant une tranquillité d'esprit aux entreprises. De plus, des fonctionnalités telles que les rappels automatiques et la signature mobile améliorent les taux de finalisation des documents jusqu'à 26 %.

Tarification et plans

HelloSign propose une structure tarifaire flexible pour répondre à différents besoins :

• Plan gratuit : Comprend jusqu'à 3 demandes de signature par mois.
• Plan Essentials : À partir de 15 $/mois (facturation annuelle). Idéal pour les particuliers, offrant des demandes de signature illimitées, 5 modèles et des intégrations de base.
• Plan Standard : À partir de 25 $/utilisateur/mois (facturation annuelle). Conçu pour les équipes, ce plan ajoute une marque personnalisée, l'envoi en masse, des fonctionnalités de gestion d'équipe et des intégrations premium comme Salesforce.
• Plan Premium : Tarification personnalisée. Adapté aux grandes organisations ayant des besoins avancés comme l'authentification unique (SSO), des rapports avancés et des capacités multi-équipes.
• Plans API : Une tarification distincte est disponible pour les développeurs souhaitant intégrer la fonctionnalité de signature électronique, à partir de 100 $/mois pour 50 requêtes API.

Un essai gratuit de 30 jours est disponible pour les plans Essentials et Standard.