Glean.ai

Glean.ai là một nền tảng tinh vi do AI điều khiển, được thiết kế để cách mạng hóa cách các nhóm tài chính quản lý các khoản phải trả (AP) và phân tích chi tiêu của công ty. Không giống như các công cụ tự động hóa AP truyền thống chỉ tập trung vào việc xử lý và thanh toán hóa đơn, Glean.ai cung cấp một lớp thông minh chiến lược. Nó tự động thu thập và phân tích mọi mẩu dữ liệu từ hóa đơn, cho đến từng mục hàng riêng lẻ, mang lại khả năng hiển thị chưa từng có về các yếu tố thúc đẩy chi tiêu của công ty bạn. Điều này cho phép các doanh nghiệp chuyển từ quy trình thanh toán phản ứng sang chiến lược quản lý chi tiêu chủ động, dựa trên dữ liệu.

Nền tảng này được thiết kế để trao quyền cho các nhóm tài chính đưa ra quyết định sáng suốt hơn, xác định các cơ hội tiết kiệm chi phí và cải thiện hiệu quả hoạt động. Bằng cách cung cấp bối cảnh xung quanh mỗi giao dịch, Glean.ai giúp khám phá các xu hướng, gắn cờ các điểm bất thường và cung cấp thông tin chi tiết có thể hành động — mà công ty gọi là 'gleans' — để tối ưu hóa mối quan hệ với nhà cung cấp và đàm phán các điều khoản tốt hơn.

Cách sử dụng Glean.ai

Việc bắt đầu với Glean.ai được thiết kế đơn giản và liền mạch, tích hợp vào các quy trình làm việc hiện có với sự gián đoạn tối thiểu. Quá trình này thường bao gồm ba bước chính:

1. Gửi hóa đơn tự động: Glean.ai cung cấp cho bạn một địa chỉ email duy nhất, chuyên dụng. Bạn chỉ cần chuyển tiếp tất cả các hóa đơn của nhà cung cấp đến địa chỉ này. Nếu bạn đã có quy tắc hoặc nhóm chuyển tiếp email cho hóa đơn (ví dụ: [email protected]), bạn chỉ cần thêm địa chỉ Glean.ai vào danh sách đó. Nền tảng sau đó sẽ tự động nhận và bắt đầu xử lý hóa đơn của bạn.
2. Trích xuất dữ liệu bằng AI: Khi nhận được hóa đơn, công cụ AI của Glean.ai sẽ bắt đầu hoạt động. Nó thực hiện tất cả công việc nhập dữ liệu nặng nhọc, không chỉ trích xuất thông tin tiêu đề như tên nhà cung cấp, ngày tháng và tổng số tiền, mà còn tất cả các chi tiết mục hàng như các mặt hàng đã mua, số lượng, đơn giá và thời gian dịch vụ. Hầu hết các hóa đơn xuất hiện trong ứng dụng trong vòng vài phút, với dữ liệu mục hàng chi tiết có sẵn trong vòng 24 giờ.
3. Xem xét, Phê duyệt và Phân tích: Với dữ liệu được thu thập và cấu trúc, bạn có thể sử dụng bảng điều khiển Glean.ai để xem xét hóa đơn, quản lý quy trình phê duyệt tùy chỉnh và thực hiện thanh toán. Quan trọng hơn, bạn có thể tận dụng các phân tích mạnh mẽ của nền tảng để có được thông tin chi tiết về chi tiêu của mình, theo dõi các chỉ số chính và nhận cảnh báo về mọi thứ, từ các nhà cung cấp mới đến các khoản tiết kiệm chi phí tiềm năng. Hệ thống tích hợp trực tiếp với sổ cái của bạn (ví dụ: QuickBooks, Sage Intacct, NetSuite) để đảm bảo tất cả dữ liệu được đồng bộ hóa và chính xác.

Tính năng chính của Glean.ai

• Tự động thu thập dữ liệu mục hàng: Vượt ra ngoài tổng số hóa đơn để trích xuất và phân tích từng mục hàng, cung cấp chi tiết cụ thể về những gì bạn đang mua và từ ai.
• Thông tin chi tiêu thông minh ('Gleans'): Tạo ra hơn 50 loại thông tin chi tiết có thể hành động khác nhau, bao gồm cảnh báo nhà cung cấp mới, giải thích phương sai, mẹo kế toán và lời khuyên đàm phán.
• Tự động hóa AP liền mạch: Tự động hóa toàn bộ vòng đời của các khoản phải trả, từ việc nhận và mã hóa hóa đơn đến phê duyệt đa cấp và thực hiện thanh toán.
• Phân tích chi tiêu toàn diện: Phân tích tất cả các chi tiêu của nhà cung cấp, bao gồm chi phí từ hóa đơn AP và các chi phí được thanh toán qua thẻ tín dụng, để có một bức tranh tài chính hoàn chỉnh.
• Tích hợp sâu với ERP/Kế toán: Cung cấp các tích hợp gốc, mạnh mẽ với các hệ thống kế toán hàng đầu như QuickBooks, Xero, Sage Intacct, NetSuite và Microsoft Dynamics.
• Khả năng hiển thị và báo cáo thời gian thực: Cung cấp các bảng điều khiển và phân tích trực quan để có khả năng hiển thị dòng tiền theo thời gian thực và ra quyết định dựa trên dữ liệu.
• Quản lý nhà cung cấp & hợp đồng: Giúp quản lý các mối quan hệ với nhà cung cấp và hợp đồng hiệu quả hơn bằng cách tập trung dữ liệu và theo dõi hiệu suất.

Các trường hợp sử dụng Glean.ai

Glean.ai lý tưởng cho các tổ chức đang phát triển và các doanh nghiệp đã thành lập đang tìm cách hiện đại hóa hoạt động tài chính của mình. Một ví dụ điển hình là Geneoscopy, một công ty khoa học đời sống cần nâng cấp hệ thống tài chính của mình từ QuickBooks lên Sage Intacct. Họ phải đối mặt với những thách thức về quy trình thủ công, phê duyệt phức tạp và thiếu theo dõi hàng tồn kho chi tiết. Bằng cách triển khai Glean.ai cùng với Sage Intacct, Geneoscopy đã có thể:

• Tự động hóa quy trình làm việc AP: Điều này đã giảm hơn 70% thời gian quản lý AP của Kiểm soát viên và loại bỏ hoàn toàn nhu cầu về một nhân viên kế toán bên ngoài, tiết kiệm hơn 100.000 đô la hàng năm.
• Hợp lý hóa việc di chuyển hệ thống: Glean.ai đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ và tự tin giữa các hệ thống kế toán, giảm thiểu sự gián đoạn đối với hoạt động tài chính.
• Nâng cao độ chính xác và kiểm soát: Các tính năng của nền tảng, như tự động nhận dạng lịch trình khấu hao và đồng bộ hóa lỗi với Sage Intacct, đã giảm đáng kể các lỗi và giúp xác định các vấn đề như hóa đơn nhà cung cấp không chính xác mà trước đây đã bị bỏ qua.
• Cải thiện việc ra quyết định: Với các phân tích nâng cao, nhóm tài chính đã có khả năng đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, hợp lý hóa việc quản lý dòng tiền và xử lý các khoản thanh toán khẩn cấp một cách linh hoạt.

Ưu điểm của Glean.ai

Ưu điểm chính của Glean.ai là sự chuyển đổi từ thanh toán hóa đơn chiến thuật sang trí tuệ chi tiêu chiến lược. Nó không chỉ là thanh toán hóa đơn nhanh hơn; đó là thanh toán chúng một cách thông minh hơn. Các lợi ích chính bao gồm tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí, cải thiện độ chính xác của dữ liệu bằng cách loại bỏ việc nhập liệu thủ công và cung cấp một cái nhìn toàn diện về tất cả các chi tiêu của nhà cung cấp. Việc triển khai dễ dàng và các thông tin chi tiết mạnh mẽ, có thể hành động của nó trao quyền cho các nhóm tài chính trở thành đối tác chiến lược trong kinh doanh, thúc đẩy hiệu quả và lợi nhuận.

Giá cả và gói dịch vụ

Glean.ai hoạt động theo mô hình định giá theo cấp dựa trên khối lượng hóa đơn được xử lý mỗi tháng. Công ty nhấn mạnh một cách tiếp cận thân thiện với khách hàng không có phí vượt mức. Nếu khối lượng hóa đơn của khách hàng vượt quá giới hạn của gói trong hai tháng liên tiếp, họ sẽ được tự động và suôn sẻ chuyển sang cấp phù hợp tiếp theo. Chi tiết giá cụ thể không được liệt kê công khai; khách hàng tiềm năng được khuyến khích yêu cầu một bản demo để nhận được báo giá tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu và quy mô kinh doanh của họ.