Best 3 Quản lý SaaS AI tools for Kinh doanh

Một giám đốc tài chính trong một công ty công nghệ đang phát triển được giao nhiệm vụ giảm chi phí hoạt động. Họ sử dụng một nền tảng Quản lý SaaS để có cái nhìn toàn diện về tất cả các gói đăng ký phần mềm trong công ty. Bảng điều khiển được hỗ trợ bởi AI tự động gắn cờ các ứng dụng dư thừa (ví dụ: ba công cụ quản lý dự án khác nhau) và xác định hàng trăm giấy phép chưa được sử dụng hết cho phần mềm cao cấp. Bằng cách hợp nhất các công cụ và hạ cấp các gói của người dùng không hoạt động dựa trên các đề xuất của nền tảng, công ty giảm chi tiêu SaaS hàng năm hơn 20% mà không ảnh hưởng đến năng suất.

Một quản trị viên CNTT nhận thấy sự gia tăng chi tiêu cho phần mềm không được phê duyệt trên thẻ của công ty. Sử dụng công cụ Quản lý SaaS, họ chạy một quét khám phá tự động tích hợp với hệ thống tài chính của công ty. Quá trình quét phát hiện hàng chục ứng dụng không được phép ('shadow IT') đang được các nhóm khác nhau sử dụng, gây ra các rủi ro tiềm ẩn về bảo mật và tuân thủ. Nền tảng này cho phép quản trị viên CNTT xem xét từng công cụ, đánh giá sự cần thiết của nó đối với doanh nghiệp và hoặc đưa nó vào hệ thống công nghệ chính thức với sự kiểm tra bảo mật phù hợp, hoặc cung cấp cho nhân viên các giải pháp thay thế an toàn đã được phê duyệt, từ đó tập trung hóa quyền kiểm soát và giảm thiểu rủi ro.

Một phòng nhân sự tại một công ty 500 người gặp khó khăn trong việc cấp và thu hồi quyền truy cập phần mềm thủ công cho nhân viên mới và nhân viên nghỉ việc, một quy trình chậm chạp và dễ xảy ra lỗi. Họ triển khai một nền tảng Quản lý SaaS với tính năng tự động hóa quy trình làm việc. Bây giờ, khi một nhân viên mới được thêm vào hệ thống nhân sự, một quy trình làm việc sẽ tự động cấp cho họ quyền truy cập vào một bộ công cụ SaaS được xác định trước dựa trên vai trò của họ. Ngược lại, khi một nhân viên nghỉ việc, một quy trình làm việc khác sẽ ngay lập tức thu hồi tất cả quyền truy cập, bảo vệ dữ liệu công ty và tiết kiệm cho các nhóm nhân sự và CNTT hàng giờ làm việc thủ công cho mỗi vòng đời của nhân viên.

Một Giám đốc An ninh Thông tin (CISO) cần đảm bảo tất cả các ứng dụng đám mây tuân thủ các tiêu chuẩn GDPR và SOC 2. Sử dụng nền tảng Quản lý SaaS, họ có thể xem trạng thái tuân thủ của mọi ứng dụng trong danh mục của mình một cách tập trung. Công cụ này tự động gắn cờ các ứng dụng thiếu các chứng chỉ cần thiết hoặc có cài đặt quyền rủi ro, chẳng hạn như chia sẻ dữ liệu công khai được bật theo mặc định. Điều này cho phép nhóm bảo mật chủ động giải quyết các lỗ hổng, thực thi các chính sách quản trị dữ liệu và tạo báo cáo tuân thủ cho các cuộc kiểm toán, tăng cường đáng kể vị thế bảo mật tổng thể của công ty.

Một người quản lý mua hàng chịu trách nhiệm cho hàng trăm hợp đồng SaaS, mỗi hợp đồng có ngày gia hạn và điều khoản khác nhau, khiến việc tránh tự động gia hạn các dịch vụ không mong muốn trở nên khó khăn. Bằng cách áp dụng một nền tảng Quản lý SaaS, tất cả các chi tiết hợp đồng được tập trung vào một bảng điều khiển duy nhất. Hệ thống gửi cảnh báo tự động trước 30, 60 và 90 ngày khi hợp đồng sắp hết hạn. Nó cũng cung cấp dữ liệu sử dụng cho mỗi công cụ, giúp người quản lý có bằng chứng rõ ràng về giá trị và việc sử dụng của công cụ để tham gia đàm phán gia hạn, dẫn đến giá cả và điều khoản tốt hơn.

Một trưởng phòng muốn hiểu nhóm của họ thực sự sử dụng những công cụ phần mềm nào để biện minh cho các yêu cầu ngân sách. Nền tảng Quản lý SaaS cung cấp một bảng điều khiển dành riêng cho phòng ban, hiển thị việc sử dụng ứng dụng, tần suất đăng nhập và việc áp dụng tính năng của mỗi thành viên trong nhóm. Dữ liệu này cho thấy một công cụ phân tích đắt tiền chỉ được hai người trong một nhóm 20 người sử dụng. Với thông tin này, trưởng phòng có thể quyết định liệu có nên cung cấp thêm đào tạo để tăng cường việc áp dụng hay chuyển sang một giải pháp thay thế hiệu quả hơn về chi phí, đảm bảo ngân sách phần mềm được phân bổ một cách hiệu quả.