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Una plataforma de gobernanza impulsada por IA que permite a las empresas gestionar y controlar de forma segura el acceso de los empleados a aplicaciones de IA y SaaS, previniendo el Shadow IT y garantizando el cumplimiento.
Gestión de SaaSLas herramientas de gestión de SaaS son plataformas especializadas diseñadas para descubrir, gestionar, proteger y optimizar toda la cartera de aplicaciones de Software como Servicio (SaaS) de una organización. Al integrarse con sistemas financieros, de identidad y de RR. HH., estas herramientas proporcionan un panel centralizado para rastrear el uso de aplicaciones, gestionar licencias y controlar el gasto. Son esenciales para combatir el shadow IT, reducir los costos de software redundante y garantizar el cumplimiento de las políticas de seguridad. Como componente crítico de la gestión de TI moderna, ofrecen información profunda y en tiempo real adaptada específicamente a la naturaleza dinámica del software basado en la nube.
Las plataformas de gestión de SaaS son utilizadas principalmente por equipos de TI, Finanzas y Seguridad en medianas y grandes empresas. Son cruciales para organizaciones que experimentan un rápido crecimiento en la adopción de SaaS, aquellas que buscan controlar las compras de software descentralizadas y empresas que necesitan prepararse para auditorías de seguridad o financieras manteniendo un inventario de software completo y preciso.
Al seleccionar una herramienta de gestión de SaaS, considere sus capacidades de integración con sus sistemas existentes (p. ej., Okta, Azure AD, NetSuite). Evalúe la precisión y los métodos de su motor de descubrimiento de aplicaciones. Analice la profundidad de sus análisis de uso y gasto, y examine la potencia de sus funciones de automatización para gestionar el ciclo de vida del usuario. Finalmente, asegúrese de que la plataforma pueda escalar con el crecimiento de usuarios y aplicaciones de su organización.
Un Gerente de Seguridad de TI en una empresa tecnológica de rápido crecimiento nota que los empleados usan aplicaciones no aprobadas, creando posibles fugas de datos. Usando una plataforma de gestión de SaaS, inician un escaneo de descubrimiento que se integra con los sistemas de inicio de sesión único (SSO) y de gastos de la empresa. La plataforma marca automáticamente docenas de herramientas no autorizadas. El gerente puede entonces evaluar el riesgo de cada aplicación, iniciar un proceso de investigación formal para las herramientas necesarias y bloquear las aplicaciones de alto riesgo, reduciendo significativamente la superficie de ataque de la empresa y garantizando la gobernanza de los datos.
Un Contralor Financiero tiene la tarea de reducir el creciente presupuesto de software de una empresa. Utiliza el panel de análisis de la herramienta de gestión de SaaS para ver las tendencias de gasto. La herramienta revela que tres departamentos diferentes están pagando suscripciones separadas a herramientas de gestión de proyectos similares. También identifica 50 licencias inactivas para un software de diseño premium. Al consolidar las herramientas de gestión de proyectos en un único plan empresarial y desaprovisionar las licencias inactivas, el contralor logra una reducción inmediata del 20% en el gasto mensual de SaaS.
Un equipo de Operaciones de TI tiene dificultades para aprovisionar manualmente el acceso a las aplicaciones para los nuevos empleados, lo que a menudo lleva días. Configuran un flujo de trabajo de incorporación automatizado en su plataforma de gestión de SaaS. Ahora, cuando RR. HH. marca a un nuevo empleado en el sistema de RR. HH., la plataforma crea automáticamente sus cuentas y les concede acceso a un conjunto predefinido de aplicaciones según su rol y departamento. Por el contrario, durante la baja, un solo clic revoca el acceso a todas las aplicaciones conectadas simultáneamente, eliminando los riesgos de seguridad por accesos persistentes y ahorrando al equipo de TI horas de trabajo manual por empleado.
Un gerente de adquisiciones utiliza hojas de cálculo para rastrear cientos de fechas de renovación de SaaS, a menudo perdiendo los plazos para la negociación. Migra todos los datos de los contratos a una plataforma de gestión de SaaS. La plataforma centraliza todos los documentos, rastrea fechas clave y envía alertas automáticas 90, 60 y 30 días antes de que expire un contrato. También proporciona datos de uso para cada herramienta, lo que permite al gerente entrar en las negociaciones de renovación con evidencia clara del valor y la tasa de utilización de la herramienta, lo que conduce a mejores precios y condiciones.
Un oficial de cumplimiento se está preparando para una auditoría SOC 2 y necesita verificar que todas las aplicaciones que manejan datos de clientes cumplan con los estándares de seguridad. En lugar de verificar manualmente a cada proveedor, utiliza el módulo de cumplimiento de la plataforma de gestión de SaaS. La plataforma proporciona un panel que muestra el estado de cumplimiento (p. ej., SOC 2, ISO 27001) de cada aplicación en su inventario. Puede generar rápidamente un informe de todas las aplicaciones conformes y no conformes, proporcionando a los auditores evidencia clara y centralizada y simplificando drásticamente el proceso de preparación de la auditoría.
El jefe de un departamento de Marketing excede con frecuencia su presupuesto de software debido a las compras descentralizadas de los miembros del equipo. El equipo de TI les proporciona acceso a un panel específico del departamento dentro de la plataforma de gestión de SaaS. Este panel muestra todas las suscripciones activas, sus propietarios, costos y fechas de renovación. El jefe de departamento ahora puede ver exactamente a dónde va el presupuesto, aprobar o denegar nuevas solicitudes de software a través de un flujo de trabajo formal y reasignar fondos de herramientas infrautilizadas a otras más críticas, fomentando una cultura de conciencia de costos.
Una plataforma de gestión de SaaS es una solución de software centralizada que ayuda a las organizaciones a descubrir, gestionar, optimizar y proteger toda su cartera de aplicaciones SaaS. Su objetivo principal es proporcionar visibilidad y control sobre el gasto, el uso y la seguridad de SaaS. Las funciones clave incluyen la identificación automática de todas las aplicaciones (incluido el shadow IT), la gestión de licencias de software para reducir el desperdicio, el seguimiento de los gastos y la garantía de que los proveedores cumplan con los estándares de cumplimiento.
Para elegir la herramienta adecuada, considere estos factores:
La gestión de activos de TI (ITAM) es una práctica amplia que cubre todos los activos tecnológicos de una organización, incluido el hardware, el software local y la infraestructura en la nube. La gestión de SaaS es un subconjunto especializado de ITAM que se centra exclusivamente en los desafíos únicos de las aplicaciones SaaS. Mientras que ITAM rastrea lo que posee, la gestión de SaaS rastrea a lo que se suscribe, centrándose en factores dinámicos como el uso a nivel de usuario, los costos recurrentes, las compras descentralizadas (shadow IT) y las renovaciones de contratos. Proporciona información mucho más profunda y en tiempo real sobre el software en la nube que las herramientas ITAM tradicionales.
El 'Shadow IT' se refiere a cualquier software o aplicación utilizada por los empleados sin el conocimiento o la aprobación del departamento de TI. Esta práctica crea importantes riesgos de seguridad, brechas de cumplimiento y gastos incontrolados. Las herramientas de gestión de SaaS ayudan descubriendo activamente estas aplicaciones no gestionadas. Escanean informes de gastos, analizan el tráfico de la red y se integran con proveedores de identidad para crear un inventario completo de todo el software, sacando a la luz el shadow IT para que pueda ser gestionado, asegurado o eliminado adecuadamente.
Varios departamentos se benefician de una herramienta de gestión de SaaS:
