Robot học Tốt nhất trong lĩnh vực 2 cái Tự động hóa Công cụ AI

Một phòng tài chính nhận hàng trăm hóa đơn mỗi tháng ở nhiều định dạng khác nhau như PDF và hình ảnh. Một công cụ tự động hóa có thể giám sát một hộp thư đến email hoặc thư mục cụ thể để tìm hóa đơn mới. Sử dụng Nhận dạng Ký tự Quang học (OCR), nó trích xuất dữ liệu quan trọng như số hóa đơn, tên nhà cung cấp, số tiền phải trả và ngày tháng. Sau đó, công cụ xác thực dữ liệu này với các bản ghi hiện có trong phần mềm kế toán (ví dụ: QuickBooks, Xero) và tự động nhập liệu, đồng thời gắn cờ bất kỳ sự khác biệt nào để con người xem xét. Quy trình này giảm hơn 90% thời gian nhập liệu thủ công và giảm thiểu các lỗi tốn kém.

Đối với một nhóm hỗ trợ khách hàng, việc phân công phiếu yêu cầu thủ công rất tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót. Một nền tảng tự động hóa có thể tích hợp với phần mềm trợ giúp như Zendesk hoặc Jira. Khi một phiếu yêu cầu mới được tạo, quy trình tự động hóa sẽ được kích hoạt. Nó sử dụng Xử lý Ngôn ngữ Tự nhiên (NLP) để phân tích chủ đề và mô tả của phiếu để xác định danh mục (ví dụ: 'Thanh toán', 'Sự cố kỹ thuật') và mức độ khẩn cấp. Dựa trên các quy tắc được xác định trước, nó sẽ tự động gán phiếu cho nhân viên hoặc nhóm hỗ trợ thích hợp, đảm bảo thời gian phản hồi nhanh hơn và phân bổ khối lượng công việc cân bằng hơn.

Một nhóm marketing quản lý nhiều tài khoản mạng xã hội và cần duy trì lịch đăng bài nhất quán. Thay vì tải nội dung lên từng nền tảng một cách thủ công, họ sử dụng một công cụ tự động hóa. Họ có thể kết nối kho nội dung của mình (như Google Drive hoặc Airtable) với các tài khoản mạng xã hội (Twitter, LinkedIn, Facebook). Quy trình làm việc sẽ tự động lấy nội dung đã được phê duyệt, bao gồm văn bản và hình ảnh, từ kho lưu trữ dựa trên lịch trình trong một ứng dụng lịch. Sau đó, nó sẽ đăng các bài viết lên các nền tảng được chỉ định vào thời điểm tối ưu, giúp nhóm tiết kiệm hàng giờ làm việc lặp đi lặp lại mỗi tuần và đảm bảo không bỏ lỡ bài đăng nào.

Các nhóm bán hàng và marketing thường sử dụng các hệ thống riêng biệt, như Salesforce cho CRM và Mailchimp cho email marketing, dẫn đến tình trạng dữ liệu bị cô lập. Một công cụ tự động hóa hoạt động như một cầu nối. Ví dụ, một quy trình làm việc có thể được thiết lập để kích hoạt mỗi khi một khách hàng tiềm năng mới được tạo trong Salesforce. Công cụ này ngay lập tức đồng bộ hóa thông tin của liên hệ mới vào một danh sách đối tượng cụ thể trong Mailchimp. Ngược lại, khi một liên hệ hủy đăng ký trong Mailchimp, quy trình tự động hóa có thể cập nhật tùy chọn liên lạc của họ trong Salesforce. Điều này đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu trên các nền tảng, cải thiện việc quản lý khách hàng tiềm năng và hỗ trợ tuân thủ quy định.

Một phòng nhân sự có thể tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại liên quan đến việc chào đón nhân viên mới. Khi một ứng viên được đánh dấu là 'Đã tuyển' trong Hệ thống Theo dõi Ứng viên (ATS) như Greenhouse, một quy trình tự động hóa sẽ bắt đầu. Nó có thể tự động: 1) Tạo tài khoản người dùng trong các hệ thống thiết yếu (Google Workspace, Slack, Asana). 2) Gửi email chào mừng đến nhân viên mới với thông tin về ngày đầu tiên đi làm. 3) Lên lịch các cuộc họp giới thiệu với các thành viên chủ chốt trong nhóm trên lịch của họ. 4) Thông báo cho bộ phận IT để chuẩn bị phần cứng cần thiết. Điều này đảm bảo một trải nghiệm hội nhập suôn sẻ, nhất quán và hiệu quả cho mọi nhân viên mới.

Đối với một nhóm vận hành IT, phản ứng nhanh với các sự cố hệ thống là rất quan trọng. Một công cụ tự động hóa có thể kết nối với các dịch vụ giám sát như Datadog hoặc UptimeRobot. Khi phát hiện sự cố ngừng dịch vụ hoặc suy giảm hiệu suất, công cụ sẽ kích hoạt một quy trình làm việc. Quy trình này có thể tạo một phiếu sự cố ưu tiên cao trong một hệ thống như PagerDuty, đăng một cảnh báo thời gian thực trong một kênh Slack dành riêng cho nhóm trực, và thậm chí cố gắng thực hiện một bước khắc phục cơ bản, như khởi động lại máy chủ. Điều này tự động hóa phản ứng sự cố ban đầu, giảm thời gian từ khi phát hiện đến khi giải quyết và đảm bảo nhân sự chủ chốt được thông báo ngay lập tức.