HelloSign

HelloSign, nay được biết đến với tên gọi Dropbox Sign, là một nền tảng chữ ký điện tử mạnh mẽ và thân thiện với người dùng được thiết kế để hợp lý hóa quy trình làm việc với tài liệu cho các doanh nghiệp mọi quy mô. Được Dropbox mua lại, nó tích hợp liền mạch vào môi trường làm việc hiện đại, cho phép người dùng gửi, nhận và quản lý các chữ ký ràng buộc pháp lý trực tuyến. Nền tảng này loại bỏ nhu cầu in, quét và fax, giúp tăng tốc đáng kể thời gian hoàn thành thỏa thuận, từ hợp đồng bán hàng và biểu mẫu nhân sự đến các thỏa thuận pháp lý và NDA. Nó ưu tiên bảo mật và tuân thủ, đảm bảo rằng mọi tài liệu đã ký đều không thể bị giả mạo và được sao lưu bởi một dấu vết kiểm toán toàn diện.

Cách sử dụng HelloSign

Sử dụng HelloSign là một quy trình trực quan được thiết kế để đạt hiệu quả:

1. Tạo tài khoản: Đăng ký một tài khoản miễn phí, cho phép ba yêu cầu chữ ký mỗi tháng, hoặc bắt đầu dùng thử miễn phí 30 ngày của một gói trả phí để truy cập các tính năng nâng cao hơn.
2. Tải lên tài liệu của bạn: Tải lên tài liệu bạn cần ký (ví dụ: PDF, Word, Excel) trực tiếp từ máy tính của bạn hoặc từ các dịch vụ lưu trữ đám mây như Dropbox, Google Drive hoặc OneDrive.
3. Chuẩn bị tài liệu: Sử dụng trình chỉnh sửa kéo và thả đơn giản để đặt các trường cần thiết vào tài liệu. Điều này bao gồm các khối chữ ký, chữ ký tắt, trường văn bản, hộp kiểm và trường ngày tháng. Bạn có thể gán các trường này cho những người ký cụ thể.
4. Gửi để ký: Thêm địa chỉ email của những người ký và tùy chỉnh thông điệp họ sẽ nhận được. Nhấp vào 'Gửi để ký'.
5. Ký và theo dõi: Người ký nhận được thông báo qua email với một liên kết đến tài liệu. Họ có thể dễ dàng ký trên bất kỳ thiết bị nào (máy tính, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh) mà không cần tạo tài khoản HelloSign. Bạn có thể theo dõi trạng thái của tài liệu trong thời gian thực, xem ai đã xem và ai đã ký.
6. Lưu trữ an toàn: Khi tất cả các bên đã ký, mọi người đều nhận được một bản sao cuối cùng, ràng buộc pháp lý qua email. Tài liệu, cùng với dấu vết kiểm toán không thể chỉnh sửa của nó, được lưu trữ an toàn trong tài khoản HelloSign của bạn.

Tính năng chính của HelloSign

• Chữ ký điện tử ràng buộc pháp lý: Hoàn toàn tuân thủ Đạo luật ESIGN của Hoa Kỳ năm 2000, UETA và quy định eIDAS của Châu Âu, làm cho chữ ký có giá trị như chữ ký bằng bút và giấy.
• Mẫu có thể tái sử dụng: Lưu các tài liệu thường xuyên sử dụng như hợp đồng hoặc NDA làm mẫu để chuẩn bị và gửi chúng trong vài giây.
• Dấu vết kiểm toán toàn diện: Mỗi tài liệu đi kèm với một dấu vết kiểm toán không thể chỉnh sửa, có dấu thời gian theo dõi mọi hành động, cung cấp bằng chứng về việc truy cập, xem xét và ký.
• Tích hợp mạnh mẽ: Hoạt động liền mạch với các công cụ kinh doanh phổ biến bao gồm Salesforce, Dropbox, Google Workspace, HubSpot, Oracle và Microsoft Word.
• Thương hiệu tùy chỉnh: Tùy chỉnh trải nghiệm ký bằng cách thêm logo, màu sắc và thông điệp của công ty bạn vào email và các trang ký.
• Gửi hàng loạt: Gửi một tài liệu duy nhất đến một danh sách lớn người nhận để ký riêng lẻ chỉ bằng một cú nhấp chuột, hoàn hảo cho các bản cập nhật chính sách hoặc giấy phép.
• Bảo mật nâng cao: Cung cấp bảo mật cấp ngân hàng, bao gồm mã hóa AES 256-bit, chứng nhận SOC 2 Loại II và ISO 27001, xác thực hai yếu tố và xác thực dữ liệu.
• API cho nhà phát triển: Một API mạnh mẽ và được tài liệu hóa tốt cho phép các doanh nghiệp nhúng chức năng chữ ký điện tử trực tiếp vào trang web hoặc ứng dụng của riêng họ để có trải nghiệm người dùng tích hợp hoàn toàn.
• Ứng dụng di động: Các ứng dụng chuyên dụng cho iOS và Android cho phép bạn gửi và ký tài liệu khi đang di chuyển.

Các trường hợp sử dụng HelloSign

HelloSign rất linh hoạt và có giá trị trên nhiều phòng ban và ngành công nghiệp:

• Bán hàng: Tăng tốc chu kỳ bán hàng bằng cách nhận các đề xuất, báo giá và hợp đồng được ký trong vài phút thay vì vài ngày. Tích hợp Salesforce giúp tăng hiệu suất của đội ngũ.
• Nhân sự: Hợp lý hóa toàn bộ vòng đời của nhân viên, từ việc gửi thư mời làm việc và giới thiệu nhân viên mới với các biểu mẫu thuế và tài liệu chính sách đến việc xử lý giấy tờ chấm dứt hợp đồng.
• Pháp lý: Thực hiện các NDA, thỏa thuận dịch vụ và các hợp đồng pháp lý khác một cách an toàn với dấu vết kiểm toán ràng buộc pháp lý.
• Tài chính: Xử lý các đơn xin vay, mở tài khoản mới và nhận các báo cáo tài chính được ký một cách nhanh chóng và an toàn.
• Bất động sản: Quản lý các thỏa thuận cho thuê, đề nghị mua và các tài liệu liên quan đến tài sản khác bằng kỹ thuật số.

Ưu điểm của HelloSign

HelloSign mang lại những lợi thế đáng kể, bao gồm hiệu quả tăng lên đáng kể, với một số công ty giảm quy trình ký từ vài tuần xuống chỉ còn một ngày. Giao diện thân thiện với người dùng của nó luôn được G2 xếp hạng số 1 về tính dễ sử dụng, đảm bảo tỷ lệ chấp nhận cao. Nền tảng này cung cấp bảo mật mạnh mẽ và tuân thủ pháp luật, mang lại sự yên tâm cho các doanh nghiệp. Hơn nữa, các tính năng như nhắc nhở tự động và ký trên thiết bị di động cải thiện tỷ lệ hoàn thành tài liệu lên đến 26%.

Giá cả và gói dịch vụ

HelloSign cung cấp một cấu trúc giá linh hoạt để phù hợp với các nhu cầu khác nhau:

• Gói miễn phí: Bao gồm tối đa 3 yêu cầu chữ ký mỗi tháng.
• Gói Essentials: Bắt đầu từ $15/tháng (thanh toán hàng năm). Lý tưởng cho cá nhân, cung cấp yêu cầu chữ ký không giới hạn, 5 mẫu và các tích hợp cơ bản.
• Gói Standard: Bắt đầu từ $25/người dùng/tháng (thanh toán hàng năm). Được thiết kế cho các nhóm, gói này bổ sung thương hiệu tùy chỉnh, gửi hàng loạt, các tính năng quản lý nhóm và các tích hợp cao cấp như Salesforce.
• Gói Premium: Giá tùy chỉnh. Dành cho các tổ chức lớn hơn có nhu cầu nâng cao như Đăng nhập một lần (SSO), báo cáo nâng cao và khả năng đa nhóm.
• Gói API: Một bậc giá riêng có sẵn cho các nhà phát triển muốn tích hợp chức năng chữ ký điện tử, bắt đầu từ $100/tháng cho 50 yêu cầu API.

Có sẵn bản dùng thử miễn phí 30 ngày cho các gói Essentials và Standard.