Dropbox Sign

Dropbox Sign, trước đây được biết đến với tên gọi HelloSign, là một giải pháp chữ ký điện tử mạnh mẽ và trực quan được thiết kế để đẩy nhanh quy trình làm việc của doanh nghiệp. Nó cho phép các cá nhân và nhóm gửi, nhận và quản lý các tài liệu chữ ký điện tử có giá trị pháp lý trực tuyến. Bằng cách số hóa quy trình thỏa thuận, Dropbox Sign loại bỏ nhu cầu in, fax và quét, giảm đáng kể thời gian xử lý từ vài tuần xuống chỉ còn vài phút. Nó được xây dựng với sự chú trọng vào bảo mật, sự đơn giản và khả năng mở rộng, trở thành một lựa chọn đáng tin cậy cho các doanh nghiệp ở mọi quy mô.

Nền tảng này được công nhận vì giao diện thân thiện với người dùng, cho phép ngay cả những người không rành về công nghệ cũng có thể dễ dàng điều hướng quy trình ký. Với các tích hợp mạnh mẽ và API mạnh mẽ, Dropbox Sign đáp ứng bạn ngay tại nơi bạn làm việc, nhúng liền mạch vào các ứng dụng và hệ thống hiện có của bạn để tạo ra trải nghiệm không ma sát cho cả người gửi và người ký.

Cách sử dụng Dropbox Sign

Bắt đầu với Dropbox Sign là một quy trình đơn giản được thiết kế để đạt hiệu quả tối đa:

1. Tạo tài khoản: Đăng ký tài khoản Dropbox Sign. Bạn có thể bắt đầu với bản dùng thử miễn phí 30 ngày để khám phá các tính năng của nó.
2. Tải lên tài liệu của bạn: Tải lên tài liệu bạn cần ký. Dropbox Sign hỗ trợ nhiều định dạng tệp, bao gồm PDF, Microsoft Word, Excel và PowerPoint.
3. Định dạng tài liệu: Kéo và thả các trường vào tài liệu của bạn ở những nơi bạn cần thông tin, chẳng hạn như chữ ký, chữ ký tắt, hộp văn bản, ngày tháng và hộp kiểm. Bạn có thể lưu các tài liệu thường dùng làm mẫu có thể tái sử dụng để tiết kiệm thời gian.
4. Thêm người ký và gửi: Nhập địa chỉ email của người ký và tùy chỉnh tin nhắn. Nhấp vào 'Gửi để ký' để gửi tài liệu đi.
5. Ký tài liệu: Người ký nhận được thông báo qua email. Họ có thể tạo chữ ký điện tử của mình bằng cách vẽ bằng chuột hoặc ngón tay, nhập tên hoặc tải lên hình ảnh chữ ký của họ.
6. Theo dõi và quản lý: Theo dõi tiến trình của tài liệu trong thời gian thực từ bảng điều khiển của bạn. Bạn sẽ nhận được thông báo khi mỗi người xem và ký tài liệu. Một dấu vết kiểm toán hoàn chỉnh, có dấu thời gian được tự động đính kèm vào mọi tài liệu đã ký để làm bằng chứng pháp lý.

Tính năng chính của Dropbox Sign

• Chữ ký điện tử có giá trị pháp lý: Tuân thủ Đạo luật ESIGN của Hoa Kỳ, UETA và quy định eIDAS của Châu Âu, đảm bảo các tài liệu đã ký của bạn có hiệu lực pháp lý.
• Mẫu có thể tái sử dụng: Biến các tài liệu được sử dụng nhiều nhất của bạn thành các mẫu để hợp lý hóa quy trình gửi và đảm bảo tính nhất quán.
• API mạnh mẽ: Nhúng chức năng chữ ký điện tử trực tiếp vào trang web hoặc ứng dụng của bạn với một API được G2 xếp hạng là nhanh nhất để triển khai.
• Tích hợp liền mạch: Hoạt động với các công cụ phổ biến như Dropbox, Salesforce, HubSpot, Oracle và Microsoft, loại bỏ nhu cầu chuyển đổi giữa các ứng dụng.
• Bảo mật nâng cao: Các tính năng bao gồm tài liệu chống giả mạo, dấu vết kiểm toán hoàn chỉnh, mã hóa AES 256-bit, xác thực hai yếu tố (2FA) và tuân thủ các tiêu chuẩn như SOC 2 Loại II, HIPAA và GDPR.
• Gửi hàng loạt: Gửi một tài liệu duy nhất đến một danh sách lớn người nhận để ký chỉ bằng một cú nhấp chuột, hoàn hảo cho giấy tờ nhân viên mới hoặc cập nhật chính sách.
• Thương hiệu tùy chỉnh: Tùy chỉnh trải nghiệm ký với logo và màu sắc của công ty bạn để duy trì tính nhất quán của thương hiệu.
• Thân thiện với thiết bị di động: Ký và gửi tài liệu từ bất kỳ thiết bị nào, ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào, đảm bảo tính liên tục của doanh nghiệp khi đang di chuyển.
• Tùy chọn người ký nâng cao: Sử dụng các tính năng như logic có điều kiện, thu thập tệp đính kèm và mã truy cập của người ký cho các quy trình làm việc phức tạp hơn.

Các trường hợp sử dụng Dropbox Sign

Dropbox Sign rất linh hoạt và mang lại lợi ích cho nhiều phòng ban khác nhau:

• Đội ngũ bán hàng: Đẩy nhanh chu kỳ bán hàng bằng cách ký hợp đồng và đề xuất nhanh hơn. Tích hợp Salesforce có thể tăng hiệu suất của đội ngũ bán hàng lên đến 45%.
• Nhân sự: Hợp lý hóa quy trình tuyển dụng và giới thiệu nhân viên mới. Gửi thư mời làm việc, thỏa thuận không tiết lộ và các gói giới thiệu để ký kỹ thuật số nhanh chóng, giảm thời gian tuyển dụng.
• Phòng pháp lý: Thực hiện các hợp đồng, thỏa thuận và giấy từ bỏ một cách an toàn với chữ ký có giá trị pháp lý và dấu vết kiểm toán toàn diện để tuân thủ.
• Tài chính và Vận hành: Số hóa hóa đơn, đơn đặt hàng và báo cáo chi phí để phê duyệt và xử lý nhanh hơn.
• Bất động sản: Quản lý hợp đồng thuê, hợp đồng mua bán và các biểu mẫu công bố thông tin một cách hiệu quả mà không cần gặp mặt trực tiếp.

Ưu điểm của Dropbox Sign

Dropbox Sign mang lại lợi thế cạnh tranh thông qua việc tập trung vào tốc độ, bảo mật và trải nghiệm người dùng. Nó giảm đáng kể thời gian xử lý tài liệu, cải thiện tỷ lệ hoàn thành lên đến 26% và nâng cao hiệu quả hoạt động. Thiết kế trực quan của nó đảm bảo tỷ lệ chấp nhận cao trong số người dùng, trong khi các tính năng bảo mật mạnh mẽ của nó mang lại sự yên tâm. API mạnh mẽ và các tích hợp sâu rộng làm cho nó trở thành một giải pháp có khả năng mở rộng và thích ứng cao, phát triển cùng với nhu cầu kinh doanh của bạn.

Giá cả và gói dịch vụ

Dropbox Sign cung cấp một cấu trúc giá linh hoạt để phù hợp với các nhu cầu khác nhau, bao gồm bản dùng thử miễn phí và gói miễn phí có giới hạn.

• Gói miễn phí: Bao gồm tối đa 3 yêu cầu ký mỗi tháng.
• Gói Essentials: Bắt đầu từ $15 mỗi người dùng mỗi tháng (thanh toán hàng năm), cung cấp yêu cầu ký không giới hạn, 5 mẫu và nhiều hơn nữa.
• Gói Standard: Gói tập trung vào nhóm với các tính năng nâng cao hơn như thương hiệu tùy chỉnh, gửi hàng loạt và báo cáo nhóm.
• Gói Premium: Dành cho các nhóm nâng cao cần các tính năng như SSO, tích hợp nâng cao và bảng điều khiển hiệu suất.
• Gói API: Bắt đầu từ $100 mỗi tháng cho 50 yêu cầu API, được thiết kế cho các nhà phát triển nhúng chữ ký điện tử vào sản phẩm của họ.

Bản dùng thử miễn phí 30 ngày có sẵn cho các gói trả phí, cho phép người dùng kiểm tra đầy đủ các khả năng trước khi cam kết.