Popular Quản lý SaaS AI tools in Quản lý CNTT include allowly, helping you work more efficiently.
Một nền tảng quản trị do AI cung cấp, cho phép doanh nghiệp quản lý và kiểm soát quyền truy cập của nhân viên vào các ứng dụng AI và SaaS một cách an toàn, ngăn chặn Shadow IT và đảm bảo tuân thủ.
Quản lý SaaSCông cụ Quản lý SaaS là các nền tảng chuyên dụng được thiết kế để khám phá, quản lý, bảo mật và tối ưu hóa toàn bộ danh mục ứng dụng Phần mềm dưới dạng Dịch vụ (SaaS) của một tổ chức. Bằng cách tích hợp với các hệ thống tài chính, nhận dạng và nhân sự, những công cụ này cung cấp một bảng điều khiển tập trung để theo dõi việc sử dụng ứng dụng, quản lý giấy phép và kiểm soát chi tiêu. Chúng rất cần thiết để chống lại 'shadow IT' (CNTT bóng tối), giảm chi phí phần mềm dư thừa và đảm bảo tuân thủ các chính sách bảo mật. Là một thành phần quan trọng của Quản lý CNTT hiện đại, chúng cung cấp những hiểu biết sâu sắc, theo thời gian thực được thiết kế riêng cho bản chất năng động của phần mềm dựa trên đám mây.
Nền tảng Quản lý SaaS chủ yếu được sử dụng bởi các nhóm CNTT, Tài chính và Bảo mật trong các doanh nghiệp vừa và lớn. Chúng rất quan trọng đối với các tổ chức đang có sự tăng trưởng nhanh chóng trong việc áp dụng SaaS, những tổ chức muốn kiểm soát việc mua sắm phần mềm phi tập trung và các công ty cần chuẩn bị cho các cuộc kiểm toán bảo mật hoặc tài chính bằng cách duy trì một kho phần mềm đầy đủ và chính xác.
Khi chọn một công cụ Quản lý SaaS, hãy xem xét khả năng tích hợp của nó với các hệ thống hiện có của bạn (ví dụ: Okta, Azure AD, NetSuite). Đánh giá độ chính xác và phương pháp của công cụ khám phá ứng dụng của nó. Phân tích chiều sâu của các phân tích về việc sử dụng và chi tiêu, và kiểm tra sức mạnh của các tính năng tự động hóa để quản lý vòng đời người dùng. Cuối cùng, hãy đảm bảo nền tảng có thể mở rộng quy mô cùng với sự phát triển về số lượng người dùng và ứng dụng của tổ chức bạn.
Một Giám đốc An ninh CNTT tại một công ty công nghệ đang phát triển nhanh chóng nhận thấy nhân viên đang sử dụng các ứng dụng không được phê duyệt, tạo ra nguy cơ rò rỉ dữ liệu. Sử dụng nền tảng Quản lý SaaS, họ khởi tạo một quá trình quét khám phá tích hợp với hệ thống đăng nhập một lần (SSO) và chi phí của công ty. Nền tảng tự động gắn cờ hàng chục công cụ không được phép. Sau đó, người quản lý có thể đánh giá rủi ro của từng ứng dụng, bắt đầu quy trình kiểm tra chính thức cho các công cụ cần thiết và chặn các ứng dụng có rủi ro cao, giảm đáng kể bề mặt tấn công của công ty và đảm bảo quản trị dữ liệu.
Một Kiểm soát viên Tài chính được giao nhiệm vụ giảm ngân sách phần mềm ngày càng tăng của công ty. Họ sử dụng bảng điều khiển phân tích của công cụ Quản lý SaaS để xem xu hướng chi tiêu. Công cụ này tiết lộ rằng ba phòng ban khác nhau đang trả tiền cho các gói đăng ký riêng biệt cho các công cụ quản lý dự án tương tự. Nó cũng xác định được 50 giấy phép không hoạt động cho một phần mềm thiết kế cao cấp. Bằng cách hợp nhất các công cụ quản lý dự án thành một gói doanh nghiệp duy nhất và thu hồi các giấy phép không hoạt động, kiểm soát viên đã giảm ngay lập tức 20% chi tiêu SaaS hàng tháng.
Một nhóm Vận hành CNTT gặp khó khăn trong việc cấp quyền truy cập ứng dụng thủ công cho nhân viên mới, việc này thường mất nhiều ngày. Họ cấu hình một quy trình làm việc tự động cho việc nhận việc trên nền tảng Quản lý SaaS của mình. Bây giờ, khi bộ phận Nhân sự đánh dấu một nhân viên mới trong hệ thống nhân sự, nền tảng sẽ tự động tạo tài khoản và cấp quyền truy cập vào một bộ ứng dụng được xác định trước dựa trên vai trò và phòng ban của họ. Ngược lại, trong quá trình thôi việc, chỉ một cú nhấp chuột sẽ thu hồi quyền truy cập vào tất cả các ứng dụng được kết nối cùng một lúc, loại bỏ rủi ro bảo mật từ quyền truy cập còn sót lại và tiết kiệm cho nhóm CNTT hàng giờ làm việc thủ công cho mỗi nhân viên.
Một người quản lý mua sắm sử dụng bảng tính để theo dõi hàng trăm ngày gia hạn SaaS, thường bỏ lỡ thời hạn đàm phán. Họ chuyển tất cả dữ liệu hợp đồng vào một nền tảng Quản lý SaaS. Nền tảng này tập trung hóa tất cả các tài liệu, theo dõi các ngày quan trọng và gửi cảnh báo tự động 90, 60 và 30 ngày trước khi hợp đồng hết hạn. Nó cũng cung cấp dữ liệu sử dụng cho mỗi công cụ, giúp người quản lý tham gia đàm phán gia hạn với bằng chứng rõ ràng về giá trị và tỷ lệ sử dụng của công cụ, dẫn đến giá cả và điều khoản tốt hơn.
Một nhân viên tuân thủ đang chuẩn bị cho cuộc kiểm toán SOC 2 và cần xác minh rằng tất cả các ứng dụng xử lý dữ liệu khách hàng đều đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật. Thay vì kiểm tra thủ công từng nhà cung cấp, họ sử dụng mô-đun tuân thủ của nền tảng Quản lý SaaS. Nền tảng này cung cấp một bảng điều khiển hiển thị trạng thái tuân thủ (ví dụ: SOC 2, ISO 27001) của mọi ứng dụng trong kho của họ. Họ có thể nhanh chóng tạo báo cáo về tất cả các ứng dụng tuân thủ và không tuân thủ, cung cấp cho kiểm toán viên bằng chứng rõ ràng, tập trung và đơn giản hóa đáng kể quy trình chuẩn bị kiểm toán.
Một trưởng phòng Marketing thường xuyên vượt ngân sách phần mềm do các thành viên trong nhóm mua sắm phân tán. Nhóm CNTT cung cấp cho họ quyền truy cập vào một bảng điều khiển dành riêng cho phòng ban trong nền tảng Quản lý SaaS. Bảng điều khiển này hiển thị tất cả các gói đăng ký đang hoạt động, chủ sở hữu, chi phí và ngày gia hạn. Trưởng phòng giờ đây có thể thấy chính xác ngân sách đang được chi tiêu vào đâu, phê duyệt hoặc từ chối các yêu cầu phần mềm mới thông qua một quy trình làm việc chính thức, và phân bổ lại ngân sách từ các công cụ ít được sử dụng sang những công cụ quan trọng hơn, thúc đẩy văn hóa ý thức về chi phí.
Nền tảng Quản lý SaaS là một giải pháp phần mềm tập trung giúp các tổ chức khám phá, quản lý, tối ưu hóa và bảo mật toàn bộ danh mục ứng dụng SaaS của họ. Mục tiêu chính của nó là cung cấp khả năng hiển thị và kiểm soát chi tiêu, việc sử dụng và bảo mật SaaS. Các chức năng chính bao gồm tự động xác định tất cả các ứng dụng (bao gồm cả shadow IT), quản lý giấy phép phần mềm để giảm lãng phí, theo dõi chi phí và đảm bảo các nhà cung cấp đáp ứng các tiêu chuẩn tuân thủ.
Để chọn công cụ phù hợp, hãy xem xét các yếu tố sau:
Quản lý Tài sản CNTT (ITAM) là một hoạt động rộng lớn bao gồm tất cả các tài sản công nghệ của một tổ chức, bao gồm phần cứng, phần mềm tại chỗ và cơ sở hạ tầng đám mây. Quản lý SaaS là một tập hợp con chuyên biệt của ITAM chỉ tập trung vào những thách thức độc đáo của các ứng dụng SaaS. Trong khi ITAM theo dõi những gì bạn sở hữu, Quản lý SaaS theo dõi những gì bạn đăng ký, tập trung vào các yếu tố động như việc sử dụng ở cấp độ người dùng, chi phí định kỳ, mua sắm phi tập trung (shadow IT) và gia hạn hợp đồng. Nó cung cấp những hiểu biết sâu sắc hơn và theo thời gian thực về phần mềm đám mây so với các công cụ ITAM truyền thống.
'Shadow IT' (CNTT bóng tối) đề cập đến bất kỳ phần mềm hoặc ứng dụng nào được nhân viên sử dụng mà không có sự hiểu biết hoặc phê duyệt của bộ phận CNTT. Thực tiễn này tạo ra những rủi ro bảo mật đáng kể, lỗ hổng tuân thủ và chi tiêu không kiểm soát. Các công cụ Quản lý SaaS giúp ích bằng cách chủ động khám phá các ứng dụng không được quản lý này. Chúng quét báo cáo chi phí, phân tích lưu lượng mạng và tích hợp với các nhà cung cấp danh tính để tạo ra một kho lưu trữ hoàn chỉnh về tất cả phần mềm, đưa shadow IT ra ánh sáng để có thể được quản lý, bảo mật hoặc loại bỏ một cách hợp lý.
Nhiều phòng ban được hưởng lợi từ công cụ Quản lý SaaS:
