Tài chính Tốt nhất trong lĩnh vực 1 cái Quản lý Quy trình Công cụ AI

Một nhóm kế toán phải trả trong một công ty sản xuất cỡ vừa gặp khó khăn trong việc xử lý thủ công hàng trăm hóa đơn mỗi tuần. Bằng cách triển khai một công cụ Quản lý Quy trình AI, họ tự động hóa toàn bộ quy trình làm việc. AI sử dụng OCR để trích xuất dữ liệu từ hóa đơn PDF, đối chiếu với đơn đặt hàng trong hệ thống ERP và gắn cờ bất kỳ sự khác biệt nào. Các hóa đơn đã được xác thực sau đó được tự động chuyển đến trưởng bộ phận phù hợp để phê duyệt thông qua một quy trình làm việc được xác định trước, giúp giảm đáng kể thời gian xử lý từ vài ngày xuống còn vài giờ và giảm thiểu phí thanh toán trễ.

Đối với một công ty tư vấn toàn cầu, việc quản lý báo cáo chi phí từ các chuyên gia tư vấn đi công tác là một nhiệm vụ phức tạp và tốn thời gian. Sử dụng một công cụ quy trình AI, một chuyên gia tư vấn chỉ cần chụp ảnh biên lai bằng điện thoại của họ. Công cụ sẽ tự động trích xuất nhà cung cấp, số tiền và ngày tháng, phân loại chi phí và kiểm tra nó với chính sách du lịch của công ty trong thời gian thực. Nếu tuân thủ, báo cáo sẽ được tự động phê duyệt và gửi đi để hoàn trả. Điều này loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công cho nhân viên và giảm khối lượng công việc xem xét cho đội ngũ tài chính hơn 70%.

Một phòng kế toán đặt mục tiêu giảm chu kỳ đóng sổ cuối tháng từ bảy ngày xuống còn hai ngày. Họ triển khai một nền tảng quản lý quy trình AI để tự động hóa các nhiệm vụ đóng sổ chính. Hệ thống tự động thực hiện đối chiếu ngân hàng, tạo các bút toán nhật ký tiêu chuẩn và chạy các báo cáo phân tích phương sai. Nó tạo ra một bảng điều khiển tập trung theo dõi trạng thái của tất cả các hoạt động đóng sổ trong thời gian thực, phân công nhiệm vụ và gửi lời nhắc tự động. Sự điều phối này đảm bảo tất cả các bước được hoàn thành đúng hạn, giảm đáng kể sự phối hợp thủ công và đẩy nhanh toàn bộ quá trình đóng sổ.

Một công ty dịch vụ tài chính cần đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt các quy định chống rửa tiền (AML). Họ sử dụng một công cụ quản lý quy trình AI để tạo ra một quy trình làm việc tuân thủ tự động. Hệ thống tự động sàng lọc khách hàng mới so với danh sách theo dõi toàn cầu và gắn cờ các tài khoản rủi ro cao để thẩm định nâng cao. Mọi hành động, quyết định và tài liệu đều được ghi lại trong một dấu vết kiểm toán bất biến. Trong một cuộc kiểm toán, các cán bộ tuân thủ có thể ngay lập tức tạo ra một báo cáo hoàn chỉnh cho bất kỳ khách hàng hoặc giao dịch nào, chứng minh một quy trình tuân thủ mạnh mẽ và được áp dụng nhất quán, qua đó giảm thiểu rủi ro pháp lý.

Một doanh nghiệp lớn tinh giản quy trình phê duyệt Chi tiêu Vốn phức tạp của mình. Khi một nhân viên gửi yêu cầu mua thiết bị mới trị giá hơn 10.000 đô la, công cụ quản lý quy trình sẽ tự động chuyển nó qua một quy trình phê duyệt nhiều giai đoạn. Yêu cầu trước tiên được gửi đến người quản lý bộ phận, sau đó đến bộ phận tài chính để xác minh ngân sách, và cuối cùng là đến một phó chủ tịch để phê duyệt cuối cùng. Hệ thống đính kèm tất cả các tài liệu cần thiết, như báo giá và các trường hợp kinh doanh, ở mỗi giai đoạn. Điều này đảm bảo tính minh bạch, thực thi các giới hạn chi tiêu và tạo ra một hồ sơ rõ ràng, có thể kiểm toán cho tất cả các khoản đầu tư vốn lớn.

Một công ty quản lý tài sản sử dụng công cụ quy trình AI để số hóa và tự động hóa quy trình giới thiệu khách hàng mới. Khi một khách hàng mới đăng ký, hệ thống sẽ khởi tạo một quy trình làm việc bao gồm gửi các biểu mẫu kỹ thuật số để ký, thu thập các tài liệu KYC (Biết khách hàng của bạn) cần thiết và chạy các kiểm tra lý lịch và tuân thủ tự động. Công cụ theo dõi tiến độ và gửi lời nhắc cho cả khách hàng và người quản lý quan hệ, đảm bảo một quy trình suôn sẻ và hiệu quả. Điều này giúp giảm thời gian giới thiệu từ vài tuần xuống còn vài ngày, cải thiện trải nghiệm của khách hàng và cho phép các cố vấn tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ thay vì giấy tờ.