Specgen

Specgen là một nền tảng trí tuệ nhân tạo mang tính cách mạng, chuyên dụng để chuyển đổi quy trình quản lý thầu và Yêu cầu đề xuất (RFP) cho các doanh nghiệp và chuyên gia mua sắm. Ra mắt vào đầu năm 2024, Specgen giải quyết tính chất tốn thời gian, phức tạp và cạnh tranh cao của việc đấu thầu bằng cách cung cấp một giải pháp an toàn, hiệu quả và thông minh. Nền tảng này phục vụ hai đối tượng chính: các doanh nghiệp muốn giành được nhiều hợp đồng hơn bằng cách tạo ra các phản hồi chất lượng cao nhanh hơn, và các bên mua hàng muốn hợp lý hóa việc đánh giá các đề xuất đã nộp. Cốt lõi sứ mệnh của Specgen là làm cho các gói thầu công và tư nhân trở nên dễ tiếp cận và quản lý hơn thông qua AI, đảm bảo tính chính xác, tuân thủ và lợi thế cạnh tranh đáng kể.

Không giống như các công cụ viết AI thông thường, Specgen được xây dựng có mục đích cho vòng đời mua sắm. AI của nó được đào tạo trên một cơ sở dữ liệu khổng lồ về tài liệu đấu thầu, cho phép nó hiểu được các sắc thái, cấu trúc và yêu cầu cụ thể vốn có trong các tài liệu này. Tính năng nổi bật của nền tảng là cam kết không lay chuyển đối với bảo mật dữ liệu. Tất cả các tệp của khách hàng được xử lý trên các máy chủ riêng, an toàn đặt tại Pháp và không bao giờ bị lộ ra các mô hình AI công cộng, đảm bảo tính bảo mật hoàn toàn cho thông tin kinh doanh nhạy cảm. Đối với các tổ chức có chính sách quản trị dữ liệu nghiêm ngặt, Specgen thậm chí còn cung cấp tùy chọn triển khai tại chỗ (on-premise).

Cách sử dụng Specgen

Hành trình của người dùng với Specgen được thiết kế để mang tính hợp tác và phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng khách hàng, đi từ giai đoạn trình diễn đến triển khai đầy đủ.

1. Tư vấn ban đầu & Trình diễn: Người dùng tiềm năng bắt đầu bằng cách lên lịch một buổi trình diễn miễn phí để xem nền tảng hoạt động và thảo luận về những thách thức cụ thể của họ với đội ngũ Specgen.
2. Giai đoạn thí điểm: Sau buổi trình diễn, khách hàng có thể tham gia vào giai đoạn thí điểm từ 1 đến 2 tháng. Điều này cho phép họ sử dụng Specgen trong một môi trường an toàn với các tài liệu đấu thầu của riêng họ. Trong giai đoạn này, họ có thể đo lường chính xác khối lượng sử dụng, đánh giá các lợi ích hữu hình và làm việc với đội ngũ Specgen để xây dựng một trường hợp kinh doanh.
3. Tải lên tài liệu: Người dùng tải lên tài liệu đấu thầu của họ lên nền tảng. Specgen hỗ trợ nhiều định dạng, bao gồm PDF (.pdf), Word (.docx), Excel (.xlsx) và PowerPoint (.pptx).
4. Phân tích bằng AI: AI tự động quét các tài liệu, tỉ mỉ xác định và trích xuất mọi yêu cầu, tiêu chí, câu hỏi và ràng buộc.
5. Tạo phản hồi tự động: Tận dụng cơ sở kiến thức nội bộ đã được tải sẵn của công ty (chẳng hạn như các đề xuất trước đây, tài liệu kỹ thuật và chính sách công ty), Specgen soạn thảo các phản hồi phù hợp và tuân thủ cho từng yêu cầu được xác định. Điều này làm giảm đáng kể thời gian dành cho việc viết thủ công.
6. Xem xét và hoàn thiện: Bản nháp được tạo ra sau đó được trình bày cho người dùng để xem xét, chỉnh sửa và phê duyệt cuối cùng. Điều này đảm bảo bản đệ trình cuối cùng được trau chuốt và hoàn toàn phù hợp với tiếng nói và chiến lược của công ty.
7. Đối với bên mua: Quy trình được nhân bản cho việc đánh giá. Bên mua tải lên các đề xuất đã nộp, và AI giúp phân tích chúng dựa trên các tiêu chí của RFP ban đầu, đảm bảo một quy trình đánh giá công bằng, nhất quán và hiệu quả.

Tính năng chính của Specgen

• Trích xuất yêu cầu tự động: AI phân tích thông minh các tài liệu đấu thầu để xác định và liệt kê tất cả các yêu cầu của khách hàng, đảm bảo không bỏ sót điều gì.
• Tạo phản hồi bằng AI: Tạo ra các câu trả lời được cá nhân hóa và phù hợp bằng cách khớp các yêu cầu với cơ sở kiến thức nội bộ của công ty bạn.
• Bảo mật dữ liệu 100%: Mọi quá trình xử lý đều diễn ra trên các máy chủ riêng, an toàn. Dữ liệu của bạn không bao giờ được chia sẻ với các mô hình AI công cộng.
• Tùy chọn lưu trữ tại chỗ (On-Premise): Để kiểm soát tối đa, toàn bộ giải pháp có thể được triển khai trên máy chủ của chính công ty bạn.
• Hỗ trợ nhiều định dạng tài liệu: Xử lý liền mạch các tệp PDF, Word, Excel và PowerPoint, định dạng lại chúng để phân tích trôi chảy.
• Nền tảng hai mặt: Cung cấp các giải pháp chuyên dụng cho cả doanh nghiệp phản hồi thầu và bên mua đánh giá chúng.
• Khả năng song ngữ: Nền tảng và AI của nó hoạt động trôi chảy bằng cả tiếng Anh và tiếng Pháp.
• Chương trình thí điểm tùy chỉnh: Một giai đoạn thử nghiệm được thiết kế để chứng minh giá trị của công cụ và điều chỉnh một giải pháp đặc biệt cho nhu cầu kinh doanh của bạn.

Các trường hợp sử dụng Specgen

Specgen lý tưởng cho bất kỳ tổ chức nào tham gia vào quy trình đấu thầu chính thức.

• Đội ngũ bán hàng và quản lý thầu: Giảm đáng kể thời gian chuẩn bị phản hồi RFP và thầu, cho phép các đội ngũ tham gia nhiều cơ hội hơn và tăng tỷ lệ thắng thầu.
• Doanh nghiệp lớn: Đảm bảo tính nhất quán về chất lượng và thông điệp trên tất cả các đề xuất được nộp bởi các phòng ban hoặc khu vực khác nhau bằng cách sử dụng một cơ sở kiến thức tập trung do AI quản lý.
• Các phòng mua sắm của khu vực công: Tăng tốc quy trình đánh giá thầu, đảm bảo tất cả các bài dự thầu được so sánh một cách công bằng và chính xác với các tiêu chí đã nêu, dẫn đến chu kỳ mua sắm nhanh hơn và minh bạch hơn.
• Chuyên gia kỹ thuật và chuyên môn: Giải phóng thời gian quý báu của các chuyên gia bằng cách tự động hóa việc soạn thảo ban đầu các phản hồi kỹ thuật, cho phép họ tập trung vào đóng góp chiến lược có giá trị cao thay vì viết lặp đi lặp lại.

Ưu điểm của Specgen

Specgen cung cấp một lợi thế cạnh tranh khác biệt thông qua cách tiếp cận chuyên biệt của mình.

• Tăng hiệu quả: Tự động hóa các phần tốn nhiều công sức nhất của quy trình đấu thầu, tiết kiệm hàng trăm giờ làm việc thủ công.
• Nâng cao chất lượng đề xuất: Đảm bảo mọi yêu cầu đều được giải quyết, giảm nguy cơ không tuân thủ và cải thiện chất lượng tổng thể của các bài dự thầu.
• Bảo mật vô song: Cam kết với máy chủ riêng và tùy chọn tại chỗ làm cho nó trở thành lựa chọn lý tưởng cho các tổ chức quan tâm đến bảo mật.
• Tỷ lệ thắng thầu cao hơn: Bằng cách cho phép các đội ngũ tạo ra các đề xuất chất lượng tốt hơn một cách nhanh chóng hơn, Specgen trực tiếp góp phần vào tỷ lệ thành công cao hơn trong các cuộc đấu thầu cạnh tranh.
• Chuyên môn hóa: Không giống như các công cụ thông thường, AI của nó được đào tạo đặc biệt trên các tài liệu đấu thầu, cung cấp kết quả chính xác và phù hợp hơn cho lĩnh vực mua sắm.

Giá cả và gói dịch vụ

Specgen hoạt động theo mô hình định giá tùy chỉnh, phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng tổ chức. Không có các bậc giá công khai tiêu chuẩn. Quy trình như sau:

1. Trình diễn miễn phí: Một buổi trình diễn không ràng buộc để giới thiệu các khả năng của nền tảng.
2. Giai đoạn thí điểm có trả phí: Một dự án thí điểm từ 1-2 tháng được cung cấp để thử nghiệm giải pháp với dữ liệu của riêng bạn. Giai đoạn này giúp xác định khối lượng sử dụng (số lượng thầu, số trang, số người dùng) và chứng minh ROI.
3. Đề xuất tùy chỉnh: Dựa trên kết quả của giai đoạn thí điểm, Specgen cung cấp một đề xuất được thiết kế riêng với mức giá phù hợp với quy mô và yêu cầu của doanh nghiệp bạn.

Để biết thông tin về giá cả, các bên quan tâm phải liên hệ trực tiếp với đội ngũ Specgen qua trang web của họ.