Fluency

Fluency là một nền tảng tài liệu quy trình do AI cung cấp mang tính cách mạng, được thiết kế để thay đổi cách các doanh nghiệp tạo, quản lý và chia sẻ kiến thức vận hành của họ. Nó giải quyết những thách thức quan trọng của việc làm tài liệu thủ công, thường tốn thời gian, dễ xảy ra lỗi và dẫn đến các kho kiến thức bị cô lập. Bằng cách tự động hóa toàn bộ quy trình, Fluency cho phép các nhóm tạo ra các Quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) toàn diện, sẵn sàng sản xuất, sổ tay đào tạo và hướng dẫn chỉ trong vài phút thay vì vài giờ. Điều này không chỉ tăng năng suất mà còn bảo vệ kiến thức thể chế quan trọng, giúp dễ dàng truy cập cho mục đích giới thiệu, đào tạo và tuân thủ.

Nền tảng này được xây dựng cho môi trường doanh nghiệp, được các nhóm vận hành hàng đầu tin tưởng để loại bỏ sự phụ thuộc vào nhân sự chủ chốt và giảm thiểu rủi ro liên quan đến tài liệu lỗi thời hoặc không nhất quán. Với các tính năng bảo mật mạnh mẽ như chứng thực SOC 2 Loại I & II, mã hóa đầu cuối và biên tập PII, Fluency đảm bảo rằng tất cả kiến thức quy trình nhạy cảm của bạn được bảo vệ mặc định.

Cách sử dụng Fluency

Sử dụng Fluency là một quy trình ba bước cực kỳ đơn giản, biến các quy trình làm việc phức tạp thành các tài liệu rõ ràng, có thể hành động:

1. Nhấp vào Ghi lại: Bắt đầu bằng cách nhấp vào nút ghi trong ứng dụng Fluency. Không cần phải chụp ảnh màn hình thủ công, ghi lại các bước hoặc lo lắng về định dạng.
2. Thực hiện công việc của bạn: Thực hiện nhiệm vụ hoặc quy trình làm việc của bạn như bình thường. Fluency hoạt động ở chế độ nền, tự động ghi lại mọi cú nhấp chuột, hành động và thay đổi màn hình với ngữ cảnh đầy đủ. AI hiểu được 'tại sao' đằng sau mỗi bước, chứ không chỉ là 'cái gì'.
3. Nhận SOP tức thì: Khi bạn hoàn tất, AI của Fluency sẽ xử lý bản ghi và tạo ra một tài liệu hoàn chỉnh, từng bước trong vài phút. Tài liệu này sẵn sàng để chia sẻ với nhóm của bạn, lưu trữ trong một kho bảo mật hoặc xuất ra cho các mục đích sử dụng khác.

Tính năng chính của Fluency

• Tài liệu do AI cung cấp: Tự động tạo hướng dẫn từng bước từ các bản ghi màn hình, tiết kiệm hàng giờ làm việc thủ công.
• Ghi lại theo ngữ cảnh: AI không chỉ ghi lại các cú nhấp chuột mà còn cả bối cảnh kinh doanh và lý do đằng sau mỗi hành động, tạo ra các hướng dẫn thực sự toàn diện.
• Biên tập PII: Tự động phát hiện và che giấu Thông tin nhận dạng cá nhân (PII) nhạy cảm trong ảnh chụp màn hình để duy trì quyền riêng tư và bảo mật.
• Kho và Thư mục bảo mật: Sắp xếp và lưu trữ tài liệu quy trình của bạn trong một môi trường an toàn, được kiểm soát truy cập.
• Quản lý nhóm: Quản lý người dùng và nhóm với các kiểm soát truy cập dựa trên vai trò để đảm bảo đúng người có quyền truy cập vào đúng thông tin.
• Phiên bản tài liệu: Theo dõi các thay đổi và quản lý lịch sử tài liệu của bạn, đảm bảo mọi người đều đang sử dụng phiên bản mới nhất.
• Thông tin chi tiết & Phân tích: Theo dõi lượt xem và tương tác của tài liệu để hiểu cách các hướng dẫn quy trình của bạn đang được sử dụng.
• Bản đồ quy trình: Trực quan hóa toàn bộ quy trình trên các nhóm và công cụ khác nhau để xác định các điểm nghẽn và cơ hội cải tiến.
• Tích hợp: Xuất tài liệu một cách liền mạch sang các nền tảng như Confluence và cho phép đăng nhập an toàn bằng SSO cho khách hàng doanh nghiệp.

Các trường hợp sử dụng Fluency

Fluency là một công cụ đa năng mang lại giá trị cho nhiều chức năng kinh doanh khác nhau:

• Giới thiệu & Đào tạo nhân viên: Giảm đáng kể thời gian giới thiệu lên đến 80% bằng cách cung cấp cho nhân viên mới các hướng dẫn đào tạo rõ ràng, tương tác và dễ theo dõi cho bất kỳ phần mềm hoặc quy trình nào.
• Vận hành & Tiêu chuẩn hóa quy trình: Tạo một nguồn thông tin duy nhất cho tất cả các quy trình của công ty, đảm bảo tính nhất quán, giảm thiểu sai sót và loại bỏ các kho kiến thức bị cô lập.
• Tuân thủ & Kiểm toán: Dễ dàng tạo và duy trì tài liệu chính xác cần thiết cho các cuộc kiểm toán và tuân thủ quy định, giảm thiểu rủi ro và căng thẳng.
• Hỗ trợ khách hàng: Trang bị cho các nhóm hỗ trợ các hướng dẫn chi tiết để giúp họ giải quyết các vấn đề của khách hàng một cách nhanh chóng và nhất quán.
• Triển khai phần mềm: Ghi lại cách sử dụng phần mềm mới và hướng dẫn các nhóm thông qua các dự án chuyển đổi số.

Ưu điểm của Fluency

Fluency mang lại những lợi thế đáng kể so với các phương pháp làm tài liệu truyền thống:

• Tiết kiệm thời gian lớn: Giảm thời gian tạo một tài liệu quy trình từ 4-6 giờ xuống chỉ còn 5 phút.
• Loại bỏ các kho kiến thức bị cô lập: Ghi lại và tập trung hóa kiến thức quan trọng mà nếu không sẽ bị mất khi một nhân viên nghỉ việc.
• Nâng cao độ chính xác & tính nhất quán: Các tài liệu do AI tạo ra ít bị lỗi do con người và đảm bảo mọi quy trình được ghi lại theo một định dạng tiêu chuẩn hóa.
• Cải thiện tuân thủ: Duy trì một dấu vết cập nhật, dễ kiểm toán của tất cả các quy trình vận hành tiêu chuẩn của bạn.
• Hoạt động có thể mở rộng: Cung cấp sự rõ ràng và nhất quán cần thiết để các nhóm mở rộng quy mô hiệu quả mà không làm giảm năng suất.

Giá cả và gói dịch vụ

Fluency cung cấp một cấu trúc giá linh hoạt để phù hợp với các nhu cầu khác nhau, từ cá nhân đến các doanh nghiệp lớn:

• Gói miễn phí: Một gói giới hạn hoàn hảo để dùng thử và sử dụng quy mô nhỏ. Nó bao gồm khả năng tạo tối đa 5 tài liệu quy trình, quản lý 5 nhóm và sử dụng 5 kho và thư mục bảo mật.
• Gói Pro: Được thiết kế cho người dùng thành thạo và các nhóm chuyên nghiệp. Gói này cung cấp việc tạo tài liệu, nhóm, kho và thư mục không giới hạn. Nó cũng bao gồm các tính năng nâng cao như xuất PDF/Word, phiên bản tài liệu, biên tập PII, phân tích, bản đồ quy trình, trò chuyện AI và tích hợp Confluence.
• Gói Enterprise: Giải pháp tối ưu cho các tổ chức lớn có nhu cầu bảo mật và hỗ trợ nâng cao. Nó bao gồm tất cả các tính năng của gói Pro cộng với thương hiệu tùy chỉnh, tích hợp SSO, giới thiệu và đào tạo chuyên dụng, hỗ trợ SLA, kênh hỗ trợ Slack riêng và hỗ trợ triển khai.