Keeper

Keeper ist eine umfassende Praxismanagement-Plattform, die speziell für Buchhalter, Steuerberater und Finanzkanzleien entwickelt wurde. Sie dient als zentraler Knotenpunkt zur Verwaltung aller Aspekte der Kundenarbeit und zielt darauf ab, den Zeitaufwand für Monatsabschlussprozesse erheblich zu reduzieren. Durch die tiefe Integration mit führender Buchhaltungssoftware wie QuickBooks und Xero konsolidiert Keeper verschiedene wesentliche Funktionen in einer einzigen, intuitiven Benutzeroberfläche und verringert so den Bedarf an mehreren unterschiedlichen Tools.

Tausende von Fachleuten vertrauen auf die Plattform, um die Effizienz zu steigern, Verfahren zu standardisieren und die Zusammenarbeit mit Kunden zu verbessern. Sie bietet eine kanzleiweite Übersicht über alle Kundenarbeiten, Aufgaben und Kommunikationen und stellt sicher, dass nichts übersehen wird. Von der automatisierten Fehlererkennung bis hin zu anspruchsvollen Kundenberichten befähigt Keeper Buchhaltungsprofis, nicht nur schneller zu arbeiten, sondern auch ihren Kunden einen größeren Mehrwert zu bieten.

Wie man Keeper verwendet

Der Einstieg in Keeper ist ein strukturierter Prozess, der auf Erfolg ausgelegt ist. Zuerst buchen potenzielle Benutzer in der Regel eine personalisierte Demo, um zu sehen, wie die Plattform den spezifischen Anforderungen ihrer Kanzlei gerecht werden kann. Nach der Demo beginnt eine kostenlose Testphase mit einem dedizierten 60-minütigen Onboarding-Anruf mit einem Customer Success Manager. Während dieses Anrufs lernen Sie, wie Sie Ihre ersten Kunden verbinden, indem Sie deren QuickBooks Online- oder Xero-Hauptbuchdateien importieren. Anschließend werden Sie durch die Anpassung des Kundenportals mit Ihrem Kanzleilogo, die Einrichtung wiederkehrender Aufgaben für Monatsabschlüsse und die Erstellung Ihrer ersten Dateiüberprüfungsberichte geführt. Nach dem Onboarding umfasst die tägliche Nutzung die Verwaltung von Aufgaben in der Kanban-Ansicht, die sichere Kommunikation mit Kunden über das Portal für Transaktionsanfragen, die Durchführung automatischer Dateiüberprüfungen zur Erkennung von Kodierungsfehlern und die Erstellung aufschlussreicher Managementberichte zur Weitergabe an Kunden.

Kernfunktionen von Keeper

• Kundenportal: Ein sicheres, individuell gebrandetes Portal für eine nahtlose Kundenkommunikation. Stellen Sie Fragen zu Transaktionen, senden Sie automatische Erinnerungen per E-Mail oder SMS und ermöglichen Sie Kunden, direkt zu antworten, wobei alle Änderungen mit Ihrer Buchhaltungssoftware synchronisiert werden.
• Automatisierte Dateiüberprüfung: Erkennt und hilft automatisch bei der Korrektur häufiger Kodierungsfehler in den Büchern Ihrer Kunden. Sie können Überprüfungen in Ihrer gesamten Kanzlei mit anpassbaren Vorlagen standardisieren und alle Korrekturen sofort mit QuickBooks oder Xero synchronisieren.
• 1099-Verwaltung: Optimiert den Prozess der Nachverfolgung von Lieferanten und der Verwaltung von W-9s während des ganzen Jahres. Es identifiziert Lieferanten, die möglicherweise ein 1099 benötigen und kein W-9 haben, ermöglicht es Ihnen, das Formular direkt anzufordern, und exportiert Daten für eine einfache Einreichung.
• Benutzerdefinierte Managementberichte: Gehen Sie über Standard-GuV- und Bilanzberichte hinaus. Erstellen Sie Berichte mit Zusammenfassungen für die Geschäftsführung, benutzerdefinierten KPIs und Visualisierungen, die auf jeden Kunden zugeschnitten sind, um ihnen zu helfen, ihre finanzielle Gesundheit besser zu verstehen. Diese können direkt im Kundenportal veröffentlicht werden.
• Aufgabenverwaltung: Ein robustes System zum Erstellen, Verfolgen und Organisieren aller wiederkehrenden und einmaligen Aufgaben. Verwenden Sie Abschnitte, Tags und eine kanzleiweite Kanban-Ansicht, um den Teamfortschritt zu überwachen und sicherzustellen, dass Fristen eingehalten werden.
• Keeper Emails: Ein in die Plattform integrierter E-Mail-Client. Er ermöglicht Teams die Zusammenarbeit an E-Mails, die Umwandlung von Nachrichten in nachverfolgbare Aufgaben mit einem Klick und die Pflege eines gemeinsamen Verlaufs der gesamten Kundenkommunikation.
• Zeiterfassung: Überwachen Sie die für jeden Kunden und jede Aufgabe aufgewendete Zeit, um die Rentabilität der Kanzlei und die Ressourcenzuweisung besser zu verstehen.
• Integrationen: Tiefe Integrationen mit QuickBooks, Xero und eine hochgradig anpassbare Zapier-Integration zur Verbindung mit Tausenden anderer Apps.

Anwendungsfälle für Keeper

Keeper ist vielseitig für Kanzleien jeder Größe einsetzbar. Ein Einzelbuchhalter kann es verwenden, um organisiert zu bleiben, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und professionelle Berichte zu liefern, die mit denen größerer Kanzleien konkurrieren können. Eine wachsende Buchhaltungskanzlei kann Keeper nutzen, um ihren Monatsabschlussprozess zu standardisieren, neue Teammitglieder effizient einzuarbeiten und eine wachsende Kundenliste ohne Qualitätseinbußen zu verwalten. Für große Kanzleien bietet Keeper die Werkzeuge für eine kanzleiweite Aufsicht, erweiterte Benutzerberechtigungen und eine einzige Informationsquelle für alle Kundenarbeiten, um Konsistenz und Qualitätskontrolle über alle Teams und Standorte hinweg zu gewährleisten.

Vorteile von Keeper

Der Hauptvorteil von Keeper ist seine Fähigkeit, den Technologie-Stack zu konsolidieren und massive Effizienzsteigerungen zu erzielen. Indem es Kundenkommunikation, Aufgabenverwaltung, Dateiüberprüfung und Berichterstattung an einem Ort zusammenführt, beseitigt es die Reibung beim Wechsel zwischen mehreren Anwendungen. Dies führt zu einem schnelleren Monatsabschluss, der die benötigte Zeit oft halbiert. Das sichere Kundenportal verbessert die Kundenbeziehungen durch einen professionellen und optimierten Kommunikationskanal. Darüber hinaus reduzieren die Automatisierungs- und Standardisierungsfunktionen menschliche Fehler, verbessern die Genauigkeit und geben Fachleuten die Freiheit, sich auf höherwertige Beratungsdienstleistungen zu konzentrieren.

Preise und Pläne

Keeper bietet ein transparentes Preismodell, das auf der Anzahl der verbundenen Kunden basiert, wobei unbegrenzte Benutzer in allen Plänen enthalten sind. Eine kostenlose Testversion ist verfügbar.

• Standard-Plan: 8 $ pro Kunde/Monat. Enthält Kernfunktionen wie Dateiüberprüfung, Berichte, Kundenportal, Managementberichte und Aufgabenverwaltung.
• Premium-Plan: 10 $ pro Kunde/Monat. Enthält alle Standardfunktionen sowie ein individuell gebrandetes Kundenportal, integrierte E-Mail, Zeiterfassung, integrierte Textnachrichten und direkte W-9-Anfragen an Lieferanten.
• Enterprise-Plan: Für Kanzleien mit über 50 Kunden. Bietet individuelle Preise, einen dedizierten Customer Success Manager und erweiterte Benutzerberechtigungen.

• Keeper Receipts: 15 $ pro Kunde/Monat für die automatisierte Belegverwaltung.
• The Tax Suite: Ab 200 $/Monat zur gemeinsamen Verwaltung von Steuer- und Buchhaltungskunden.
• Keeper Emails: 10 $ pro verbundenem Team-E-Mail-Konto/Monat (eines ist im Premium-Plan enthalten).