Tài chính Tốt nhất trong lĩnh vực 3 cái Quản lý tài liệu Công cụ AI

Một nhóm Kế toán phải trả (AP) nhận hàng trăm hóa đơn mỗi ngày ở nhiều định dạng khác nhau như PDF, JPG và tệp đính kèm email. Bằng cách sử dụng công cụ Quản lý tài liệu AI, họ tạo ra một quy trình làm việc tự động. Hóa đơn được tự động nhập từ một hộp thư email chuyên dụng. Sau đó, AI sử dụng OCR để đọc tài liệu, xác định đó là hóa đơn và trích xuất các trường dữ liệu chính: tên nhà cung cấp, số hóa đơn, ngày đáo hạn, tổng số tiền và chi tiết các mục hàng. Dữ liệu có cấu trúc này sau đó được xác thực so với các đơn đặt hàng trong hệ thống ERP và được chuyển đến người quản lý thích hợp để phê duyệt, giúp giảm đáng kể việc nhập dữ liệu thủ công và thời gian xử lý từ vài ngày xuống còn vài phút.

Một kiểm soát viên tài chính cần đảm bảo tuân thủ các chính sách du lịch và chi phí của công ty. Thay vì xem xét thủ công từng biên lai, họ sử dụng một công cụ tài liệu AI. Nhân viên tải ảnh biên lai của họ lên thông qua một ứng dụng di động. AI trích xuất thông tin người bán, ngày tháng và số tiền, và tự động phân loại chi phí (ví dụ: 'Ăn uống', 'Di chuyển'). Sau đó, nó đối chiếu dữ liệu này với các chính sách của công ty, gắn cờ các vi phạm tiềm ẩn như chi phí vượt quá giới hạn hàng ngày hoặc thiếu biên lai chi tiết cho các lần ở khách sạn. Điều này cho phép đội ngũ tài chính tập trung sự chú ý của họ chỉ vào các trường hợp ngoại lệ được gắn cờ, kiểm toán 100% báo cáo trong một khoảng thời gian ngắn hơn rất nhiều.

Một đội ngũ pháp lý của công ty cần phân tích 500 hợp đồng nhà cung cấp để xác định các điều khoản thanh toán và điều khoản trách nhiệm pháp lý không theo tiêu chuẩn. Nếu làm thủ công, việc này sẽ mất hàng tuần. Họ tải tất cả các hợp đồng lên một nền tảng Quản lý tài liệu AI. Sử dụng khả năng NLP của mình, công cụ này quét từng tài liệu, xác định các điều khoản liên quan đến 'Điều khoản thanh toán', 'Trách nhiệm pháp lý' và 'Chấm dứt', và trích xuất văn bản cụ thể. Nó trình bày các phát hiện trên một bảng điều khiển, cho phép đội ngũ nhanh chóng xem hợp đồng nào đi lệch khỏi mẫu tiêu chuẩn của công ty và định lượng các rủi ro tài chính tiềm ẩn trên toàn bộ danh mục thỏa thuận.

Một kiểm toán viên yêu cầu tất cả các hóa đơn trên 10.000 đô la từ một nhà cung cấp cụ thể trong năm tài chính vừa qua. Trong một hệ thống truyền thống, điều này sẽ đòi hỏi phải tìm kiếm thủ công qua các thư mục và tệp. Với hệ thống Quản lý tài liệu AI, người quản lý tài chính sử dụng chức năng tìm kiếm ngữ nghĩa. Họ chỉ cần gõ: 'hóa đơn từ Nhà cung cấp X > 10.000 đô la từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 12'. Hệ thống ngay lập tức truy xuất tất cả các tài liệu liên quan, cùng với dấu vết kiểm toán hoàn chỉnh cho thấy ai đã truy cập hoặc phê duyệt chúng. Điều này cho phép công ty phản hồi các yêu cầu kiểm toán trong vài phút, thể hiện sự kiểm soát nội bộ mạnh mẽ và tuân thủ.

Một kế toán viên cho một doanh nghiệp nhỏ dành hàng giờ mỗi tháng để đối chiếu thủ công các giao dịch từ sao kê ngân hàng với các bút toán trong phần mềm kế toán của họ. Bằng cách kết nối nguồn cấp dữ liệu ngân hàng của họ với một nền tảng tài liệu AI, quy trình trở nên tự động. Công cụ này nhập các sao kê ngân hàng kỹ thuật số, trích xuất từng giao dịch (ngày, mô tả, số tiền) và sử dụng AI để đối chiếu nó với các hóa đơn hoặc hồ sơ chi phí tương ứng trong hệ thống kế toán. Nó tự động đối chiếu các mục đã khớp và gắn cờ các sai lệch, chẳng hạn như các khoản phí trùng lặp hoặc các khoản thanh toán chưa được ghi nhận, để kế toán viên xem xét. Điều này giúp giảm thời gian đối chiếu hơn 80% và giảm thiểu sai sót của con người.

Một công ty quản lý tài sản gặp khó khăn trong việc quản lý một loạt các tài liệu của khách hàng, bao gồm các biểu mẫu KYC, báo cáo đầu tư và tờ khai thuế, được lưu trữ trên các hệ thống khác nhau. Họ triển khai một nền tảng Quản lý tài liệu AI làm kho lưu trữ trung tâm. Khi một báo cáo mới của khách hàng đến, nó sẽ tự động được phân loại và liên kết với hồ sơ của khách hàng. AI trích xuất các điểm dữ liệu chính như giá trị danh mục đầu tư và phân bổ tài sản, cập nhật chế độ xem tóm tắt của khách hàng. Điều này cung cấp cho các cố vấn một nguồn thông tin duy nhất, cập nhật cho tất cả các tài liệu của khách hàng, cải thiện chất lượng dịch vụ và đảm bảo tuân thủ quy định về lưu trữ hồ sơ.