Glean.ai

Glean.ai est une plateforme sophistiquée pilotée par l'IA, conçue pour révolutionner la manière dont les équipes financières gèrent la comptabilité fournisseurs (AP) et analysent les dépenses de l'entreprise. Contrairement aux outils traditionnels d'automatisation de l'AP qui se concentrent uniquement sur le traitement et le paiement des factures, Glean.ai fournit une couche d'intelligence stratégique. Elle capture et analyse automatiquement chaque donnée des factures, jusqu'aux lignes d'articles individuelles, offrant une visibilité sans précédent sur les moteurs des dépenses de votre entreprise. Cela permet aux entreprises de passer d'un processus de paiement réactif à une stratégie de gestion des dépenses proactive et basée sur les données.

La plateforme est conçue pour permettre aux équipes financières de prendre des décisions plus éclairées, d'identifier les opportunités de réduction des coûts et d'améliorer l'efficacité opérationnelle. En fournissant un contexte à chaque transaction, Glean.ai aide à découvrir les tendances, à signaler les anomalies et à offrir des informations exploitables — que l'entreprise appelle des 'gleans' — pour optimiser les relations avec les fournisseurs et négocier de meilleures conditions.

Comment utiliser Glean.ai

La prise en main de Glean.ai est conçue pour être simple et transparente, s'intégrant aux flux de travail existants avec un minimum de perturbations. Le processus comprend généralement trois étapes principales :

1. Soumettre les factures automatiquement : Glean.ai vous fournit une adresse e-mail unique et dédiée. Vous pouvez simplement transférer toutes vos factures fournisseurs à cette adresse. Si vous avez déjà une règle ou un groupe de transfert d'e-mails pour les factures (par exemple, [email protected]), il vous suffit d'ajouter l'adresse Glean.ai à cette liste. La plateforme recevra alors automatiquement vos factures et commencera à les traiter.
2. Extraction de données alimentée par l'IA : Une fois qu'une facture est reçue, le moteur d'IA de Glean.ai se met au travail. Il effectue tout le travail fastidieux de saisie de données, en extrayant non seulement les informations d'en-tête comme le nom du fournisseur, la date et le montant total, mais aussi tous les détails des lignes d'articles tels que les articles achetés, les quantités, les prix unitaires et les périodes de service. La plupart des factures apparaissent dans l'application en quelques minutes, avec des données détaillées sur les lignes d'articles disponibles dans les 24 heures.
3. Examiner, Approuver et Analyser : Une fois les données capturées et structurées, vous pouvez utiliser le tableau de bord de Glean.ai pour examiner les factures, gérer les flux d'approbation personnalisés et effectuer des paiements. Plus important encore, vous pouvez exploiter les puissantes analyses de la plateforme pour obtenir des informations sur vos dépenses, suivre les indicateurs clés et recevoir des alertes sur tout, des nouveaux fournisseurs aux économies de coûts potentielles. Le système s'intègre directement à votre grand livre (par exemple, QuickBooks, Sage Intacct, NetSuite) pour garantir que toutes les données sont synchronisées et exactes.

Fonctionnalités principales de Glean.ai

• Capture automatisée des données des lignes d'articles : Va au-delà du total de la facture pour extraire et analyser chaque ligne d'article, fournissant des détails granulaires sur ce que vous achetez et auprès de qui.
• Informations intelligentes sur les dépenses ('Gleans') : Génère plus de 50 types différents d'informations exploitables, y compris des alertes sur les nouveaux fournisseurs, des explications d'écarts, des conseils comptables et des conseils de négociation.
• Automatisation transparente de l'AP : Automatise l'ensemble du cycle de vie de la comptabilité fournisseurs, de la réception et du codage des factures aux approbations à plusieurs niveaux et à l'exécution des paiements.
• Analyse complète des dépenses : Analyse toutes les dépenses des fournisseurs, y compris les coûts des factures AP et les dépenses payées par carte de crédit, pour une image financière complète.
• Intégrations profondes avec les ERP/logiciels comptables : Offre des intégrations natives robustes avec les principaux systèmes comptables comme QuickBooks, Xero, Sage Intacct, NetSuite et Microsoft Dynamics.
• Visibilité et rapports en temps réel : Fournit des tableaux de bord et des analyses intuitifs pour une visibilité en temps réel des flux de trésorerie et une prise de décision basée sur les données.
• Gestion des fournisseurs et des contrats : Aide à gérer plus efficacement les relations avec les fournisseurs et les contrats en centralisant les données et en suivant les performances.

Cas d'utilisation pour Glean.ai

Glean.ai est idéal pour les organisations en croissance et les entreprises établies qui cherchent à moderniser leurs opérations financières. Un excellent exemple est Geneoscopy, une entreprise des sciences de la vie qui devait mettre à niveau ses systèmes financiers de QuickBooks à Sage Intacct. Ils étaient confrontés à des défis liés aux processus manuels, aux approbations complexes et à un manque de suivi détaillé des stocks. En mettant en œuvre Glean.ai avec Sage Intacct, Geneoscopy a pu :

• Automatiser les flux de travail AP : Cela a réduit le temps de gestion de l'AP du contrôleur de plus de 70 % et a complètement éliminé le besoin d'un comptable tiers, économisant plus de 100 000 $ par an.
• Rationaliser la migration des systèmes : Glean.ai a assuré une transition fluide et confiante entre les systèmes comptables, minimisant les perturbations des opérations financières.
• Améliorer la précision et le contrôle : Les fonctionnalités de la plateforme, comme la reconnaissance automatique des calendriers d'amortissement et la synchronisation des erreurs avec Sage Intacct, ont considérablement réduit les erreurs et aidé à identifier des problèmes comme des factures fournisseurs incorrectes qui étaient auparavant manquées.
• Améliorer la prise de décision : Grâce à des analyses améliorées, l'équipe financière a acquis la capacité de prendre des décisions basées sur les données, de rationaliser la gestion des flux de trésorerie et de gérer les paiements urgents avec agilité.

Avantages de Glean.ai

Le principal avantage de Glean.ai est son passage du paiement tactique des factures à l'intelligence stratégique des dépenses. Il ne s'agit pas seulement de payer les factures plus rapidement ; il s'agit de les payer plus intelligemment. Les principaux avantages comprennent des économies de temps et de coûts significatives, une meilleure précision des données en éliminant la saisie manuelle, et une vue d'ensemble de toutes les dépenses des fournisseurs. Sa facilité de mise en œuvre et ses informations puissantes et exploitables permettent aux équipes financières de devenir des partenaires stratégiques dans l'entreprise, stimulant l'efficacité et la rentabilité.

Tarification et plans

Glean.ai fonctionne sur un modèle de tarification à plusieurs niveaux basé sur le volume de factures traitées par mois. L'entreprise met l'accent sur une approche conviviale pour le client, sans frais de dépassement. Si le volume de factures d'un client dépasse la limite de son plan pendant deux mois consécutifs, il est automatiquement et en douceur transféré au niveau supérieur approprié. Les détails spécifiques de la tarification ne sont pas publiés ; les clients potentiels sont encouragés à demander une démonstration pour recevoir un devis personnalisé adapté à leurs besoins et à leur échelle.