Tài chính Tốt nhất trong lĩnh vực 5 cái Tự động hóa Kế toán Công cụ AI

Một chủ doanh nghiệp nhỏ nhận hàng chục hóa đơn nhà cung cấp hàng tuần qua email. Thay vì nhập thủ công từng hóa đơn vào phần mềm kế toán, họ sử dụng công cụ tự động hóa kế toán. Công cụ này tự động lấy hóa đơn từ email của họ, sử dụng OCR để trích xuất dữ liệu chính như tên nhà cung cấp, số tiền và ngày đáo hạn, và tạo một hóa đơn nháp trong hệ thống kế toán của họ. Chủ doanh nghiệp chỉ cần xem xét và phê duyệt các hóa đơn, tiết kiệm hơn 80% thời gian dành cho việc nhập liệu trước đây và giảm nguy cơ sai sót trong thanh toán.

Một đội ngũ bán hàng của công ty thường xuyên đi công tác để gặp gỡ khách hàng, tạo ra nhiều hóa đơn cho chuyến bay, khách sạn và bữa ăn. Bằng cách sử dụng công cụ tự động hóa quản lý chi phí, mỗi nhân viên bán hàng chỉ cần chụp ảnh hóa đơn của họ bằng ứng dụng di động. AI sẽ trích xuất nhà cung cấp, ngày tháng và số tiền, tự động phân loại chi phí theo chính sách của công ty và tổng hợp thành một báo cáo. Điều này loại bỏ nhu cầu về bảng tính chi phí thủ công, đẩy nhanh quá trình phê duyệt và hoàn trả, và đảm bảo tuân thủ các chính sách chi tiêu.

Một cửa hàng trực tuyến xử lý hàng nghìn giao dịch hàng ngày qua các nền tảng như Stripe và PayPal. Việc đối chiếu thủ công các khoản bán hàng này với tiền gửi ngân hàng là một nhiệm vụ khổng lồ. Bằng cách kết nối cổng thanh toán và tài khoản ngân hàng của họ với một công cụ tự động hóa, hệ thống sẽ tự động khớp từng giao dịch bán hàng với khoản tiền gửi tương ứng. Nó sẽ gắn cờ bất kỳ sự khác biệt nào, chẳng hạn như phí hoặc các khoản bồi hoàn, để xem xét. Điều này cung cấp một cái nhìn chính xác, thời gian thực về dòng tiền và giảm quy trình đối chiếu hàng tháng từ nhiều ngày xuống còn vài giờ.

Một công ty kế toán quản lý sổ sách cho 50 khách hàng doanh nghiệp nhỏ khác nhau. Bằng cách sử dụng nền tảng tự động hóa, công ty có thể tạo một bảng điều khiển tập trung để giám sát tất cả các tài khoản của khách hàng. AI học các quy tắc mã hóa giao dịch cụ thể cho từng khách hàng (ví dụ: cách phân loại các chi phí riêng của họ). Điều này cho phép các kế toán viên cấp dưới xử lý một khối lượng lớn giao dịch một cách chính xác và nhất quán trên toàn bộ cơ sở khách hàng, giải phóng các đối tác cấp cao để tập trung vào các dịch vụ tư vấn có giá trị cao như lập kế hoạch tài chính và chiến lược thuế.

Một nhà thiết kế tự do quản lý nhiều dự án với các cấu trúc thanh toán khác nhau. Bằng cách sử dụng công cụ tự động hóa kế toán, họ có thể thiết lập hóa đơn định kỳ cho khách hàng trả phí giữ chỗ và tự động tạo hóa đơn dựa trên dự án từ dữ liệu bảng chấm công. Hệ thống sẽ gửi hóa đơn cho khách hàng và theo dõi trạng thái của chúng, gửi lời nhắc tự động cho các khoản thanh toán quá hạn. Điều này đảm bảo việc xuất hóa đơn kịp thời, cải thiện dòng tiền và cho phép người làm nghề tự do dành nhiều thời gian hơn cho công việc sáng tạo thay vì các công việc hành chính.

Một công ty cỡ vừa sử dụng nền tảng tự động hóa kế toán để duy trì hồ sơ tài chính sạch sẽ và cập nhật trong suốt cả năm. Công cụ này cung cấp một dấu vết kiểm toán kỹ thuật số rõ ràng cho mọi giao dịch. Khả năng AI của nó cũng có thể được sử dụng để gắn cờ các điểm bất thường, chẳng hạn như hóa đơn trùng lặp, số tiền thanh toán bất thường hoặc thanh toán cho các nhà cung cấp không được phê duyệt. Khi đến thời điểm kiểm toán hàng năm, các kiểm toán viên được cấp quyền truy cập chỉ đọc vào hệ thống, cho phép họ xem xét hồ sơ và xác minh giao dịch một cách hiệu quả, giảm đáng kể thời gian và chi phí của quy trình kiểm toán.