Quản lý Tài liệu Tốt nhất trong lĩnh vực 2 cái Tự động hóa Công cụ AI

Một bộ phận kế toán phải trả nhận hàng trăm hóa đơn mỗi ngày qua email ở nhiều định dạng khác nhau như PDF, JPG và DOCX. Việc nhập dữ liệu thủ công từ mỗi hóa đơn vào hệ thống kế toán rất tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi. Một công cụ tự động hóa AI có thể giám sát hộp thư đến chuyên dụng, tự động trích xuất thông tin chính (tên nhà cung cấp, số hóa đơn, số tiền, ngày đến hạn), xác thực nó với các đơn đặt hàng trong hệ thống ERP và gắn cờ bất kỳ sự khác biệt nào. Các hóa đơn được phê duyệt sau đó sẽ được tự động nhập để xử lý thanh toán, giảm hơn 90% công sức thủ công và giảm thiểu phí thanh toán trễ.

Một phòng pháp lý quản lý hàng nghìn hợp đồng đang hoạt động, mỗi hợp đồng có ngày gia hạn, nghĩa vụ và điều khoản riêng. Việc theo dõi thủ công các chi tiết này là một rủi ro đáng kể. Một nền tảng tự động hóa AI có thể tiếp nhận tất cả các hợp đồng mới và hiện có, tự động phân loại chúng theo loại (ví dụ: NDA, MSA, SOW) và trích xuất các điểm dữ liệu quan trọng như ngày hiệu lực, điều khoản chấm dứt và giới hạn trách nhiệm. Sau đó, hệ thống có thể thiết lập các cảnh báo tự động cho các thời hạn gia hạn sắp tới và chuyển hợp đồng đến các bên liên quan thích hợp để xem xét, đảm bảo tuân thủ và ngăn ngừa các cơ hội bị bỏ lỡ hoặc các hình phạt.

Một bộ phận nhân sự xử lý một khối lượng lớn giấy tờ của nhân viên mới, bao gồm đơn xin việc, tài liệu thuế và giấy tờ tùy thân. Quy trình thủ công này chậm chạp và có thể dẫn đến lỗi nhập dữ liệu trong hệ thống HRIS. Một công cụ tự động hóa có thể số hóa tất cả các tài liệu đã nộp, sử dụng OCR để trích xuất chi tiết nhân viên và tự động điền vào hồ sơ nhân viên mới trong hệ thống nhân sự trung tâm. Công cụ này cũng có thể xác minh tính đầy đủ của tài liệu và kích hoạt các bước tiếp theo trong quy trình hội nhập, chẳng hạn như cung cấp thiết bị CNTT và đăng ký phúc lợi, tạo ra trải nghiệm hội nhập nhanh hơn và chính xác hơn.

Một tổ chức tài chính xử lý hàng nghìn đơn xin vay hàng tháng, mỗi đơn yêu cầu các tài liệu hỗ trợ như chứng minh nhân dân, phiếu lương và sao kê ngân hàng. Một công cụ tự động hóa AI có thể nhận các tài liệu này thông qua cổng thông tin khách hàng, sử dụng OCR để trích xuất tất cả dữ liệu liên quan và thực hiện kiểm tra xác thực ban đầu. Nó có thể tự động gắn cờ các đơn đăng ký thiếu thông tin và chạy dữ liệu được trích xuất theo các quy tắc chấm điểm tín dụng được xác định trước. Điều này cho phép các nhân viên tín dụng tập trung thời gian vào việc xem xét các đơn đăng ký đã được sơ tuyển, đầy đủ, giảm thời gian xử lý từ vài ngày xuống còn vài giờ và cải thiện sự hài lòng của khách hàng.

Một tập đoàn lớn nhận được một lượng lớn thư vật lý và email có tệp đính kèm hàng ngày. Việc phân loại và phân phối thư từ này theo cách thủ công là không hiệu quả. Một giải pháp phòng thư tín kỹ thuật số sử dụng máy quét tốc độ cao và tự động hóa AI để số hóa tất cả các thư đến. Sau đó, AI sẽ phân loại từng tài liệu (ví dụ: hóa đơn, khiếu nại của khách hàng, thông báo pháp lý), trích xuất dữ liệu chính và tự động chuyển nó đến quy trình làm việc kỹ thuật số của bộ phận chính xác. Quá trình này loại bỏ việc xử lý thư vật lý, tạo ra một kho lưu trữ kỹ thuật số có thể tìm kiếm của tất cả các thư từ và đảm bảo các tài liệu quan trọng được giải quyết kịp thời.

Một nhà phân tích nghiên cứu thị trường cần xem xét hàng chục báo cáo ngành dài và các bài báo học thuật để xác định các xu hướng chính. Đọc toàn bộ mỗi tài liệu sẽ mất hàng tuần. Bằng cách sử dụng công cụ tự động hóa tài liệu AI, nhà phân tích có thể tải tất cả các tài liệu lên hệ thống. AI sử dụng NLP để hiểu ngữ cảnh và tạo ra các bản tóm tắt ngắn gọn, có cấu trúc cho mỗi bài báo, làm nổi bật các phát hiện chính, phương pháp luận và kết luận. Điều này cho phép nhà phân tích nhanh chóng đánh giá mức độ liên quan của từng tài liệu, giảm hơn 80% thời gian nghiên cứu và cho phép họ tập trung vào phân tích và tạo ra thông tin chi tiết.