allowly
Una plataforma de gobernanza impulsada por IA que permite a las empresas gestionar y controlar de forma segura …
Una plataforma de gobernanza impulsada por IA que permite a las empresas gestionar y controlar de forma segura el acceso de los empleados a aplicaciones de IA y SaaS, previniendo el Shadow IT y garantizando el cumplimiento.
Acerca de Gestión de SaaS
Las herramientas de gestión de SaaS son plataformas especializadas diseñadas para descubrir, gestionar, proteger y optimizar toda la cartera de aplicaciones de Software como Servicio (SaaS) de una organización. Al integrarse con sistemas financieros, de identidad y de RR. HH., estas herramientas proporcionan un panel centralizado para rastrear el uso de aplicaciones, gestionar licencias y controlar el gasto. Son esenciales para combatir el shadow IT, reducir los costos de software redundante y garantizar el cumplimiento de las políticas de seguridad. Como componente crítico de la gestión de TI moderna, ofrecen información profunda y en tiempo real adaptada específicamente a la naturaleza dinámica del software basado en la nube.
Funciones Clave
- Descubrimiento de SaaS: Identifica automáticamente todas las aplicaciones SaaS en uso, incluido el 'shadow IT' no autorizado, a través de integraciones y análisis de datos.
- Gestión de Licencias: Rastrea la asignación de licencias, monitorea la actividad del usuario y ayuda a recuperar licencias no utilizadas o infrautilizadas para optimizar costos.
- Optimización del Gasto: Proporciona análisis detallados sobre el gasto en SaaS por departamento, usuario o aplicación, destacando áreas para el ahorro de costos.
- Seguridad y Cumplimiento: Evalúa el riesgo de los proveedores, monitorea configuraciones de seguridad incorrectas y ayuda a hacer cumplir estándares como GDPR o SOC 2.
- Flujos de Trabajo Automatizados: Agiliza la gestión del ciclo de vida del usuario, como el aprovisionamiento y desaprovisionamiento automático del acceso a aplicaciones durante la incorporación y baja de empleados.
Casos de Uso
Las plataformas de gestión de SaaS son utilizadas principalmente por equipos de TI, Finanzas y Seguridad en medianas y grandes empresas. Son cruciales para organizaciones que experimentan un rápido crecimiento en la adopción de SaaS, aquellas que buscan controlar las compras de software descentralizadas y empresas que necesitan prepararse para auditorías de seguridad o financieras manteniendo un inventario de software completo y preciso.
Cómo Elegir
Al seleccionar una herramienta de gestión de SaaS, considere sus capacidades de integración con sus sistemas existentes (p. ej., Okta, Azure AD, NetSuite). Evalúe la precisión y los métodos de su motor de descubrimiento de aplicaciones. Analice la profundidad de sus análisis de uso y gasto, y examine la potencia de sus funciones de automatización para gestionar el ciclo de vida del usuario. Finalmente, asegúrese de que la plataforma pueda escalar con el crecimiento de usuarios y aplicaciones de su organización.
Gestión de SaaSEscenario de uso
Control del Shadow IT y Reducción de Riesgos de Seguridad
Un Gerente de Seguridad de TI en una empresa tecnológica de rápido crecimiento nota que los empleados usan aplicaciones no aprobadas, creando posibles fugas de datos. Usando una plataforma de gestión de SaaS, inician un escaneo de descubrimiento que se integra con los sistemas de inicio de sesión único (SSO) y de gastos de la empresa. La plataforma marca automáticamente docenas de herramientas no autorizadas. El gerente puede entonces evaluar el riesgo de cada aplicación, iniciar un proceso de investigación formal para las herramientas necesarias y bloquear las aplicaciones de alto riesgo, reduciendo significativamente la superficie de ataque de la empresa y garantizando la gobernanza de los datos.
Optimización del Gasto en SaaS y Eliminación de Redundancias
Un Contralor Financiero tiene la tarea de reducir el creciente presupuesto de software de una empresa. Utiliza el panel de análisis de la herramienta de gestión de SaaS para ver las tendencias de gasto. La herramienta revela que tres departamentos diferentes están pagando suscripciones separadas a herramientas de gestión de proyectos similares. También identifica 50 licencias inactivas para un software de diseño premium. Al consolidar las herramientas de gestión de proyectos en un único plan empresarial y desaprovisionar las licencias inactivas, el contralor logra una reducción inmediata del 20% en el gasto mensual de SaaS.
Automatización de la Incorporación y Baja de Empleados
Un equipo de Operaciones de TI tiene dificultades para aprovisionar manualmente el acceso a las aplicaciones para los nuevos empleados, lo que a menudo lleva días. Configuran un flujo de trabajo de incorporación automatizado en su plataforma de gestión de SaaS. Ahora, cuando RR. HH. marca a un nuevo empleado en el sistema de RR. HH., la plataforma crea automáticamente sus cuentas y les concede acceso a un conjunto predefinido de aplicaciones según su rol y departamento. Por el contrario, durante la baja, un solo clic revoca el acceso a todas las aplicaciones conectadas simultáneamente, eliminando los riesgos de seguridad por accesos persistentes y ahorrando al equipo de TI horas de trabajo manual por empleado.
Agilización de la Gestión de Proveedores y Contratos
Un gerente de adquisiciones utiliza hojas de cálculo para rastrear cientos de fechas de renovación de SaaS, a menudo perdiendo los plazos para la negociación. Migra todos los datos de los contratos a una plataforma de gestión de SaaS. La plataforma centraliza todos los documentos, rastrea fechas clave y envía alertas automáticas 90, 60 y 30 días antes de que expire un contrato. También proporciona datos de uso para cada herramienta, lo que permite al gerente entrar en las negociaciones de renovación con evidencia clara del valor y la tasa de utilización de la herramienta, lo que conduce a mejores precios y condiciones.
Garantizar el Cumplimiento de SaaS para Auditorías
Un oficial de cumplimiento se está preparando para una auditoría SOC 2 y necesita verificar que todas las aplicaciones que manejan datos de clientes cumplan con los estándares de seguridad. En lugar de verificar manualmente a cada proveedor, utiliza el módulo de cumplimiento de la plataforma de gestión de SaaS. La plataforma proporciona un panel que muestra el estado de cumplimiento (p. ej., SOC 2, ISO 27001) de cada aplicación en su inventario. Puede generar rápidamente un informe de todas las aplicaciones conformes y no conformes, proporcionando a los auditores evidencia clara y centralizada y simplificando drásticamente el proceso de preparación de la auditoría.
Empoderamiento de los Departamentos con Visibilidad del Presupuesto
El jefe de un departamento de Marketing excede con frecuencia su presupuesto de software debido a las compras descentralizadas de los miembros del equipo. El equipo de TI les proporciona acceso a un panel específico del departamento dentro de la plataforma de gestión de SaaS. Este panel muestra todas las suscripciones activas, sus propietarios, costos y fechas de renovación. El jefe de departamento ahora puede ver exactamente a dónde va el presupuesto, aprobar o denegar nuevas solicitudes de software a través de un flujo de trabajo formal y reasignar fondos de herramientas infrautilizadas a otras más críticas, fomentando una cultura de conciencia de costos.