Globality
Globality là một nền tảng do AI cung cấp được thiết kế cho các doanh nghiệp lớn để …
Globality là một nền tảng do AI cung cấp được thiết kế cho các doanh nghiệp lớn để tối ưu hóa việc mua sắm và quản lý chi tiêu. Nền tảng này sử dụng nguồn cung ứng tự trị và quy trình làm việc do AI điều khiển để cung cấp khả năng hiển thị toàn bộ chi tiêu của công ty, đảm bảo tiết kiệm chi phí đáng kể và cải thiện kết quả kinh doanh. Được các công ty trong danh sách Global 2000 tin cậy, nó biến việc mua sắm thành một quy trình thông minh hơn, hiệu quả hơn và mang tính chiến lược hơn.
Wolters Kluwer ELM Solutions
Một nền tảng Quản lý pháp lý doanh nghiệp (ELM) được hỗ trợ bởi AI dành cho các …
Một nền tảng Quản lý pháp lý doanh nghiệp (ELM) được hỗ trợ bởi AI dành cho các phòng pháp chế của công ty. Nền tảng này hợp lý hóa việc quản lý vụ việc, kiểm soát chi tiêu pháp lý bằng hóa đơn điện tử thông minh và cung cấp thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu để giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa hoạt động pháp lý.
Về Quản lý Chi tiêu
Công cụ Quản lý Chi tiêu là các nền tảng được hỗ trợ bởi AI, được thiết kế để tự động hóa và tối ưu hóa toàn bộ vòng đời của các khoản chi tiêu kinh doanh. Chúng sử dụng các công nghệ như Nhận dạng Ký tự Quang học (OCR) để quét hóa đơn và học máy để phát hiện bất thường nhằm hợp lý hóa quy trình phê duyệt và nhập liệu. Điều này cung cấp cho các tổ chức khả năng hiển thị chi tiêu theo thời gian thực, tự động thực thi các chính sách ngân sách và khám phá các cơ hội tiết kiệm chi phí đáng kể. Là một lĩnh vực chuyên biệt trong AI Tài chính, các công cụ này tập trung vào việc kiểm soát chủ động các khoản chi trước khi chúng được ghi vào hệ thống kế toán.
Tính năng Cốt lõi
- Báo cáo Chi phí Tự động: Ghi lại dữ liệu từ hóa đơn và biên lai bằng AI, tự động phân loại chi phí và điền vào báo cáo.
- Theo dõi Ngân sách Thời gian thực: Cung cấp bảng điều khiển trực tiếp theo dõi chi tiêu so với ngân sách của phòng ban hoặc dự án, gửi cảnh báo về khả năng vượt chi.
- Cơ chế Tuân thủ Chính sách: Tự động gắn cờ các khoản chi vi phạm chính sách của công ty, chẳng hạn như vượt quá giới hạn chi tiêu hoặc nhà cung cấp không được phê duyệt, trước khi hoàn trả.
- Tự động hóa Xử lý Hóa đơn: Hợp lý hóa quy trình các khoản phải trả bằng cách trích xuất dữ liệu hóa đơn, đối chiếu với đơn đặt hàng và chuyển tiếp để phê duyệt.
- Phân tích và Thông tin Chi tiêu: Phân tích các mẫu chi tiêu để xác định xu hướng, phát hiện gian lận tiềm ẩn và đề xuất các lĩnh vực để cắt giảm chi phí.
Trường hợp Sử dụng
Các công cụ này rất cần thiết cho các nhóm tài chính, quản lý phòng ban và nhân viên trong các công ty ở mọi quy mô, đặc biệt là những công ty có lực lượng lao động di động hoặc quy trình mua sắm phức tạp. Ví dụ, một công ty tư vấn có thể sử dụng nền tảng quản lý chi tiêu để cho phép các nhà tư vấn nộp chi phí đi lại khi đang di chuyển, trong khi các nhà quản lý phê duyệt chúng từ thiết bị di động của họ, đảm bảo tuân thủ chính sách và hoàn trả nhanh chóng.
Cách Lựa chọn
Khi chọn một công cụ Quản lý Chi tiêu, hãy xem xét khả năng tích hợp của nó với phần mềm kế toán hiện tại của bạn (ví dụ: NetSuite, QuickBooks, SAP). Đánh giá tính thân thiện với người dùng của ứng dụng di động dành cho nhân viên. Đánh giá sự linh hoạt của cơ chế chính sách để phù hợp với các quy tắc cụ thể của công ty bạn và chiều sâu của các phân tích để cung cấp thông tin tài chính hữu ích.
Quản lý Chi tiêuTrường hợp sử dụng
Tự động hóa Hoàn trả Chi phí cho Nhân viên
Một nhân viên kinh doanh đang đi công tác sử dụng điện thoại thông minh để chụp ảnh hóa đơn bữa ăn. Công cụ quản lý chi tiêu AI ngay lập tức quét hóa đơn bằng OCR, trích xuất thông tin nhà cung cấp, số tiền và ngày tháng, phân loại nó là 'Ăn uống & Giải trí' và kiểm tra với giới hạn chi tiêu hàng ngày của công ty. Chi phí sau đó được tự động thêm vào báo cáo và gửi đi phê duyệt. Quy trình này loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công, giảm sai sót và rút ngắn chu kỳ hoàn trả từ vài tuần xuống chỉ còn vài ngày.
Hợp lý hóa Quy trình Hóa đơn và Các khoản phải trả
Một phòng tài chính nhận hàng trăm hóa đơn nhà cung cấp hàng tuần qua email. Nền tảng quản lý chi tiêu AI tự động nhập các hóa đơn này, sử dụng AI để trích xuất dữ liệu quan trọng như số hóa đơn, số đơn đặt hàng và chi tiết từng mục, và thực hiện đối chiếu ba chiều với đơn đặt hàng và phiếu nhập kho. Nếu mọi thứ khớp, hóa đơn sẽ được chuyển đi để phê duyệt thanh toán. Việc tự động hóa này giảm hơn 80% thời gian xử lý thủ công, giảm thiểu rủi ro thanh toán trùng lặp và cho phép công ty tận dụng các khoản chiết khấu thanh toán sớm.
Thực thi Kiểm soát Ngân sách Thời gian thực cho Trưởng phòng
Một trưởng phòng marketing đang lên kế hoạch cho một chiến dịch mới với ngân sách cố định. Bằng cách sử dụng nền tảng quản lý chi tiêu, họ có thể xem chi tiêu đã cam kết và thực tế của phòng mình theo thời gian thực. Trước khi phê duyệt một gói đăng ký phần mềm mới hoặc một khoản mua quảng cáo lớn, họ có thể kiểm tra bảng điều khiển để xem tác động ngay lập tức đến ngân sách còn lại. Hệ thống cũng gửi cảnh báo tự động khi chi tiêu đạt 75% và 90% ngân sách, cho phép điều chỉnh chủ động và ngăn chặn việc chi tiêu vượt mức bất ngờ vào cuối quý.
Quản lý Thẻ Công ty và Đơn giản hóa Đối chiếu
Một quản trị viên CNTT cấp thẻ công ty ảo cho nhân viên để đăng ký các dịch vụ trực tuyến cụ thể, đặt giới hạn chi tiêu và ngày hết hạn trực tiếp trên nền tảng. Khi giao dịch xảy ra, chúng được tự động phân loại và nhân viên được nhắc nhở qua thông báo di động để tải lên hóa đơn. Điều này loại bỏ nhu cầu đối chiếu thủ công các bảng sao kê thẻ tín dụng dài dòng vào cuối tháng. Đội ngũ tài chính có được cái nhìn toàn diện về chi tiêu thẻ khi nó xảy ra, giảm rủi ro mua hàng trái phép và gian lận.
Xác định Cơ hội Tiết kiệm Chi phí bằng Phân tích Chi tiêu
Một nhân viên mua hàng sử dụng bảng điều khiển phân tích của công cụ quản lý chi tiêu để xem xét các gói đăng ký phần mềm trên toàn công ty. Phân tích do AI cung cấp cho thấy ba phòng ban khác nhau đang trả tiền cho các giấy phép riêng biệt cho cùng một công cụ quản lý dự án, dẫn đến chi tiêu dư thừa. Bảng điều khiển cũng làm nổi bật 10 nhà cung cấp hàng đầu theo chi tiêu, cho phép nhân viên hợp nhất các giao dịch mua và đàm phán giảm giá theo số lượng. Những thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu này cho phép công ty giảm chi phí một cách chiến lược mà không ảnh hưởng đến hoạt động.
Đảm bảo Sẵn sàng cho Kiểm toán và Tuân thủ Chính sách
Một đội kiểm toán nội bộ chuẩn bị cho cuộc đánh giá hàng quý. Thay vì lấy mẫu thủ công các hóa đơn giấy và bảng tính, họ sử dụng nền tảng quản lý chi tiêu để truy cập vào một lộ trình kiểm toán hoàn chỉnh, được số hóa cho mọi giao dịch. AI của hệ thống tự động gắn cờ các giao dịch có rủi ro cao, chẳng hạn như gửi chi phí trùng lặp hoặc chi tiêu từ các nhà cung cấp không được phê duyệt. Điều này cho phép đội kiểm toán tập trung nỗ lực vào các trường hợp ngoại lệ, giảm đáng kể thời gian chuẩn bị kiểm toán và đảm bảo công ty luôn tuân thủ các chính sách nội bộ và quy định bên ngoài.